Tổ chức lễ khai trương cần chuẩn bị những gì để thành công tốt đẹp?

Tổ chức lễ khai trương được xem là một bước đệm quan trọng cho quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Một buổi lễ khai trương thành công không chỉ cần được tổ chức hoành tráng mà còn phải thu hút sự chú ý từ công chúng và gia tăng tối đa khả năng tiếp cận sản phẩm đến khách hàng tiềm năng. Vậy tổ chức lễ khai trương cần chuẩn bị những gì để thành công tốt đẹp? Để làm được điều này, đòi hỏi đơn vị tổ chức sự kiện phải có một ekip chuyên nghiệp, một kế hoạch chi tiết và một sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng theo 5 bước sau.

Tổ chức lễ khai trương cần chuẩn bị những gì? 5 bước quan trọng không thể bỏ qua

1. Xác định đối tượng tham dự lễ khai trương muốn hướng đến

Để trả lời câu hỏi tổ chức lễ khai trương cần chuẩn bị những gì thì việc bạn cần làm trước tiên là lên danh sách đối tượng bạn muốn mời đến tham dự.

Lễ khai trương không chỉ là cơ hội để tiếp cận đến khách hàng mà còn là thời cơ để mở rộng quan hệ và hợp tác với các đối tác tiềm năng trong tương lai. Bạn có thể dành một chút thời gian để dẫn khách mời đi tham quan địa điểm kinh doanh mới, phát tặng mẫu sản phẩm dùng thử. Bằng cách hỏi suy nghĩ của họ sau khi nhìn, chạm, dùng, cảm nhận, bạn sẽ thu thập được những phản hồi vô cùng quý giá.

Ngoài ra, hãy cố gắng mời các nhân vật thuộc chính quyền địa phương để thể hiện sự kính trọng.

to-chuc-su-kien-khai-truong-cau-nga-vietwind18-1

Xác định khách mời đến tham dự lễ khai trương

Cuối cùng, đừng quên để các cơ quan báo chí biết đến việc doanh nghiệp bạn là một đơn vị kinh doanh hoàn toàn mới trong khu vực. Điều này sẽ tạo hiệu ứng lan truyền rất tốt từ trước và sau khi sự kiện kết thúc mà chẳng cần bỏ ra một khoản chi phí nào.

to-chuc-su-kien-khai-truong-cau-nga-vietwind3-1

Mời các cơ quan báo chí đến lễ khai trương để quảng bá, truyền thông cho sự kiện

2. Xác định cách thức tổ chức lễ khai trương

Có khá nhiều cách thức tổ chức lễ khai trương như: Tổ chức tiệc pizza, ceremony party, trải thảm đỏ… Trong đó, tổ chức tiệc là cách tiếp cận với những khách hàng tiềm năng, đối tác và cơ quan truyền thông tốt nhất. Có câu “miếng trầu là đầu câu chuyện”, qua đó bạn có thể gián tiếp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ một cách dễ dàng hơn.

cách tổ chức lễ khai trường bằng tiệc teabreak

Tổ chức lễ khai trương showroom thời trang bằng tiệc ngọt

3. Dự trù ngân sách cho lễ khai trương

Khi đặt câu hỏi tổ chức lễ khai trương cần chuẩn bị những gì, chắc chắn trong đầu bạn đã có ý nghĩ về chi phí tổ chức. Hãy lập một danh sách các khoản thu, chi thật chi tiết và chắc chắn rằng các khoản này phù hợp với ngân sách dự kiến cho việc tổ chức lễ khai trương. Sau khi đã lên danh sách thu chi, hãy xét xem khoản ngân sách ban đầu đã phù hợp hay chưa? Quy mô sự kiện có cần giảm xuống để đảm bảo ngân sách hay không? Nhưng điều quan trọng nhất là khi sự kiện diễn ra cần tạo được ấn tượng tốt đẹp với khách hàng và đối tác.

4. Xây dựng timeline cho kế hoạch tổ chức lễ khai trương

Bạn cần dự kiến thời gian ít nhất 2 – 3 tháng trước khi sự kiện diễn ra. Sau khi xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương, nên chỉ định phân công công việc rõ ràng cho từng nhân viên và có deadline cụ thể. Hãy tạo ra các checklist để chắc chắn không ai có lý do quên công việc được chỉ định.

Nếu có điều kiện, bạn nên chạy thử chương trình để tập luyện cho nhân viên làm đúng quy trình, đồng thời nắm rõ được những sai sót có thể xảy ra, tránh rơi vào tình trạng bị động khi gặp sự cố trong quá trình tổ chức.

5. Xây dựng chiến lược marketing hoàn hảo

Tổ chức lễ khai trương chỉ là bước khởi đầu trong chiến lược marketing dài hạn của doanh nghiệp. Song song với việc lập quy trình tổ chức lễ khai trương, hãy xây dựng một kế hoạch marketing vững chắc. Đây là một bước quan trọng nhưng lại rất dễ bị các đơn vị bỏ qua

Đối với các doanh nghiệp mới hoạt động, có thể tham khảo một vài cách thức tiết kiệm chi phí như:

     ─ Phát tờ rơi, booklet, brochure

     ─ Đặt poster, bảng hiệu quảng cáo

     ─ Sử dụng mạng xã hội

     ─ Phát sản phẩm mẫu dùng thử

     ─ Thu thập ý kiến từ người thân, bạn bè, đồng nghiệp…

quy-trinh-to-chuc-su-kien-le-khai-truong

Sử dụng mạng xã hội Facebook trong công tác truyền thông cho sự kiện

Với 5 bước quan trọng được Vietwind chia sẻ trên đây, hy vọng bạn đã biết được tổ chức lễ khai trương cần chuẩn bị những gì. Ngoài ra, để được tư vấn chi tiết và tổ chức trọn gói lễ khai trương showroom, cửa hàng, văn phòng, chi nhánh, lễ khánh thành trụ sở, nhà máy, hãy gọi ngay đến Vietwind theo số Hotline: 0969 777 981 (24/24h).

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan