Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ với 8 bước

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hoàn hảo

1. Tiến hành nghiên cứu tổng thể

2. Sáng tạo ý tưởng

3. Thiết kế sự kiện

4. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

5. Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện

6. Dàn dựng sự kiện

7. Tiến hành “chạy” chương trình

8. Kết thúc sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hoàn hảo chỉ với 8 bước

1. Tiến hành nghiên cứu tổng thể (quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện)

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải nghiên cứu và nắm rõ các thông tin cơ bản nhất để biết mình cần làm những gì. Đối với tất cả các loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, kỷ niệm thành lập công ty… hay bất kỳ sự kiện nào khác, bạn đều cần tìm hiểu thật kỹ những nội dung sau:

• Chủ đề chương trình.
• Mục tiêu sự kiện.
• Đối tượng khách mời tham dự và số lượng cụ thể.
• Thời gian tổ chức.
• Địa điểm diễn ra.
• Ngân sách dự kiến.
• Sự khác biệt, nổi trội của sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp so với các đơn vị khác.

2. Sáng tạo ý tưởng

Sau khi đã nghiên cứu và nắm rõ các yêu cầu cơ bản, suy nghĩ về ý tưởng chương trình chính là bước tiếp theo bạn cần thực hiện trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Ý tưởng tổ chức sự kiện vừa phải đảm bảo phù hợp với chủ đề, mục tiêu, sản phẩm/dịch vụ… Đồng thời phải thật sáng tạo, độc đáo để thu hút và gây ấn tượng với khách tham dự.

Đối với các công ty tổ chức event thì ý tưởng chính là điểm tạo nên sự khác biệt giữa các agency với nhau. Ý tưởng sẽ được công ty sự kiện thể hiện trên proposal (sản phẩm event trên giấy tờ), sau đó gửi cho khách hàng kèm theo bảng báo giá. Tuy nhiên, một ý tưởng hay cũng chưa thể đảm bảo thành công cho sự kiện mà còn phụ thuộc rất nhiều vào sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.

3. Thiết kế sự kiện (cụ thể hóa ý tưởng trong quy trình tổ chức sự kiện)

Thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng, với các vấn đề cần được thực hiện gồm:

• Lựa chọn địa điểm tổ chức
• Xác định thời gian tổ chức
• Xác định chủ đề (concept) chương trình
• Xây dựng kịch bản chi tiết (các hoạt động và thời gian diễn ra)
• Thiết kế hình ảnh chương trình

4. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch là việc cụ thể hóa quy trình tổ chức sự kiện một cách chi tiết nhất. Các vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức event gồm:

• Nhân lực sự kiện.
• Thiết bị sự kiện.
• Phương thức vận chuyển.
• Ngân sách dự kiến.
• Phân tích rủi ro và dự phòng phương án giải quyết.

5. Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện

Đây là lúc bạn cần tiến hành liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị các hạng mục nhân sự, thiết bị, in ấn… cho sự kiện. Quá trình này thường mất ít nhất 2 tuần để thực hiện, gồm các hoạt động như thuê MC, PG, ca sĩ, nhóm múa, in banner, lắp đặt standee, chuẩn bị đồng phục, quà tặng… Cần lưu ý kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc với các nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro bất ngờ có thể xảy ra. ( Bước này trong quy trình tổ chức sự kiện cần tập trung và tính toán cẩn thận )

6. Dàn dựng sự kiện

Trước khi sự kiện diễn ra 1 – 2 ngày, công tác dàn dựng cần được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bạn nên có sẵn một bảng checklist những công việc cần làm để theo dõi tiến độ thực hiện, đồng thời tránh việc bỏ sót bất cứ hạng mục nào.

7. Tiến hành “chạy” chương trình

Thời điểm chương trình sự kiện bắt đầu “chạy” chính là minh chứng rõ nhất cho thấy quy trình tổ chức sự kiện của bạn có chuẩn chỉnh, hoàn hảo hay không. Sau khi đã lập kế hoạch, chuẩn bị, dàn dựng rất chu đáo, thì khi sự kiện diễn ra, bạn vẫn luôn cần có mặt để giám sát, điều phối nhân sự và kịp thời giải quyết những tình huống bất ngờ phát sinh trong sự kiện.

8. Kết thúc sự kiện

Khi sự kiện kết thúc, thiết bị, đồ đạc sẽ được vận chuyển về kho, địa điểm tổ chức cần được dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ. Công việc tiếp theo là tiến hành thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp.

Tuy nhiên, điều quan trọng của bước cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là khi sự kiện kết thúc, các bộ phận cần viết báo cáo và họp rút kinh nghiệm để tránh những sai sót cho những sự kiện tiếp theo.

Hy vọng bài viết quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ với 8 bước này sẽ giúp các bạn có thêm kiến thức để có thể tổ chức những sự kiện cho riêng mình thật chuyên nghiệp, hoàn hảo với chi phí phù hợp nhất.

>>> Bạn muốn tìm hiểu thêm:

• Tổ chức sự kiện là gì?
• Địa điểm tổ chức sự kiện
• Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

* * * * *

HÉ LỘ ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN CỦA VIETWIND TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA

Click ngay để khám phá chương trình giảm giá lớn nhất 2019 !