Tiệc Teabreak – “liều thuốc” chống chán cho kịch bản dẫn chương trình hội nghị

Trong xã hội hiện đại, tiệc Teabreak không còn xa lạ với mỗi chúng ta nhất là với những ai thường xuyên tham dự sự kiện. Với ý nghĩa nâng cao hiệu quả và ghi dấu ấn tốt trong lòng khách hàng, đối tác mà ngày càng nhiều công ty đưa loại tiệc này vào kịch bản dẫn chương trình hội nghị. Nếu bạn đang có ý định bắt kịp xu thế đó thì đừng bỏ qua kinh nghiệm quý báu dưới đây của Vietwind – top 3 công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp nhất tại Hà Nội.

Tiệc Teabreak – “liều thuốc” chống chán cho kịch bản dẫn chương trình hội nghị

1. Tiệc Teabreak trong kịch bản dẫn chương trình hội nghị là gì?

2. Tại sao cần tiệc teabreak trong kịch bản dẫn chương trình hội nghị 

3. Lưu ý khi tổ chức tiệc tea break trong kịch bản dẫn chương trình hội nghị

1. Tiệc Teabreak trong kịch bản dẫn chương trình hội nghị là gì?

Teabreak là từ tiếng anh được người ta dùng để chỉ bữa tiệc trà giữa giờ giải lao chương trình. Đây là một bữa tiệc nhẹ nhàng với bánh, hoa quả, các loại nước uống, … nhưng mang lại rất nhiều lợi ích nếu bạn biết cách tổ chức sao cho chuyên nghiệp. Ngày nay, Teabreak ngày càng trở nên phổ biến trong các sự kiện, trong đó có kịch bản dẫn chương trình hội nghị trong công ty. 

  tiệc teabreak trong kịch bản dẫn chương trình hội nghị

2. Tại sao cần tiệc teabreak trong kịch bản dẫn chương trình hội nghị 

Thời gian nghỉ giải lao: Hội nghị là hoạt động quan trọng, diễn ra thường xuyên trên chặng đường phát triển của công ty. Dù sự kiện có kéo dài bao lâu thì mục tiêu cuối cùng hướng tới vẫn là tính hiệu quả. Thường thì kịch bản dẫn chương trình hội nghị sẽ diễn ra một buổi, thậm chí là cả ngày. Nên việc nghỉ giải lao giữa giờ là điều cần thiết. Khách mời cần thời gian lấy lại sức lực cũng như tinh thần để chuẩn bị cho chuỗi nội dung quan trọng phía sau. Vì thế mà Teabreak sẽ giảm bớt đi tính khô khan cho kịch bản dẫn chương trình hội nghị của bạn. 

tiệc teabreak trong kịch bản dẫn chương trình hội nghị

Sự kiện chuyên nghiệp: Một kịch bản dẫn chương trình hội nghị chuyên nghiệp không chỉ cần nội dung truyền tải hấp dẫn mà còn là sự phối kết hợp của các hạng mục, trong đó có công tác tổ chức tiệc trà giữa giờ. Ngày nay, hầu hết những sự kiện có ý nghĩa quan trọng và kéo dài đều có tiệc Teabreak. 

Thể hiện sự quan tâm: Teabreak chỉ là một bữa tiệc nho nhỏ nhưng đủ cho thấy sự quan tâm, tinh tế của bạn tới khách mời tham dự. Đây còn là cơ hội tốt để công ty ghi điểm trong lòng khách hàng, đối tác. 

tiệc teabreak trong kịch bản dẫn chương trình hội nghị

Tạo sự gắn kết: Trong quá trình hiện thực hóa kịch bản dẫn chương trình hội nghị, có lẽ Teabreak là khoảng thời gian hiếm hoi để mọi người trao nhau những cái bắt tay cùng lời chào hỏi thân tình. 

Mở ra cơ hội hợp tác mới: Những người tham gia hội nghị chắc chắn có mối quan tâm nào đó giống bạn. Dù là thân thiết hay chưa thì trong không khí ấm cúng của bữa tiệc trà, việc bắt chuyện và gây ấn tượng với họ dễ dàng hơn rất nhiều. Trao nhau những tấm name card sẽ mở ra cơ hội hợp tác lâu dài về sau.

Thời gian cho công tác tổng hợp và rút kinh nghiệm: Trong thời gian mọi người dùng tiệc là lúc ban thư ký hội nghị tổng hợp lại những gì đã thu được và nhanh chóng rút ra kinh nghiệm cho phần nội dung phía sau. 

3. Lưu ý khi tổ chức tiệc tea break trong kịch bản dẫn chương trình hội nghị

Xác định ngân sách: Một trong những tiêu chí đầu tiên bạn cần xác định là nguồn ngân sách dành cho Teabreak. Từ đó cân đối mức chi bám sát số tiền đã được xét duyệt. Lập kế hoạch chi tiết cho đồ ăn, nước uống, trang trí,…

Lên danh sách số khách mời: Đây là căn cứ để công ty làm việc với đơn vị tổ chức tiệc. Số lượng khách mời càng chính xác càng tốt, tránh tình trạng thừa hay thiếu đồ phục vụ

Lựa chọn địa điểm tổ chức: Hiện nay, hầu hết các nhà hàng, khách sạn, khu sinh thái, resort,… cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện đều có khả năng bố trí tiệc Teabreak với giá cả cạnh tranh. Nên địa điểm tổ chức hội nghị cũng chính là nơi tổ chức tiệc Teabreak. Tuy nhiên bạn nên xem xét tới việc tổ chức tiệc trong nhà hay hội nghị ngoài trời với không gian mở hơn.  

tiệc teabreak trong kịch bản dẫn chương trình hội nghị

Thời điểm tổ chức: Với ý nghĩa trên mà việc bố trí Teabreak hợp lý nhất là thời điểm giữa phần nội dung chính trong kịch bản dẫn chương trình hội thảo. Khi đó MC thông báo trước khi có người trực tiếp hướng dẫn khách mời di chuyển về khu vực dự tiệc. 

Thực đơn: Tiệc trà mang tính chất nhẹ nhàng, nhanh gọn nên manu sẽ có hoa quả, trà, bánh ngọt, nước hoa quả, cocktail, coffee,…Đồ ăn, nước uống không cần quá đắt tiền, cầu kỳ nhưng luôn phải đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. 

tiệc teabreak trong kịch bản dẫn chương trình hội nghị

Bày trí bàn tiệc: Có nhiều cách bài trí bàn tiệc hấp dẫn cho bạn lựa chọn, tùy vào phong cách, sở thích số đông khách mời mà lựa chọn màu sắc chủ đạo, cách bài trí phù hợp. Bạn có thể sáng tạo bằng những bông hoa tươi để tạo ra không gian hài hòa, đẹp mắt. Một bữa tiệc không thể sơ sài nhưng cũng đừng quá rườm rà. Đôi khi, khách mời chỉ cần nhìn vào cách bài trí bàn tiệc cũng đủ đánh giá sự chuyên nghiệp, tinh tế của người tổ chức hội nghị.

Dụng cụ: Ly, dĩa, khay, khăn,…là những vật dụng phục vụ bữa tiệc không thể thiếu. Dù chỉ là chi tiết nhỏ thôi nhưng vẫn phải đặc biệt chú ý sắp xếp gọn gàng, ngay ngắn và hợp lý để mọi người dễ dàng sử dụng. 

hội thảo khoa học

Nhạc tiệc Teabreak: Không cần sôi động như phần đầu hay lắng đọng cảm xúc như phần cuối kịch bản dẫn chương trình hội nghị, nhạc tiệc Teabreak nên là thể loại không lời mang tới cảm giác thư thái cho người nghe. Bạn cũng có thể bố trí một tiết mục nghệ thuật hoặc gameshow thú vị trên sân khấu.

tiệc teabreak trong kịch bản dẫn chương trình hội nghị

Nhân sự: Thời gian dành cho tiệc Teabreak thường diễn ra trong khoảng từ 30 tới 60 phút nên mọi công tác chuẩn bị, phục vụ và dọn dẹp phải đảm bảo diễn ra nhanh chóng, chuyên nghiệp. Cùng với đó là đội ngũ nhân sự linh hoạt, có nhiều kinh nghiệm luôn sẵn sàng phục vụ khách mời khi cần thiết.

Thực tế cho thấy, tình trạng khách mời uể oải và buồn ngủ diễn ra thường xuyên tại các sự kiện. Nhưng giờ đây, bạn có thể sử dụng tiệc Teabreak như một “liều thuốc kích thích” hữu hiệu, loại bỏ hoàn toàn tình trạng đó. 

Đây chỉ là một trong rất nhiều bí kíp để Vietwind mang tới khách hàng những sự kiện có giá trị thực sự. Nếu còn điều gì vướng mắc hãy liên hệ với Vietwind. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và sáng tạo của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn miễn phí thêm nhiều ý tưởng độc đáo cho bạn.

* * * * *

HÉ LỘ ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN CỦA VIETWIND TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA

Click ngay để khám phá chương trình giảm giá lớn nhất 2019 !

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan