HÉ LỘ BÍ KÍP GIÚP BẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG MỌI LOẠI HÌNH SỰ KIỆN CỦA DOANH NGHIỆP

Tổ chức sự kiện luôn là công cụ tiếp thị, truyền thông hiệu quả đối với chiến lược kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Đôi khi, tổ chức sự kiện còn là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành công và nâng tầm thương hiệu. Vậy khái niệm tổ chức sự kiện là gì? Có những loại hình tổ chức sự kiện nào? Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công ?

Với kinh nghiệm tổ chức hơn 1500 sự kiện lớn nhỏ đa dạng về loại hình lẫn kịch bản concept ý tưởng, Vietwind xin chia sẻ đến bạn cẩm nang đúc kết toàn bộ kiến thức chi tiết về ngành tổ chức sự kiện. Hơn thế nữa, bài viết này sẽ trang bị đầy đủ kĩ năng giúp bạn tổ chức thành công mọi loại hình sự kiện.

I. Tổ chức sự kiện là gì ?

Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ không mấy xa lạ ở Việt Nam nhưng lại có khá nhiều quan điểm khác nhau về định nghĩa. Tuy nhiên, để hiểu được thuật ngữ này, trước hết bạn nên tìm hiểu ý nghĩa của từ sự kiện theo cách tiếp cận liên quan đến thuật ngữ tổ chức sự kiện.

1. Sự kiện là gì ?

Ở các nước phát triển, lĩnh vực sự kiện đã trở thành một nghề, một ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

  • Bussiness event: Sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
  • Corporate events: Sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như kỷ niệm thành lập
  • Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
  • Exhibitions: Triển lãm
  • Trade fairs: Hội chợ thương mại
  • Entertainment events: Sự kiện giải trí
  • Concerts/live performances: Sự kiện hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp
  • Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước
  • Meetings: Sự kiện họp hành, giao lưu
  • Seminars: Hội thảo chuyên đề
  • Conferences: Hội nghị
  • Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
  • Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
  • Marketing events: Sự kiện marketing
  • Promotional events: Sự kiện xúc tiến thương mại
  • Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Như vậy, có thể rút ra khái niệm về sự kiện như sau: Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực giải trí, thương mại, kinh doanh, thể thao, hội thảo, hội nghị, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán, cộng đồng, xã hội…

2. Tổ chức sự kiện là gì ?

Từ định nghĩa về thuật ngữ sự kiện ở trên, ta có thể hiểu, tổ chức sự kiện bao gồm những hoạt động có mục đích diễn ra tại một thời điểm và địa điểm nhất định, tập trung những ý tưởng và nguồn lực để truyền tải một thông điệp mà nhà tổ chức mong muốn; tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Cụ thể hơn, tổ chức sự kiện bao gồm các công việc: nghiên cứu, xác định mục đích, đối tượng mà sự kiện hướng tới, phát triển ý tưởng sáng tạo, lên ngân sách và kế hoạch triển khai, chuẩn bị logistic, nhân sự và các yếu tố kỹ thuật để thực hiện chương trình, tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ khác giúp kéo dài hiệu ứng của sự kiện đó.

3. Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện 

Sản phẩm của lĩnh vực tổ chức sự kiện là sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa sô bao gồm: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, in ấn, thiết kế, thi công…

II. Những loại hình tổ chức sự kiện

Dựa theo mục đích và tính chất của từng sự kiện, ta có thể phân loại các loại hình tổ chức sự kiện dựa trên các tiêu chí sau:

1. Theo quy mô, lãnh thổ

Căn cứ theo không gian tổ chức, số lượng người tham dự và mức độ ảnh hưởng, ta có thể xác định được quy mô của một sự kiện:

  • Tổ chức sự kiện nhỏ: sự kiện có mức độ ảnh hưởng thấp (thường giới hạn trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham gia của ít người, thời gian tổ chức khá ngắn, nội dung hoạt động đơn giản ví dụ như sinh nhật, đám cưới, chương trình họp lớp…

Dựa trên tiêu chí lãnh thổ,ta có thể chia tổ chức sự kiện thành:

  • Tổ chức sự kiện địa phương
  • Tổ chức sự kiện vùng
  • Tổ chức sự kiện quốc gia
  • Tổ chức sự kiện quốc tế

2. Theo thời gian tổ chức sự kiện

Với tiêu chí này, ta có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ

  • Theo độ dài thời gian ( thời gian diễn ra sự kiện ): sự kiện ngắn, sự kiện dài
  • Theo tính thời vụ: sự kiện thường niên, sự kiện không thường niên

3. Theo mục đích và hình thức tổ chức sự kiện

Đây là cách phân loại phổ biến nhất trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên 2 yếu tố này thường đi liền với nhau. Trong cuốn cẩm nang này, Vietwind sẽ chia thành các nhóm sau:

3.1. Tổ chức sự kiện kinh doanh ( Business Event )

Business Event là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh và văn hóa nội bộ của các doanh nghiệp. Thị trường tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp tại Việt Nam được coi là mảnh đất đầy tiềm năng đối với các công ty tổ chức sự kiện. Toàn cầu hóa cùng với sự phát triển về kinh tế khiến cho số lượng các doanh nghiệp mới tại Việt Nam tăng nhanh chóng. Đặc biệt, năm 2017 là một năm phá kỉ lục với gần 127.000 doanh nghiệp mới được thành lập. Nếu như bạn đang có ý định phát triển và tiến xa hơn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đừng bỏ qua những loại hình sự kiện dưới đây:

  • Tổ chức sự kiện Khai trương – Khánh thành: là sự kiện quan trọng nhằm truyền thông tới khách hàng, đối tác biết tới sự tồn tại, hoạt động của doanh nghiệp. Một lễ khai trương khánh thành công hứa hẹn một khởi đầu tốt đẹp cho sự phát triển thịnh vượng của doanh nghiệp trong tương lai

  • Tổ chức sự kiện Ra mắt sản phẩm mới: là hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới đến khách hàng, đối tác. Đây là một trong những sự kiện quan trọng góp phần quyết định đến việc sản phẩm của doanh nghiệp có được đón nhận và yêu thích hay không.

  • Tổ chức sự kiện Roadshow: là một hình thức quảng bá sản phẩm, thương hiệu trên những tuyến đường đã được lên lịch trình sẵn nhằm gây sự chú ý và tiếp cận sâu hơn tới khách hàng. Đây là một hoạt động marketing thuộc mảng “kích hoạt thương hiệu” (brand activation) được nhiều doanh nghiệp ứng dụng bởi mức độ hiệu quả lớn.

  • Tổ chức sự kiện Tri ân khách hàng: là dịp để doanh nghiệp bày tỏ và gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các khách hàng, đối tác thân thiết đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm doanh nghiệp. Không đơn thuần là lời tri ân, tổ chức sự kiện tri ân khách hàng còn giúp thương hệu củng cố lòng trung thành và chạm tới trái tim khách hàng.

  • Tổ chức sự kiện Ngày hội Gia đình: là sự kiện nội bộ nhằm thể hiện lòng tri ân sâu sắc tới toàn thể CBNV cùng gia đình của họ, khích lệ tinh thần cống hiến, củng cố lòng trung thành của nhân viên thông qua một chuỗi các hoạt động các hoạt động team building kết hợp gala theo chủ đề dành cho gia đình

  • Tổ chức sự kiện Kỉ niệm thành lập: là dịp để tổng kết lại quá trình hoạt động cũng như kết quả đạt được kể từ khi thành lập doanh nghiệp. Bên cạnh đó đây cũng là dịp để công ty tri ân khách hàng, đối tác hay cảm ơn sự gắn bó cống hiến của nhân viên.

  • Tổ chức sự kiện Tiệc cuối năm: là sự kiện nội bô mang tính chất tổng kết các hoạt động nổi bật trong một năm vừa qua đồng thời vinh danh và khen thưởng những CBNV có thành tích xuất sắc.

3.2. Tổ chức sự kiện giáo dục, khoa học: 

Bao gồm các sựu kiện hội nghị, hội thảo, workshop về văn hóa giáo dục như: hội thảo du học, lễ tốt nghiệp, workshop giáo dục, hội thảo nghiên cứu khoa học…

3.3. Tổ chức sự kiện văn hóa truyền thống:

Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo- tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm: lễ hội, giao lưu văn hóa, cưới hỏi, kỉ niệm…

3.4. Tổ chức sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí:

Bao gồm hòa nhạc, liveshow, biểu diễn nghệ thuật, ra mắt album, nhóm nhạc, lễ hội âm nhạc…

3.5. Tổ chức sự kiện nhà nước: 

Là loại sự kiện với những quy tắc, chuẩn mực riêng đòi hỏi cao sự chuyên nghiệp với chủ đầu tư sự kiện thường là các cơ quan ban ngành Nhà nước như  lễ tổng kết, khen thưởng, hội nghị cấp cao, họp báo…

IV. Quy trình 8 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà bạn cần phải biết

Không phải ngẫu nhiên mà tổ chức sự kiện được coi là nghề cân não. Và đối với những người tổ chức sự kiện, đòi hỏi phải có khả năng tư duy, phân tích và giải quyết vấn đề linh hoạt, hiệu quả. Nếu như bạn muốn phát triển sâu hơn trong lĩnh vực này hoặc đang lên kế hoạch tự tổ chức sự kiện, đừng bỏ qua quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với 8 bước quan trọng giúp bạn có thể tự tổ chức mọi loại hình sự kiện.

Bước 1: Tiến hành nghiên cứu tổng thể 

Đối với tất cả các loại hình tổ chức sự kiện từ khai trương khánh thành, kỉ niệm thành lập, hội nghị, hội thảo… hay bất cứ loại hình sự kiện nào khác bạn cần tìm hiểu thật kĩ những nội dung sau:

  • Chủ đề chương trình
  • Mục đich sự kiện
  • Đối tượng khách mời và số lượng cụ thể
  • Thời gian tổ chức
  • Địa điểm tổ chức
  • Ngân sách dự kiến

Một bước đầu tiên tưởng chừng vô cùng đơn giản nhưng lại có vai trò quan trọng nhất và có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của chương trình. Chỉ một sự sai lệch thông tin nho nhỏ cũng khiến cho sự kiện của bạn thất bại ngay từ bước đầu. Tổ chức sự kiện truyền tải sai chủ đề chương trình sẽ không đạt được mục đích hiệu quả mong muốn hoặc vượt mức chi phí dự kiến quá nhiều là nguyên nhân dẫn tới thất bại của nhiều event.

Với kinh nghiệm tổ chức hơn 1500 sự kiện lớn nhỏ, Vietwind xin cung cấp một ví dụ nghiên cứu cụ thể, chi tiết về một sự kiện mà chúng tôi đã tổ chức

  • Chủ đề chương trình: Kỉ niệm 15 năm thành lập Hal Việt Nam
  • Mục đích sự kiện: đánh dấu cột mốc quan trọng trên chặng đường phát triển, cùng khích lệ nhau tiếp tục giữ vững tinh thần, sức mạnh chinh phục những mục tiêu cao hơn trong giai đoạn mới.
  • Đối tượng tham dự: 1600 CBNV Hal Việt Nam
  • Thời gian tổ chức: 16/12/2017
  • Địa điểm tổ chức: Trung tâm Hội nghị Quốc gia
  • Ngân sách dự kiến: XXX

Bước 2: Xây dựng concept ý tưởng tổ chức sự kiện

Sau khi đã nghiên cứu và nắm bắt được các yêu cầu của bản Event Brief, bước tiếp theo, bạn cần xây dựng concept ý tưởng tổ chức sư kiện. Một ý tưởng tổ chức sự kiện phải vừa truyền tải đúng nội dung, thông điệp mà nhà tổ chức mong muốn; đồng thời đảm bảo sự sáng tạo, mới lạ và độc nhất để gây ấn tượng với khách mời.

Đối với các event agency thì ý tưởng chính là yếu tố cạnh tranh tạo nên sự khác biệt. Tuy nhiên, bài toán đặt ra là: làm thế nào để xây dựng một concept ý tưởng hay ?

Một ý tưởng hay phụ thuộc phần lớn vào khả năng tư duy sáng tạo của người làm sự kiện. Tuy nhiên, nếu như bạn chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực này hoặc gặp khó khăn trong việc tìm ra cảm hứng, hãy cùng quay lại bước đầu tiên.

Với ví dụ ở Bước 1 mà Vietwind đã đưa ra, chúng tôi đã tập trung vào chủ đề cũng như mục đích của sự kiện để tạo nên một concept ý tưởng cho khách hàng. Thành quả sáng tạo cuối cùng chính là concept ý tưởng Vững nền tảng – Sáng tương lai với hình ảnh  xuyên suốt sự kiện là con thuyền Hal Việt Nam luôn vững vàng đương đầu với mọi sóng gió, đưa doanh nghiệp đến bến bờ thành công. Concept ý tưởng này ngay lập tức ghi điểm với BLĐ Hal Việt Nam và giúp chúng tôi kí được hợp đồng.

Bước 3: Cụ thể hóa ý tưởng tổ chức sự kiện

Vietwind hiểu rằng, việc lên được một concept ý tưởng hay không phải là một công việc đơn giản. Tuy nhiên, trong bước tiếp theo, khi bạn cụ thể hóa ý tưởng sẽ còn càng thêm khó khăn. Bởi nghĩ ra được một ý tưởng và truyền tải ý tưởng đó khiến tất người nghe hiểu và cảm nhận được là hai việc hoàn toàn khác nhau.

Theo quy trình tổ chức sự kiện của một agency chuyên nghiệp, việc cụ thể hóa ý tưởng tổ chức sự kiện sẽ được thể hiện qua một bản Proposal ( thông thường là dưới định dạng powerpoint + hình ảnh ). Để có thể truyền tải được chủ đề, ý tưởng tổ chức sự kiện, một bản Proposal chuẩn sẽ bao gồm các nội dung sau:

  • Thông tin chung: Thời gian, địa điểm tổ chức, số lượng khách mời
  • Mục đích ý nghĩa: Slogan chủ đề sự kiện kèm theo phần diễn giải
  • Ý tưởng thiết kế: Bản thiết kế toàn bộ concept bao gồm 3D phối cảnh tổng thể sự kiện, sân khấu, banner, backdrop, standee, thư mời…
  • Kịch bản sự kiện: Tiến trình sự kiện thể hiện nội dung từng phần của sự kiện và thời gian cụ thể
  • Phương án tổ chức: Hình ảnh minh họa toàn bộ sự kiện giúp người đọc hình dung được ý tưởng tổ chức sự kiện

Thông thường, các công ty tổ chức sự kiện sẽ gửi proposal kèm theo bảng báo giá chi tiết các hạng mục tổ chức sự kiện tới khách hàng và chờ đợi sự phản hồi. Một bản Proposal đạt đủ các tiêu chí chuyên nghiệp trong cách trình bày, sáng tạo về mặt ý tưởng và chỉnh chu về mặt hình ảnh sẽ tạo ấn tượng tốt với khách hàng và giúp bạn kí được hợp đồng nhanh chóng.

Ngược lại, nếu như bản Proposal đó không thể gây ấn tượng với khách hàng, nhà tổ chức sự kiện ngay lập tức sẽ phải chỉnh sửa lại các hạng mục theo yêu cầu của khách hàng. Đôi khi, họ sẽ phải thay đổi toàn bộ ý tưởng concept và làm lại một bản proposal mới. Do vậy, để tránh tình trạng đó, như chúng tôi lưu ý ở ngay từ bước đầu tiên, bạn cần nắm rõ các thông tin cốt yếu.

Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự kiện.

Các vấn đề bạn cần chú trọng khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm:

  • Ngân sách dự kiến
  • Nhân sự
  • Thiết bị sự kiện
  • Phương thức vận chuyển
  • Phương án backup, dự phòng các tình huống phát sinh

Bước 5: Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện

Đây là lúc bạn cần tiến hành liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị các hạng mục tổ chức sư kiện bao gồm:

  • Nhân sự sự kiện: MC, ca sĩ, vũ đoàn, PG, Faci…
  • Thiết kế – In ấn: Banner, backdrop, standee…
  • Thiết bị sự kiện: Màn hình Led, hệ thống âm thanh, ánh sáng…
  • Vận chuyển: đối với các loại sự kiện kết hợp du lịch ( hay còn gọi là du lịch MICE) cần lưu ý liên hệ với các nhà xe có uy tín để đảm bảo chất lượng và tránh ảnh hưởng đến thời gian tiến trình sự kiện
  • Địa điểm: Tiến hành đặt địa điểm tổ chức sự kiện

Quá trình này thường mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Cần lưu ý kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc với các nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro bất ngờ có thể xảy ra. ( Bước này trong quy trình tổ chức sự kiện cần tập trung và tính toán cẩn thận ). Ngoài ra, đối với một số sự kiện mang tính đặc thù như chạy roadshow, tổ chức liveshow ca nhạc… bạn cũng cần lưu ý đến việc xin giấy phép.

Bước 6: Tiến hành thi công, set up

Công tác thi công, set up và dàn dựng sự kiện cần được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. 1 tuần trước sự kiện, bạn nên hoàn thành công việc khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện cũng như test thử chất lượng món ăn của nhà hàng. 2 ngày trước sự kiện, bạn cần bắt đầu tiến hành thi công, set up sẵn sàng các hạng mục sân khấu, backdrop check-in…

Bước 7: Điều hành tổ chức sự kiện

Thời điểm chương trình sự kiện bắt đầu “chạy” chính là minh chứng rõ ràng nhất cho thấy quy trình tổ chức sự kiện của bạn có đạt hiệu quả hay không ? Mặc dù đã lập kế hoạch, chuẩn bị, dàn dựng rất chu đáo, thì khi sự kiện diễn ra, bạn vẫn luôn cần có mặt để giám sát, điều phối nhân sự và kịp thời giải quyết những tình huống bất ngờ phát sinh trong sự kiện. Cùng tham khảo những nội dung chính trong hầu hết các sự kiện:

1. Tổ chức sự kiện – Phần Lễ

  • Lễ tân tiếp đón khách mời
  • Ổn định vị trí khu vực hội trường
  • Tiết mục biểu diễn nghệ thuật
  • MC giới thiệu khách mời và đại biểu
  • Trình chiếu clip
  • Đại diện công ty lên phát biểu và khai tiệc

2. Tổ chức sự kiện – Phần Hội

  • Chương trình biểu diễn giải trí
  • Gameshow sân khấu vui nhộn
  • Lucky Draw
  • Tặng quà và chụp ảnh lưu niệm
  • Tiễn khách ra về

Bước 8: Kết thúc sự kiện

Kết thúc sự kiện, thiết bị, đồ đạc sẽ được vận chuyển về kho, địa điểm tổ chức sự kiện cần được dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ. Công việc tiếp theo là tiến hành thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp.

Tuy nhiên, điều quan trọng của bước cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là khi sự kiện kết thúc, các bộ phận cần viết báo cáo và họp rút kinh nghiệm để tránh những sai sót cho những sự kiện tiếp theo  .

V. 15 địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội phù hợp cho mọi sự kiện

Với mỗi hình thức sự kiện sẽ đòi hỏi những địa điểm tổ chức sự kiện khác nhau. Do vậy, để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, bạn nên chú trọng vào các yếu tố dưới đây:

  • Chủ đề sự kiện
  • Quy mô sự kiện
  • Vị trí, giao thông, lưu chuyển
  • Chất lượng dịch vụ
  • Cơ sở hạ tầng
  • Chi phí địa điểm

Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, Vietwind xin chia sẻ top 20 địa điểm tổ chức sự kiện phong phú, đa dạng, thích hợp với nhiều loại hình sự kiện tại Hà Nội.

1. Địa điểm tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị – tiệc cưới

1.1. Trung tâm Hội nghị Quốc gia

Địa chỉ: Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Trung tâm Hội nghị Quốc gia (NCC) được đánh giá là 1 trong số 3 trung tâm Hội nghị lớn nhất Ðông Nam Á với tổng diện tích 64.000m2 bao gồm: Tòa nhà chính, khuôn viên cây xanh, bãi đỗ xe ngoài trời, hệ thống gara ngầm, sân bay trực thăng… đáp ứng những yêu cầu khắt khe nhất của mọi loại hình sự kiện cao cấp như tổ chức hội nghị, hội thảo, triển lãm, tiệc, biểu diễn nghệ thuật… với quy mô từ 100-1800 khách. 

Vietwind góp phần tạo nên thành công của SCE Asia 2018 – sự kiện Marketing lớn nhất châu Á tại NCC

Tuy nhiên, mức chi phí đắt đỏ khi tổ chức sự kiện tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia ắt hẳn sẽ khiến bạn cảm thấy e ngại. Tự hào là đối tác Lớn nhất của Trung tâm Hội nghị Quốc gia, Vietwind mang đến cho bạn ƯU ĐÃI 30% khi tổ chức sự kiện trọn gói tại đây.

1.2. Trung tâm Hội nghị Quốc tế

Địa chỉ: 11 Lê Hồng Phong, Ba Đình, Hà Nội

Tọa lạc tại vị trí trung tâm thành phố, Trung tâm Hội nghị Quốc tế (ICC) sở hữu không gian rộng rãi, trang trọng với phòng tiệc có sức chứa lên đến 600 khách. Đặc biệt, đây chính là nơi tổ chức Tiệc chiêu đãi Tổng thống Mỹ Barack Obama. Với kinh nghiệm phục vụ các hội nghị cấp cao nhà nước, ICC là địa điểm lý tưởng để tổ chức các sự kiện mang tính trang trọng cho nhiều doanh nghiệp. 

1.3. Trống Đồng Palace

Trống Đồng Palace được biết đến là hệ thống trung tâm tổ chức sự kiện uy tín với 9 cơ sở lớn tại Hà Nội. Các phòng tiệc có sức chứa từ 100 – 1500 khách. Đây là địa điểm lý tưởng cho các sự kiện hội nghị, tiệc cưới, tiệc ngoài trời… và nhiều sự kiện quan trọng khác.

2. Địa điểm tổ chức sự kiện tại khách sạn cao cấp

2.1. Fortuna Hanoi

Địa chỉ: 6B đường Láng Hạ, Q. Ba Đình

Fortuna Hanoi thường xuyên được chọn là địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị, lễ ra mắt sản phẩm, tiệc cuối năm… sang trọng. Với 6 phòng họp đa chức năng, được trang bị thiết bị hiện đại chuẩn quốc tế, 2 phòng tiệc lớn, không gian sang trọng có khả năng chứa 700 người.

Bên cạnh đó, Fortuna Hanoi còn có phòng trung tâm doanh nhân – một dịch vụ mà hiếm có địa điểm tổ chức sự kiện Hà Nội nào có được. Tại đây cung cấp phòng họp riêng, máy tính, dịch vụ in ấn văn phòng, chuyển phát…

2.2. InterContinental Hanoi Landmark72

Địa chỉ: Tòa nhà Keangnam Hanoi Landmark72, Lô E6, KĐT mới Cầu Giấy, Mễ Trì, Nam Từ Liêm

InterContinental Hanoi Landmark72 mang đến những phòng họp và không gian tổ chức sự kiện phong phú, tối tân và sang trọng nhất tại Hà Nội. Bạn có thể lựa chọn giữa 8 phòng họp hiện đại, tràn ngập ánh sáng tự nhiên. Các phòng họp này có thể được sử dụng riêng lẻ (tối đa 60 khách một phòng) hoặc ghép lại tùy theo nhu cầu cụ thể. Khách sạn còn sở hữu Phòng khánh tiết không cột lớn nhất Hà Nội, có thể đón tiếp đến 1,000 khách.

2.3.  JW Marriott Hotel

Địa chỉ: số 8 đường Đỗ Đức Dục, P. Mễ Trì, Q. Nam Từ Liêm

JW Marriott Hotel được thiết kế gồm 8 tầng, trong đó có 1 tầng hội thảo chuyên biệt, với không gian dành riêng cho tổ chức sự kiện rộng tới 2.400m2 phù hợp cho các sự kiện cấp cao, diễn đàn kinh tế, tổ chức sự kiện ngoài trời…

2.4. Intercontinental Hanoi Westlake

Địa chỉ: số 1A Nghi Tàm, Q. Tây Hồ, Hà Nội

Intercontinental Hanoi Westlake là khách sạn duy nhất được xây dựng hoàn toàn trên Hồ Tây với lối thiết kế tinh tế, kết hợp kiến trúc phương Tây hiện đại và văn hóa Việt. Khách sạn có khu hội nghị riêng gồm 5 phòng họp với diện tích đa dạng, sức chứa tối đa đến 450 khách. Tất cả đều được trang bị hệ thống và thiết bị hội họp trực tuyến hiện đại.

2.5. Hanoi Daewoo Hotel

Địa chỉ: Địa chỉ: 360 Kim Mã, Ba Đình

Daewoo Hotel được xem là khách sạn có số phòng lớn nhất Hà Nội (trên 400 phòng) với lối kiến trúc hiện đại pha trộn nét văn hóa phương đông. Đặc biệt, Daewoo Hotel có hệ thống phòng họp lên tới 13 phòng, phù hợp cho mọi loại hình sự kiện, khu tổ chức sự kiện ngoài trời có sức chứa 1300 khách, không gian gặp mặt rộng tới 1.133m2.

3. Địa điểm tổ chức sự kiện tại công viên, resort

3.1. Legacy Yên Tử

Legacy Yên Tử là một địa điểm tổ chức sự kiện hoàn toàn “mới toanh” dành cho những ai mong muốn tìm kiếm không gian nghỉ dưỡng tâm linh thiền định. Đối với tổ chức sự kiện hay hội họp, phòng Khánh tiết tại đây có sức chứa lên tới 1000 người cùng dịch vụ nhà hàng, café đậm chất cổ kính và thuần Việt sẽ mang đến những trải nghiệm khác biệt.

Không những vậy, với lợi thế về không gian sân cỏ thoáng đãng cùng bầu không khí trong lành, mát mẻ do được bao bọc bởi núi rừng, Legacy Yên Tử là địa điểm tổ chức team building vô cùng lý tưởng với sức chứa từ 800-1000 khách. Chơi team building ở độ cao 1.068m so với mực nước biển hoặc tổ chức team building kết hợp Amazing Race sẽ là ý tưởng vô cùng thú vị.

3.2. Thảo Viên Resort

Địa chỉ: Trung Sơn Trầm – Sơn Tây – Hà Nội

Thảo Viên resort là một quần thể nghỉ dưỡng với khuôn viên rộng 20 hecta, đáp ứng mọi nhu cầu về nghỉ dưỡng, tổ chức sự kiện, vui chơi giải trí và team building.

3.3. Sông Hồng resort

Sông Hồng resort sở hữu khách sạn 7 tầng, biệt thự nghỉ dưỡng, nhà hàng Sông Hồng, nhà hàng Hoàng Gia, 4 sân tennis liên hoàn, sân bóng đá cỏ nhân tạo,… cùng chuỗi phòng hội nghị đa dạng sức chứa từ 20 – 800 khách

4. Địa điểm tổ chức sự kiện vừa và nhỏ tại nhà hàng

4.1. Các nhà hàng tổ chức sự kiện tại Hà Nội có sức chứa trên 100 người 

Nhà hàng Aquaria – Cung thể thao dưới nước, Mỹ Đình 1, Nam Từ Liêm, Hà Nội 

Nhà hàng Công Viên Nhỏ – Số 36/76 An Dương, Yên Phụ, Tây Hồ, Hà Nội

Nhà hàng Nắng Sông Hồng – Số 306A, Phố Phú Viên, Bồ Đề, Long Biên, Hà Nội

4.2. Các nhà hàng tổ chức sự kiện tại Hà Nội cho 20-60 người người 

Zamba Beer & BBQ – 5 Yên Lãng, Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

VI. Những sai lầm khi tổ chức sự kiện: ai cũng mắc nhưng không phải ai cũng biết

1. Cố gắng tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện

Nhiều nhà tổ chức sự kiện thường liên hệ cùng lúc nhiều đơn vị cung cấp các hạng mục dịch vụ tổ chức sự kiện như địa điểm, vận chuyển, in ấn thiết kế, âm thanh thiết bị… và chọn những đối tác với bảng báo giá thấp nhất. Tuy nhiên, theo khảo sát của Vietwind, 7/10 khách hàng tự tổ chức sự kiện đều gặp những vấn đề dưới đây khi tự book các dịch vụ sự kiện giá rẻ :

  • Dịch vụ vận chuyển: Xe cũ, kém chất lượng, lái xe không thân thiện
  • Dịch vụ địa điểm: Cơ sở vật chất xuống cấp, không được sang trọng như hình ảnh quảng cáo
  • Dịch vụ in ấn – thiết kế: Standee, backdrop mỏng, bị hắt sáng, giảm hiệu quả hình ảnh

2. Lối mòn ý tưởng tổ chức sự kiện

Một kịch bản tổ chức sự kiện với những nội dung quen thuộc, nhàm chán rất dễ khiến cho khách mời của bạn cảm thấy buồn ngủ hoặc muốn bỏ về giữa chừng khi chương trình còn chưa kết thúc. Ngược lại, một kịch bản với những nội dung hấp dẫn sẽ giữ chân khách mời đến những phút cuối cùng.

