Mẫu lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng rõ ràng, chi tiết

Một trong những cách thức chăm sóc khách hàng hiệu quả đó là tổ chức hội nghị khách hàng, cũng là hoạt động thường niên của nhiều doanh nghiệp. Với hơn 5 năm kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo, bằng những kiến thức, kỹ năng quý giá tích lũy được, Vietwind chia sẻ cùng bạn mẫu lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, giúp bạn có một chương trình chuyên nghiệp và hiệu quả.

Mẫu lập kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng với 8 bước

1. Xác định thời gian tổ chức

Bước đầu tiên khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng đó là bạn cần xác định thời gian chương trình diễn ra. Theo kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo thì cuối tuần là thời điểm thích hợp nhất bởi đó là lúc mọi người thảnh thơi, có thể thoải mái dành thời gian tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, nhiều người cũng thường lựa chọn khung giờ 15h là lúc bắt đầu chương trình.

2. Lên danh sách khách mời

Bạn dự định sẽ mời những ai đến tham dự buổi hội nghị tri ân khách hàng của mình? Ngoài các đại lý, nhà phân phối là đối tượng khách mời chính, bạn có thể mời các đối tác, giới truyền thông đến tham dự sự kiện. Xác định danh sách khách mời cụ thể, chi tiết sẽ giúp bạn lên kế hoạch tiếp đón chu đáo.

3. Xác định ngân sách

Một mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng không thể thiếu việc dự trù ngân sách với các khoản chi tiêu được liệt kê rõ ràng. Thông qua mục đích của sự kiện và số lượng khách tham dự, bạn cần tính toán ngân sách thật hợp lý, đảm bảo hiệu quả đạt được tương xứng với mức kinh phí đã bỏ ra.

4. Lựa chọn địa điểm tổ chức

Dù được diễn ra ở khách sạn, trung tâm hội nghị hay bất cứ phòng hội thảo nào thì địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng cần phải đảm bảo các yếu tố sau:

− Phù hợp với số lượng người tham dự

− Dễ dàng tìm kiếm, giao thông thuận tiện

− Thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng chất lượng, hiện đại

to-chuc-hoi-nghi-khach-hang-isus-vietwind-23

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng tại khách sạn Fortuna

Có thể bạn chưa biết: Các địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội phù hợp cho mọi loại hình sự kiện

5. Xây dựng chủ đề, ý tưởng chương trình

Mỗi một sự kiện cần có một chủ đề, hay còn gọi là concept riêng. Tất cả các hạng mục từ thiết kế cho đến kịch bản hội nghị khách hàng phải được thực hiện theo một concept nhất định để đảm bảo tính xuyên suốt.

Bên cạnh một chủ đề được coi là linh hồn của sự kiện, không thể thiếu những ý tưởng sáng tạo, để tránh đi vào những lối mòn của chương trình năm trước, gây nhàm chán cho người tham dự.

6. Chuẩn bị

➤ Phân công công việc

− Lập tổ công tác, phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng người

− Lập bảng kế hoạch tiến độ thực hiện để theo dõi, kiểm tra

− Thành lập nhóm phụ trách và phân công công việc cho từng nhóm:

+ Nhóm đối ngoại: Phụ trách chuẩn bị giấy mời và gửi giấy mời cho khách

+ Nhóm hậu cần: Phụ trách phần hội trường, phương tiện giao thông, tiệc, quà tặng, phần thưởng…

+ Nhóm lễ tân: Tiếp đón khách

+ Nhóm nội dung: Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu và tài liệu cho khách mời

➤ Chuẩn bị, setup các hạng mục

− Thiết kế, lắp đặt hệ thống âm thanh có công suất phù hợp với không gian tổ chức hội nghị khách hàng

− Thiết kế pano, backdrop, standee đặt xung quanh địa điểm tổ chức

− Trang trí tiền sảnh, hội trường

− Chuẩn bị các bài phát biểu, tài liệu trình bày, tài liệu cho khách mời

− Chuẩn bị hoa, quà tặng cho khách mời

− Xem lại danh sách khách tham dự cuối cùng

− Kiểm tra hệ thống âm thanh, trình chiếu

− Kiểm tra bộ phận phục vụ tiệc

nhan-su-vietwind-sus

Ekip Vietwind thực hiện setup trong chương trình hội nghị khách hàng của SUS Việt Nam

➤ Kiểm tra bộ phận nhân sự

− Phân công, điều phối nhân sự vào các vị trí công việc đã được giao từ trước

− Kiểm tra lại nhân sự tham gia chương trình: MC, lễ tân, ca sĩ, nhóm múa, kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng…

➤ Tiến hành tổng duyệt chương trình

Trong kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, bạn nên dự trù một buổi hoặc một ngày cho việc tổng duyệt chương trình trước khi sự kiện diễn ra. Việc này sẽ giúp các bộ phận phối hợp ăn ý với nhau hơn, đồng thời giúp bạn có những điều chỉnh kịp thời nếu xảy ra sai sót.

7. Tiến hành tổ chức

Chương trình tổ chức hội nghị khách hàng sẽ bao gồm những nội dung chính như sau:

− Đón khách, hướng dẫn khách vào chỗ ngồi. Nếu khách VIP không đến đủ, bạn nên chủ động đón khách thường lên các vị trí còn trống để tránh không gian hội trường bị trống và rời rạc.

− Phần lễ tiệc hội nghị khách hàng bao gồm phát biểu của ban lãnh đạo, trao quà tri ân cho khách hàng, khui sâm panh khai tiệc.

to-chuc-hoi-nghi-khach-hang-isus-vietwind-30

Khai tiệc chương trình hội nghị khách hàng – Công ty TNHH SUS Việt Nam

− Tiệc: Tùy thuộc vào kinh phí để chọn những món ăn ngon, đảm bảo dinh dưỡng và phù hợp với khẩu vị của nhiều người

− Chương trình văn nghệ: Các tiết mục ca múa nhạc xuyên suốt chương trình bao gồm tiết mục mở màn, tiết mục chuyển tiếp từ phần tiệc sang gameshow, và tiết mục sôi động ở phần cuối chương trình.

to-chuc-hoi-nghi-khach-hang-isus-vietwind-33

Nhóm múa chuyên nghiệp đến từ Vietwind

− Gameshow, bốc thăm trúng thưởng: Đây chính là phần nội dung sôi nổi nhất của bữa tiệc tri ân khách hàng. Nên chọn những MC có chất giọng khỏe, có kinh nghiệm hoạt náo để làm không khí hội trường hào hứng hơn.

8. Kết thúc

Sau khi hội nghị khách hàng kết thúc, lễ tân đứng tại cửa ra vào tặng quà cho khách và tiễn khách ra về.

Trên đây là mẫu lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng với những nội dung đầy đủ, chi tiết mà một chương trình hội nghị khách hàng cần có. Điều quan trọng bạn cần làm là hiện thực hóa bản kế hoạch này, biến những thứ trên trang giấy trở thành một chương trình tri ân khách hàng thành công, ấn tượng. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng và quá trình hiện tổ chức, hãy liên hệ đến Vietwind – Công ty tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

*****

VIETWIND – CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỘI THẢO, HỘI NGHỊ CHUYÊN NGHIỆP

► CAM KẾT:

✓  Chi phí HỢP LÝ

✓  Thực hiện NHANH CHÓNG

✓  Tổ chức CHUYÊN NGHIỆP

Hãy liên hệ ngay đến Vietwind để có một sự kiện hội nghị, hội thảo được tổ chức hoàn hảo từ A – Z qua số hotline: 0969.777.981 (24/24h).

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan