Kịch bản tổ chức lễ khai trương đầy đủ, chi tiết

 Tổ chức lễ khai trương là bước khởi đầu cho quá trình kinh doanh, phát triển của một doanh nghiệp. Nếu như buổi lễ không được diễn ra suôn sẻ, sẽ có thể trở thành “điềm gở” đối với mọi hoạt động kinh doanh về sau của công ty. Vì vậy, để tổ chức sự kiện thành công, bước đầu tiên bạn cần xây dựng một kịch bản tổ chức lễ khai trương với những nội dung chính như sau:

Kịch bản tổ chức lễ khai trương với 3 phần đầy đủ, chi tiết

1. Set up trước ngày tổ chức lễ khai trương

Phần đầu tiên trong kịch bản tổ chức lễ khai trương đó là set up các hạng mục trước ngày tổ chức lễ khai trương. Các hạng mục cần set up trước khi tổ chức khai trương bao gồm:

  • Trang trí: cổng chào, băng rôn, banner, bóng bay, hoa tươi…
  • Sân khấu: Sàn sân khấu, khung treo backdrop, thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu
  • Khu vực bên dưới sân khấu: Ghế ngồi cho đại biểu, khách mời
  • Khu vực tiếp đón khách: Quầy lễ tân, bàn tiệc teabreak
  • Thiết bị, đồ dùng phục vụ lễ khai trương: Quạt công nghiệp, máy phát điện dự phòng, mái che, pháo hoa, nước uống…

kich-ban-to-chuc-le-khoi-cong-dong-tho-pg-vietwind

Set up trang trí cổng chào và xung quanh địa điểm tổ chức lễ khai trương

kich-ban-to-chuc-le-khai-truong-vietwind-3

Set up sân khấu và ghế ngồi cho khách tham dự trong lễ khai trương

Với rất nhiều hạng mục, công tác set up không đơn giản chỉ là việc bạn liên hệ đến các nhà cung cấp, đợi họ mang thiết bị, dụng cụ đến địa điểm tổ chức lễ khai trương và thực hiện set up.

Bạn muốn trang trí băng rôn, banner thì trước đó, cần phải thuê người thiết kế, nhưng quan trọng là phải thiết kế sao cho phù hợp với thông điệp và ý nghĩa bạn muốn truyền tải. Đây không phải là điều dễ dàng.

Thêm vào đó, các nhà cung cấp thiết bị âm thanh ánh sáng thường cho thuê trọn gói với chi phí lên đến vài chục triệu đồng. Trong khi sự kiện của bạn chỉ cần một vài thiết bị và số tiền thực tế phải bỏ ra cho các hạng mục đó lại thấp hơn rất nhiều.

Còn rất nhiều vấn đề có thể xảy ra trong quá trình tổ chức lễ khai trương. Vì vậy, bạn phải thật lưu ý lựa chọn và tính toán làm sao để đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị kỹ càng và thật hợp lý.

2. Thi công dàn dựng trang trí trong ngày sự kiện khai trương được tổ chức

Để lễ khai trương được diễn ra thuận lợi, bạn nên chuẩn bị và kiểm tra các hạng mục trong khu vực xong xuôi trước khi buổi lễ được bắt đầu khoảng vài tiếng. Khi xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương, đừng quên sắp xếp thời gian cho các khâu cần chuẩn bị và kiểm tra quan trọng sau:

  • Trang trí xung quanh địa điểm tổ chức:

– Banner treo dọc lối đi và xung quanh địa điểm diễn ra chương trình

– Băng rôn đón khách treo ở khu vực chính giữa cổng vào

– Dựng cổng chào, nhà bạt trước cửa chính để tiếp đón khách, trang trí standee, lẵng hoa chúc mừng

– Dựng cọc xích inox hai bên lối đi dẫn khách tham dự vào khu vực diễn ra buổi lễ

  • Trang trí, lắp đặt sân khấu tổ chức:

– Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, backdrop, hoa tươi

– Lắp đặt đầy đủ các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu

  • Khu vực ghế ngồi: Đặt biển tên, nước suối, hoa tươi lên bàn đại biểu, sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, bọc áo và gắn nơ…
  • Khu vực quầy lễ tân/ bàn teabreak: Sắp xếp bàn ghế, café, bánh ngọt, nước uống… cho khách trong lúc chờ chương trình diễn ra

kich-ban-to-chuc-le-khai-truong-vietwind-4

Sân khấu cần được trang trí xong xuôi trước khi bắt đầu chương trình vài tiếng

Là người trực tiếp quản lý và điều hành tổ chức, bạn sẽ là người nắm rõ nhất các công việc cần phải làm trong ngày khai trương. Tuy nhiên, có một lưu ý nho nhỏ cho bạn là những nhân viên được giao công việc chưa chắc đã có đủ năng lực, trách nhiệm để hoàn thành. Hoặc, giả dụ nếu như bạn điều phối và phân công công việc không đúng người, dù bạn có làm tốt công việc của mình thì buổi lễ của bạn vẫn rất có thể xuất hiện một vài hạt sạn không đáng có. Do đó, khi xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương cũng như lập kế hoạch tổ chức, nên cân nhắc lựa chọn “đúng người, đúng việc” để tránh những sự cố đáng tiếc có thể xảy ra trong sự kiện quan trọng này.

3. Tiến hành chương trình tổ chức lễ khai trương

Bước cuối cùng và cũng là bước quan trọng nhất của kịch bản tổ chức lễ khai trương đó chính là bắt tay vào tiến hành tổ chức, thực hiện chương trình. Quá trình tổ chức gồm hai nội dung chính như sau:

  • Tiếp đón khách tham dự

Một lễ khai trương được đánh giá là tổ chức chuyên nghiệp đầu tiên dựa vào khâu tiếp khách mời của bạn. Theo đó, việc tiếp đón cần đảm bảo được diễn ra một cách long trọng và chu đáo. Các khâu bạn cần chuẩn bị để tiếp đón gồm:

– Bố trí nhân viên bảo vệ hướng dẫn khách đến sự kiện đỗ xe, nhận hoa chúc mừng từ khách

– Đội lân sư rồng biểu diễn và múa trống mở màn đón khách

– Đội ngũ PG tiếp đón, hướng dẫn và phục vụ khách

  • Nội dung chương trình lễ khai trương

– MC xuất hiện và giới thiệu chương trình

– Ca sĩ, nhóm múa biểu diễn văn nghệ chào mừng

– MC tuyên bố lý do tổ chức lễ khai trương (cửa hàng, nhà hàng, văn phòng, chi nhánh, showroom…)

– MC giới thiệu các vị đại biểu, khách quý, khách tham dự

– Trình chiếu video clip về doanh nghiệp (nếu có)

– Lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu khai mạc buổi lễ

– MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các vị đại biểu tiến hành nghi thức cắt băng khai trương

– MC mời đại biểu thực hiện nghi thức khui sâm panh chúc mừng

– Dẫn khách đi tham quan khu vực khai trương, có thể giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ đi kèm

– MC mời khách tham dự và đại biểu dùng tiệc

– Tiếp tân tiễn khách ra về và tặng quà (nếu có)

– Tháo dỡ, thu gọn thiết bị

– Dọn dẹp vệ sinh địa điểm tổ chức

kich-ban-to-chuc-le-khai-truong-vietwind-6

Ca sĩ biểu diễn trong lễ khai trương

kich-ban-to-chuc-le-khai-truong-vietwind-1

Nhóm múa biểu diễn trong lễ khai trương

Lễ khai trương của bạn có ấn tượng hay không hoàn toàn phụ thuộc vào kịch bản tổ chức lễ khai trương của bạn có nội dung sáng tạo, hấp dẫn hay không. Một MC dẫn dắt thiếu chuyên nghiệp, một tiết mục biểu diễn văn nghệ nhạt nhòa sẽ tạo nên một lễ khai trương không có điểm nhấn. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng kịch bản tổ chức lễ khai trương của bạn phải thật đầy đủ, chi tiết nhưng không thể thiếu những nội dung bất ngờ, hấp dẫn.

 4. Để chắc chắn tổ chức lễ khai trương thành công

Lần đầu tiên bạn mở một công ty? Một văn phòng? Một nhà máy? Một showroom hay một cửa hàng? Bạn chưa từng có kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương trước đó, hoặc bạn có kinh nghiệm nhưng nhân sự được điều phối lại quá non nớt và chưa đủ khả năng thực hiện?

Xây dựng kịch bản chương trình lễ khai trương chỉ là bước khởi đầu trong quá trình chuẩn bị tổ chức. Vấn đề quan trọng quyết định sự kiện có diễn ra thành công hay không phụ thuộc vào khâu thực hiện tổ chức của bạn.

Nếu bạn không phải là đơn vị tổ chức khai trương, khánh thành chuyên nghiệp, những RỦI RO sau đây rất có thể xảy ra trong sự kiện:

  • Thời gian được phân chia không hợp lý: Thời gian dành cho khâu xây dựng kịch bản, lập kế hoạch thì nhiều, trong khi thời gian triển khai thực hiện lại quá ít
  • Ý tưởng chủ đạo thiếu sáng tạo, hấp dẫn, không để lại ấn tượng cho người tham dự
  • Nhà cung cấp thiết bị đội giá lên cao khi bạn không phải là khách hàng thân thiết hoặc đang trong tình thế gấp gáp, rất cần đến họ
  • Nhân sự phụ trách thiếu chuyên môn, trách nhiệm, không hoàn thành công việc được giao

Đó chỉ là một vài rủi ro trong rất nhiều rủi ro khác có thể xảy đến trong ngày khai trương khi bạn không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cùng khả năng ứng biến và xử lý sự cố linh hoạt.

Theo quan niệm của người Việt Nam ta, đầu xuôi thì đuôi mới lọt, một lễ khai trương được diễn ra suôn sẻ sẽ mở ra con đường kinh doanh thuận lợi và phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Vì vậy, để chắc chắn tổ chức lễ khai trương thành công, cách tốt nhất là bạn nên thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội.

Với kinh nghiệm tổ chức trên 1000 sự kiện Vietwind luôn đem đến một sự khởi đầu kinh doanh TUYỆT VỜI cho doanh nghiệp bằng lễ khai trương ấn tượng:

  • Xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương chi tiết với những nội dung độc đáo, hấp dẫn, thu hút và truyền tải toàn bộ thông điệp doanh nghiệp muốn thể hiện
  • Thực hiện set up tất cả các hạng mục từ in ấn, trang trí đến thiết bị sân khấu, âm thanh, ánh sáng…
  • Cung cấp đội ngũ PG trẻ trung, xinh đẹp
  • Cung cấp MC dẫn dắt chuyên nghiệp
  • Đội ngũ điều hành chương trình tận tâm, chu đáo với khả năng xử lý nhanh nhạy mọi tình huống phát sinh
  • Chi phí tổ chức chương trình đảm bảo phù hợp ngân sách

*****

VIETWIND – CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG, KHÁNH THÀNH CHUYÊN NGHIỆP

ban-khaitruong

► CAM KẾT:

✓  Chi phí HỢP LÝ

✓  Thực hiện NHANH CHÓNG

✓  Tổ chức CHUYÊN NGHIỆP

Hãy liên hệ ngay đến Vietwind để có một lễ khai trương được tổ chức hoàn hảo từ A – Z qua số hotline: 0969.777.981 (24/24h).

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan