Có không gian rộng rãi, thoải mái hơn so với các hội trường nhưng việc tổ chức sự kiện ngoài trời thường gặp phải nhiều vấn đề và rủi ro rất khó kiểm soát. Bài viết dưới đây Vietwind xin chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời và những lưu ý cần thiết để sự kiện của bạn được diễn ra thành công tốt đẹp.
Xem ngay bài viết: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín tại Hà Nội.
Những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp
1. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
2. Thời tiết
3. Trang trí cho tổ chức sự kiện ngoài trời
4. Hệ thống âm thanh, ánh sáng
5. Kiểm soát ra/ vào
6. Vệ sinh môi trường
7. An ninh trật tự
Xem thêm bài viết được nhiều người quan tâm: Khuyến mại tổ chức sự kiện tại Trung tâm hội nghị quốc gia – Độc quyền tại Vietwind.
Những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp, hoàn hảo
1. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Lựa chọn địa điểm tổ chức là một khâu rất quan trọng khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Để chọn được một địa điểm phù hợp, bạn cần trả lời những câu hỏi sau:
- Nội dung sự kiện là gì?
- Đối tượng khách tham dự và số lượng khách cụ thể là bao nhiêu?
- Không gian trống có đủ lớn để kê bàn ghế và tạo sự thoải mái cho khách mời tham dự?
- Việc di chuyển đến địa điểm có thuận lợi cho khách mời?
- Khu vực tổ chức có đảm bảo an toàn?
- Bãi giữ xe có đáp ứng đủ và có gần với nơi tổ chức không?
2. Thời tiết
Khi sự kiện được tổ chức trong các phòng hội nghị, hội thảo, bạn không cần quá lo lắng về vấn đề thời tiết. Tuy nhiên, đối với việc tổ chức sự kiện ngoài trời, thời tiết là một yếu tố ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình diễn ra sự kiện.
Chẳng hạn, nắng có thể khiến cho người tham dự nóng bức, khó chịu, khi đó bạn cần có các phương án che chắn cho khách như nón mũ, dựng lều bạt. Gió có thể giật tung lều bạt, vì vậy hãy tránh xa những bãi biển. Và nếu có thể, bạn nên chuẩn bị sẵn một địa điểm trong nhà gần khu vực tổ chức để những cơn mưa bất chợt không làm chương trình bị gián đoạn,
3. Trang trí cho tổ chức sự kiện ngoài trời
Không gian tổ chức ngoài trời rất rộng lớn, vì vậy bạn có thể thỏa sức sáng tạo để trang trí một cách ấn tượng, độc đáo nhất. Tuy nhiên, việc trang trí cần phải đảm bảo 3 yếu tố:
- Phù hợp với chủ đề của sự kiện
- Thu hút được khách tham dự
- Không gian tổ chức không bị trống trải.
4. Hệ thống âm thanh, ánh sáng
Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời thường là các bãi đất rộng như công viên, sân vận động, bãi biển… Vì vậy, khi lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng bạn cần hết sức lưu ý.
Thiết bị âm thanh phải có công suất đủ lớn để âm thanh có thể lan tỏa rộng khắp không gian diễn ra sự kiện. Nếu sự kiện của bạn tổ chức vào buổi tối, việc lắp đặt các thiết bị ánh sáng sao cho vừa đảm bảo cung cấp đủ nguồn sáng, vừa có thể tạo nên những hiệu ứng đẹp mắt là một việc rất quan trọng.
5. Kiểm soát ra/ vào
Thật khó để kiểm soát lượng khách ra/ vào sự kiện trong một không gian rộng lớn. Theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện, đối với những sự kiện có vé mời, bạn có thể sử dụng biện pháp xé vé kèm theo dán băng vào tay khách tham dự. Điều này cũng rất thuận tiện cho khách khi phải thường xuyên ra/ vào khu vực tổ chức.
6. Vệ sinh môi trường
Một không gian tổ chức sự kiện với rác thải bừa bãi không chỉ làm mất mỹ quan, mà còn gây khó chịu cho khách tham dự. Bạn nên đặt các thùng rác nhỏ quanh khu vực tổ chức, đồng thời bố trí nhân viên vệ sinh phục vụ trong suốt thời gian sự kiện diễn ra.
7. An ninh trật tự
Bên cạnh việc kiểm soát vấn đề ra/ vào thật kỹ lưỡng, bạn cần phân công đội bảo vệ thường xuyên kiểm tra, theo dõi khu vực tổ chức để đảm bảo an ninh trật tự, tránh gây ảnh hưởng và làm gián đoạn chương trình.
Một sự kiện được tổ chức thành công không chỉ đem đến cảm giác hài lòng, thoải mái cho khách tham dự mà còn tạo dựng được sự uy tín và hình ảnh tốt đẹp về doanh nghiệp đối với khách mời. Với những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời Vietwind chia sẻ trên đây, hy vọng event của bạn sẽ được diễn ra thuận lợi và thành công nhất. Còn nếu bạn đang gặp phải những vấn đề băn khoăn khác cần được giải đáp, hãy liên hệ ngay đến công ty tổ chức sự kiện Vietwind, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ tư vấn và phục vụ tận tình nhất cho bạn!
* * * * *
HÉ LỘ ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN CỦA VIETWIND TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA
Click ngay để khám phá chương trình giảm giá lớn nhất 2019 !
