9 bước lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu chuyên nghiệp và hoàn hảo

9 bước lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu

1. Xác định mục đích, mục tiêu tổ chức sự kiện

2. Xác định đối tượng sự kiện

3. Xây dựng thông điệp

4. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

5. Xây dựng kịch bản chương trình

6. Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

7. Xác định ngân sách cho mỗi event

8. Xác định tiến độ thực hiện

9. Đo lường, đánh giá hiệu quả của sự kiện

9 bước lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu hoàn hảo

1. Xác định mục đích, mục tiêu tổ chức sự kiện

Xác định mục đích chính là việc trả lời cho câu hỏi tại sao phải tổ chức sự kiện? Mục đích sự kiện có thể là giới thiệu sản phẩm mới, kỷ niệm ngày thành lập, tri ân khách hàng hoặc công bố thông tin quan trọng mà đơn vị tổ chức muốn công chúng biết đến.

Mục tiêu sự kiện là kết quả bạn mong muốn đạt được sau khi sự kiện kết thúc như: số lượng khách hàng tham dự sự kiện, doanh số sản phẩm bán ra trong và sau sự kiện, xây dựng uy tín thương hiệu…

2. Xác định đối tượng sự kiện

Xác định được đối tượng sự kiện là cơ sở quan trọng giúp bạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Đối tượng sự kiện bao gồm hai nhóm: đối tượng tham dự và đối tượng tham gia.

Trong đó, đối tượng tham dự là khách mời của sự kiện, còn đối tượng tham gia là nhân sự sự kiện bao gồm: Ca sĩ, nhóm múa, MC, PG, PB…

3. Xây dựng thông điệp

Thông điệp sự kiện là nội dung mà đơn vị tổ chức sự kiện muốn truyền tải đến khách mời tham dự. Đây là cách để gây ấn tượng về sản phẩm, thương hiệu cho khách mời sau khi chương trình kết thúc, đồng thời cũng là một điểm nhấn tạo nên sự khác biệt cho mỗi event.

4. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Sau khi xây dựng thông điệp, bạn cần xác định thời gian, địa điểm tổ chức event sao cho phù hợp với đối tượng tham dự sự kiện.

5. Xây dựng kịch bản chương trình

Kịch bản tổ chức sự kiện bao gồm tất cả các hạng mục, nội dung diễn ra trong chương trình. Một kịch bản cần phải vừa phù hợp với mục đích tổ chức, vừa truyền đạt hiệu quả thông điệp sự kiện đến đúng đối tượng mục tiêu.

6. Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Kế hoạch truyền thông cho sự kiện cần được thực hiện từ trước khi tổ chức sự kiện cho đến khi sự kiện kết thúc. Truyền thông cho sự kiện trước khi tổ chức là cách để doanh nghiệp thu hút sự tham gia của khách hàng mục tiêu. Còn sau khi chương trình kết thúc, doanh nghiệp cần tranh thủ sự quan tâm của khách tham dự để tổ chức các hoạt động xúc tiến, quảng bá, đem lại hiệu quả cho hoạt động thương mại, kinh doanh.

7. Xác định ngân sách cho mỗi event

Sau khi xây dựng kịch bản chương trình, bạn đã biết các hạng mục cần có trong sự kiện. Việc bạn cần làm là xác định ngân sách sao cho phù hợp với các hạng mục đó và tiến hành điều chỉnh nếu chưa hợp lý.

8. Xác định tiến độ thực hiện

Xác định tiến độ thực hiện hay kế hoạch timeline là việc bạn xác định khoảng thời gian từ khi bắt tay vào việc chuẩn bị tổ chức sự kiện cho đến khi sự kiện kết thúc. Đồng thời phân bổ thời gian hợp lý cho từng hạng mục công việc, đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng tiến độ.

9. Đo lường, đánh giá hiệu quả của sự kiện

Việc đo lường, đánh giá hiệu quả sau khi sự kiện kết thúc cũng là bước rất quan trọng khi lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện. Hiệu quả sự kiện sẽ được đo lường, đánh giá dựa trên mục tiêu ban đầu so với kết quả sự kiện đạt được, từ đó bạn có thể biết event có được tổ chức thành công hay không?

Trên đây là 9 bước lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu chung nhất cho mọi event. Đối với mỗi sự kiện chắc chắn sẽ có những tính chất, đặc điểm và yêu cầu khác nhau. Nếu bạn đang băn khoăn về việc lập kế hoạch tổ chức event của mình sao cho thật chuyên nghiệp, hãy liên hệ đến công ty tổ chức sự kiện Vietwind để được tư vấn tận tâm, phục vụ tận tình và đem đến những chương trình được tổ chức thành công, hiệu quả. 

* * * * *

HÉ LỘ ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN CỦA VIETWIND TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA

Click ngay để khám phá chương trình giảm giá lớn nhất 2019 !