Tổ chức sự kiện không thể thiếu một Key moment độc đáo, ấn tượng. Key moment, hay còn gọi là tiết mục điểm nhấn là yếu tố quyết định sự thành công của chương trình. Lựa chọn một Key moment đủ thu hút và gây bất ngờ lớn cho khách mời sẽ tạo nên những khoảnh khắc ấn tượng và in sâu vào tâm trí toàn bộ khán giả.

3. Đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện thiếu kinh nghiệm

Một PG lúng túng, kém chuyên nghiệp trong quá trình tiếp đón có thể tạo ấn tượng không tốt cho khách mời trong sự kiện. Hay một MC thiếu kinh nghiệm có thể khiến chương trình của bạn bị đảo lộn hoàn toàn so với kế hoạch ban đầu.

6.4. Thiếu hiểu biết về các thiết bị tổ chức sự kiện

Có thể bạn biết rõ nên sử dụng những thiết bị gì để tổ chức một sự kiện hoàn chỉnh. Tuy nhiên, liệu bạn có biết rằng mỗi một thiết bị lại được phân loại theo từng tiêu chuẩn khác nhau tương ứng với quy mô lớn nhỏ của sự kiện. Nếu như không phải là một chuyên gia trong ngành, bạn sẽ khó có thể phân biệt được từng loại thiết bị.

5. Chi phí phát sinh đắt đỏ

Với kinh nghiệm tổ chức thành công hơn 1000 sự kiện, Vietwind xin chia sẻ tình huống phát sinh trong tổ chức sự kiện mà rất nhiều người mắc phải: đó chính là phát sinh thời gian. Rất nhiều trường hợp do khách mời đến quá muộn khiến cho chương trình kéo dài hơn so với dự tính. Kết quả là bạn sẽ mất thêm một khoản chi phí kha khá cho các địa điểm tổ chức hội thảo.

VII. Top 10 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín nhất tại Hà Nội

Tổ chức sự kiện thành công và để làm hài lòng toàn bộ khách mời không phải là một điều đơn giản ngay cả với các chuyên viên sự kiện. Tuy nhiên, nếu bạn không phải là một chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và đang phải đau đầu với hàng tá vấn đề cần giải quyết cho sự kiện của mình. Tại sao lại không tìm đến lời khuyên của các chuyên gia thực sự ?

Cùng tham khảo danh sách top 10 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín nhất tại Hà Nội

1. Công ty tổ chức sự kiện Hòa Bình

HoabinhTourist & Convention là công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội chuyên nghiệp gắn liền với nhiều sự kiện hội nghị, hội thảo quan trọng như: Hội nghị châu Á Thái Bình Dương về lĩnh vực Công nghệ thông tin, Hội nghị APEC Hội nghị tổng cục thống kê ASEAN… Bên cạnh đó, HoabinhTourist & Convention còn là đối tác quen thuộc của các Ban, Bộ, Ngành và các cơ quan trực thuộc quản lý của Nhà nước.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: 29 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam
Hotline: 0913.311.911
Website: http://www.hoabinhgroup.com/

2. Công ty tổ chức sự kiện Vietwind

Vietwind là một công ty tổ chức sự kiện lớn tại Hà Nội được nhiều khách hàng cùng các đối tác đánh giá cao về cả uy tín và chất lượng dịch vụ. Vietwind gây ấn tượng với kinh nghiệm tổ chức các event lớn, có lượng tham gia lên đến hàng nghìn người cho các doanh nghiệp lớn tại KCN Thăng Long 1 – 2, KCN Đông Anh, KCN Nội Bài, KCN Quang Minh, KCN VSIP…

Bên cạnh đó, đây cũng là đơn vị đã từng tổ chức thành công hơn 1000 events với các loại hình sự kiện đa dạng: Lễ kỷ niệm thành lập, khai trương khánh thành, tiệc cuối năm, hội thảo, hội nghị, họp lớp, họp khóa, Tết Trung thu, sinh nhật…

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: 25 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Hotline: 0969.777.981
Website: https://vietwindevent.vn/

3. Công ty cổ phần Truyền thông và Giải trí Ngôi Sao Việt

Chuyên cung cấp các dịch vụ:

  • Tổ chức sự kiện (Tổ chức sự kiện, KOLs trong sự kiện, Cho thuê thiết bị sự kiện…)
  • Quảng cáo (Dựng viral clip, Quay TVCs, Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu …)
  • Truyền thông (Booking báo , Lập kế hoạch truyền thông ….)
  • Xây dựng thương hiệu ( Tư vấn chiến lược, Lên ý tưởng triển khai …)
  • Tư vấn chiến lược marketing

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: Khu đô thị Trung Hòa Nhân Chính – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 0973.219.448
Website: https://vietstarmedia.net.vn/

4. Công ty tổ chức sự kiện Star Event

Star Event là công ty tổ chức sự kiện Hà Nội chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng, tiệc cuối năm, tiệc khai xuân, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ khởi công, động thổ, chạy roadshow, hội chợ triển lãm, các chương trình nghệ thuật, sự kiện cộng đồng… Star Event cũng cung cấp nhân sự và thiết bị phục vụ sự kiện.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: Tầng 10 Tòa Tháp Thành Công, 57 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội.
Hotline: 0904 376 116
Website: https://starevent.vn/

5. Công ty tổ chức sự kiện Rồng Việt

Là công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội có kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện mang tầm khu vực và quốc tế như chương trình truyền hình trực tiếp lễ ra mắt Quỹ từ thiện ITA hay Giải thi đấu Wushu thế giới lần thứ 8 diễn ra tại Hà Nội.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: 28 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội
Hotline: 0868.610.068
Website: https://www.sukienrongviet.vn/

6. Công ty tổ chức sự kiện Tuấn Việt Media

Được thành lập năm 2010, Tuấn Việt Media chuyên tổ chức lễ khởi công, khai trương khánh thành, ra mắt sản phẩm, hội thảo hội nghị, chạy roadshow, Tết Trung thu… Cũng như Sự kiện Rồng Việt, Tuấn Việt Media chuyên cho thuê các loại thiết bị và cung cấp nhân sự sự kiện.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: Tòa 17T5, Hoàng Đạo Thúy, Hà Nội
Hotline: 0964 12 8687
Website: https://sukientuanviet.com/

7. Công ty cổ phần quảng cáo giải pháp Việt Nam Solution

Solution chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức khai trương – khánh thành, ra mắt sản phẩm, khởi công động thổ, roadshow, biểu diễn nghệ thuật…Bên cạnh đó, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực truyền thông với các dịch vụ đa dạng khác như: sản xuất TVC, booking quảng cáo, thiết kế in ấn, thi công quảng cáo, nội thất.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: Tầng 8 số 14 Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Hotline: 0976 602 468
Website: http://solution.com.vn/

8. Công ty tổ chức sự kiện Hanoi Skyteam

Hanoi Skyteam là một trong các công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức event kết hợp với du lịch và team building. Các dịch vụ chính bao gồm: Tổ chức tổng kết cuối năm, tổ chức hội thảo, hội nghị, tri ân khách hàng, tổ chức team building, tổ chức du lịch truyền thống nội địa & quốc tế.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: Số 5 Lý Nam Đế, Hoàn Kiếm, Hà Nôi
Hotline: 0903 209 712
Website: http://hanoiskyteam.com/

9. Công ty sự kiện MTD Việt Nam

Nhắc đến các công ty tổ chức sự kiện Hà Nội chuyên nghiệp không thể không nhắc đến Công ty Cổ phần MTD Việt Nam. Bên cạnh 8 năm kinh nghiệm hoạt động, MTD Việt Nam còn được biết đến là Event Agency đầu tiên có đội múa lân sự rồng tại khu vực phía Bắc.

MTD Việt Nam chuyên tổ chức lễ khởi công – động thổ, khai trương – khánh thành, các sự kiện giới thiệu sản phẩm mới, chạy roadshow, hội chợ triển lãm…

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: Số 2/346 Vĩnh Hưng, Hoàng Mai, Hà Nội
Hotline: 096 9669 246
Website: www.mtd.com.vn/

10. Công ty Tổ chức Sự kiện Hà Nội

Công ty TNHH Tổ chức Sự kiện Hà Nội cung cấp dịch vụ toàn diện về truyền thông và phát triển thương hiệu. Các dịch vụ bao gồm: Nghiên cứu, phân tích thị trường; Xây dựng chiến lược PR, truyền thông; Phát triển quan hệ công chúng; Tư vấn & thiết kế quảng cáo, hệ thống nhận diện thương hiệu; Dàn dựng văn nghệ quần chúng, chương trình lễ hội… Ngoài ra, công ty cũng cho thuê, cung cấp nhân sự, thiết bị sự kiện.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ: Ngõ 250 Nguyễn Xiển, Hạ Đình, Thanh Xuân, Hà Nội
Hotline: 0916 406 986
Website: http://dichvutochucsukien.com.vn/

Người ta thường ví công việc tổ chức sự kiện giống như ” làm dâu trăm họ ” với vô số những áp lực và cả những thách thức luôn đè nặng trên vai người tổ chức sự kiện. Một khi bạn đã quyết định sẽ trở thành một event planner, dù chuyên nghiệp hay đơn giản chỉ là tổ chức sự kiện cho đơn vị, doanh nghiệp của mình, bạn cũng nên trang bị cho mình đầy đủ những kĩ năng cần thiết. Đặc biệt là kĩ năng lên kế hoạch và xử lý các tình huống phát sinh bất ngờ.

Hy vọng cẩm nang đúc kết toàn bộ kiến thức về ngành tổ chức sự kiện của chúng tôi sẽ trang bị cho bạn đầy đủ kiến thức, kĩ năng để có chương trình thành công !

Tuy nhiên, nếu bạn không phải là một chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và đang phải đau đầu với hàng tá vấn đề cần giải quyết cho buổi sự kiện của mình. Tại sao lại không tìm đến lời khuyên của các chuyên gia thực sự? Hãy nhớ rằng, Vietwind luôn sẵn sàng tư vấn và đưa ra những giải pháp hoàn toàn miễn phí giúp bạn.

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan