Hướng dẫn xin giấy phép tổ chức sự kiện đầy đủ, chi tiết nhất

Cùng với sự phát triển của kinh tế xã hội, ngày càng nhiều sự kiện diễn ra với quy mô, tính chất khác nhau. Nhằm kiểm soát được chặt chẽ, các văn bản pháp luật và quy định thủ tục giấy tờ cũng vì thế mà trở nên khắt khe, phức tạp. Vậy làm sao để công sức lập kế hoạch, chuẩn bị cho chương trình của bạn không bị hủy bỏ vào phút cuối. Hãy tham khảo ngay hướng dẫn xin giấy phép tổ chức sự kiện đầy đủ, chi tiết dưới đây của Vietwind. 

1. Sự kiện nào cần xin giấy phép tổ chức sự kiện

Tất cả các sự kiện (bao gồm hội nghị, lễ ra mắt sản phẩm mới, chạy roadshow,…) của doanh nghiệp, tổ chức (có số lượng người tham gia >=3 người) muốn diễn ra đều phải xin giấy phép của cơ quan ban ngành liên quan và có thẩm quyền phê duyệt. Một trong những trường hợp hay gặp nhất có lẽ là xin giấy phép tổ chức hôi thảo

2. Thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Sự kiện diễn ra với nhiều hình thức, lĩnh vực khác nhau dẫn tới khó có thể xác định cụ thể về thẩm quyền cấp giấy phép chung. Nhưng dựa trên những văn bản pháp luật liên quan, Vietwind có thể khái quát một số cơ quan có thẩm quyền như sau:

  • Thủ tướng chính phủ

Là người đưa ra quyết định cho các hội hội nghị, hội thảo liên quan vấn đề trọng đại hay bí mật quốc gia (như an ninh, quốc phòng,..), các sự kiện quốc tế cấp cao trong đó thành viên tham dự có chức vụ tương đương từ Bộ trưởng trở lên. 

  • Các Cục, Bộ ngành liên quan

Cục Nghệ thuật biểu diễn; Bộ Văn hóa, thể thao và du lịch; Bộ Công thương, Bộ Thông tin và truyền thông;… sẽ cấp giấy phép cho các sự kiện mang tính chất vĩ mô thuộc Bộ và các cơ quan trung ương, thực hiện trong phạm vi từ 2 tỉnh trở lên hoặc có yếu tố nước ngoài. Từ lĩnh vực cụ thể, nội dung chương trình để xác định chính xác thẩm thuộc cơ quan nào.

  • Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Sở ban ngành liên quan

Những sự kiện không có yếu tố nước ngoài thì thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các Sở ban ngành liên quan.

3. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

  • Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện;
  • Văn bản pháp lý xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan, tổ chức thực hiện (bản sao)
  • Bản sao kế hoạch chương trình (Bao gồm: mục đích, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, thông tin chương trình biểu diễn)
  • Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức;
  • Bản sao các giấy tờ liên quan địa điểm tổ chức: Hợp đồng thuê địa điểm cần 4 bản, 1 bản nộp Cục Tác quyền, 1 bản nộp sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, 1 bản đơn vị thuê giữ và 1 bản để lại doanh nghiệp.
  • Hợp đồng giữa hai bên về việc tổ chức;
  • Giấy công bố tiêu chuẩn, chất lượng hàng hóa sản phẩm (tùy sản phẩm)

Ngoài ra, một số sự kiện mang tính đặc thù cần bổ sung thêm giấy tờ vào hồ sơ:

Hồ sơ xin giấy phép biểu diễn thời trang

  • Đơn xin phép trình diễn thời trang
  • Danh sách người mẫu
  • Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn
  • Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước ngày diễn)

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức họp báo

  • Đơn xin phép họp báo gồm: ( Mục đích, Thời gian, Địa điểm, Nội dung ), người thuyết trình, người chủ trì (Họ và tên, chức vụ), đối tượng khách mời.
  • Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, chương trình khuyến mãi…)
  • Thời gian cấp: 1 ngày (không kể ngày nghỉ)

Hồ sơ xin giấy phép biểu diễn ca nhạc

  • Đơn xin phép biểu diễn ca nhạc: Thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết), thời gian phúc khảo, có bán vé hay không?
  • Thời gian cấp: 7 ngày (không kể ngày nghỉ)

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

  • Từ tháng 7/2008 các chương trình có hoạt động văn nghệ liên quan đến tác giả, tác phẩm cần mua quyền sử dụng bài hát bằng cách ký hợp đồng trực tiếp với tác giả.
  • Trường hợp cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài về Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang thì phải có văn bản nhận xét của cơ quan ngoại giao Việt Nam của nước sở tại trước khi đến Việt Nam (hoặc bản sao chứng thực).
  • Trường hợp bản nhạc/kịch bản sử dụng ngôn ngữ nước ngoài yêu cầu có bản dịch tiếng Việt và chứng nhận dịch thuật.
  • Đối với các sự kiện có chương trình bốc thăm trúng thưởng, khuyến mãi cần có đơn đề nghị cấp phép gửi Sở công thương
  • Các sự kiện có giải đấu cần nộp công văn đứng tên cơ quan giải đấu, quyết định thành lập giải, hợp đồng hoặc biên bản ghi nhớ với đơn vị phối hợp.  
  • Đối với sự kiện ngoài trời vẫn phải xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời với đầy đủ giấy tờ cơ bản như trên.

Quy trình thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện

xin giấy phép tổ chức sự kiện

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định

Như đã chỉ ra ở trên, bộ hồ sơ cần đảm bảo đầy đủ các giấy tờ theo quy định hiện hành và phù hợp với loại hình sự kiện cụ thể của bạn.

Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền

Sau khi đã hoàn thiện hồ sơ, bạn tiến hành nộp lên cơ quan có thẩm quyền theo 1 trong 3 phương thức sau:

  • Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền.
  • Nộp qua đường bưu điện nếu cơ quan có thẩm quyền có áp dụng thực hiện phương thức này.
  • Nộp qua internet nếu cơ quan có thẩm quyền có áp dụng phương thức này.

Thời hạn nộp: Phần lớn các sự kiện thời hạn nộp hồ sơ là trước 10 ngày trước khi sự kiện diễn ra. Riêng với biểu diễn thời trang, các trang phục biểu diễn cần có sự phê duyệt phác thảo ít nhất 30 ngày.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét, thẩm định nội dung hồ sơ và cấp giấy phép tổ chức sự kiện

  • Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, không đầy đủ như quy định, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản thông báo cho cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ..
  • Khi hồ sơ đã hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền bắt đầu tiến hành thẩm định, xem xét nội dung hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo, thẩm định, kiểm duyệt nội dung hồ sơ, nội dung đề án tổ chức… và thực hiện cấp giấy phép.
  • Trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu duyệt chương trình, hoặc lấy ý kiến của các cơ quan ban ngành liên quan khác. Khi đó, thời gian được cấp giấy phép chắc chắn sẽ bị kéo dài. 

Xem thêm bài viết được nhiều người quan tâm: 5 sai lầm khi tự tổ chức sự kiện không phải ai cũng biết

Trên đây là đúc kết quý báu từ 6 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện của Vietwind, cùng với những cập nhật mới nhất từ pháp luật hiện hành. Tuy nhiên việc bạn tự làm thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro, vừa bị kéo dài thời gian vừa phát sinh thêm chi phí. Đừng lo lắng! Vietwind là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín tại Việt Nam luôn sẵn sàng đồng hành và giải quyết mọi khó khăn cho bạn một cách nhanh chóng nhất. Liên hệ tư vấn miễn phí ngay: 0969.777.981

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan