Hiện nay, tổ chức hội thảo đang là công cụ tiếp thị, truyền thông vô cùng hiệu quả đối với chiến lược kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, sự thành công của một chương trình hội thảo phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố và đòi hỏi bạn phải là một người biết lên kế hoạch và quản lý công việc thật hiệu quả. Chỉ một sai lầm nhỏ cũng có thể khiến chương trình diễn ra không được suôn sẻ và “tồi tệ” hơn là lưu lại ấn tượng xấu với những vị khách. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ ra 7 sai lầm nghiêm trọng thường thấy khi tự tổ chức hội thảo.
7 sai lầm thường mắc phải khi tự tổ chức hội thảo
1. Cố gắng tiết kiệm chi phí tổ chức hội thảo
2. Thiếu tinh tế trong việc xử lý các tình huống phát sinh bất ngờ
3. Kịch bản tổ chức hội thảo nhàm chán, thiếu sáng tạo
4. Thiếu hiểu biết về các thiết bị tổ chức hội thảo
5. Cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người
6. Đội ngũ nhân sự thiếu kinh nghiệm
7. Chi phí phát sinh đắt đỏ
Xem thêm bài viết: Khuyến mại tổ chức sự kiện tại Trung tâm hội nghị quốc gia – Độc quyền tại Vietwind.
7 sai lầm nghiêm trọng các doanh nghiệp thường mắc phải khi tự tổ chức hội thảo
1. Cố gắng tiết kiệm chi phí tổ chức hội thảo
Bất kì vị sếp nào cũng hy vọng bạn có thể tổ chức hội thảo thật hoàng tráng, ấn tượng với mức kinh phí thật thấp. Nếu như trong đầu bạn đang có những ý tưởng thật táo bạo, đột phá cho chương trình thì sáng kiến đó sẽ bị “dập tắt” ngay khi sếp đưa cho bạn bảng ngân sách chi tiêu cho tổ chức hội thảo. Lúc này, bạn buộc phải tìm kiếm các đơn vị cung cấp dịch vụ rẻ nhất.
Bạn có thể dễ dàng lấy được những bảng báo giá từ các đơn vị khác nhau và không khó để chọn được dịch vụ tổ chức hội thảo rẻ nhất. Tuy nhiên, liệu bạn có chọn đúng đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất? Một sự thật hiển nhiên là giá cả và chất lượng dịch vụ luôn song hành với nhau. Giá rẻ liệu có đi đôi cùng chất lượng tốt? Chắc hẳn trong đầu bạn đã tự có câu trả lời.
Một hội thảo được tổ chức chuyên nghiệp sẽ lưu lại ấn tượng tốt với khách mời
Lời khuyên dành cho bạn: Hãy thuyết phục sếp chi ra một mức ngân sách hợp lý để đảm bảo chất lượng tổ chức hội thảo. Những dịch vụ giá rẻ mặc dù sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoản ngân sách kha khá nhưng cũng có thể phá hỏng toàn bộ chương trình và công sức bạn đã bỏ ra để lên kế hoạch. Bạn biết điều tồi tệ nhất là gì không? Điều đó sẽ mang lại những trải nghiệm không mấy tốt đẹp và lưu lại ấn tượng xấu với khách mời cũng như sếp của bạn.
2. Thiếu tinh tế trong việc xử lý các tình huống phát sinh bất ngờ
Cho dù bạn là người giỏi trong việc lên kế hoạch và quản lý mọi thứ nhưng liệu rằng bạn có đủ khả năng để ứng phó với mọi tình huống bất ngờ có thể xảy ra khi tổ chức hội thảo trong khi vừa phải bao quát toàn bộ các công việc khác.
Bạn sẽ làm gì khi có hơn một nửa số lượng khách mời đến sớm hơn so với dự kiến trong khi các hạng mục vẫn chưa sẵn sàng? Sẽ ra sao nếu như chiếc bánh khai tiệc vô tình bị hỏng trong quá trình vận chuyển hay những thiết bị sự kiện bất ngờ gặp trục trặc? Mặc dù đây chỉ là những tình huống phát sinh mà bạn nghĩ chưa chắc sẽ xảy ra. Không may mắn thay, xác suất của nhưng tình huống này xảy ra khá cao. Kể cả những người tổ chức hội thảo chuyên nghiệp nhất cũng khó tránh khỏi những tình huống như vậy.
3. Kịch bản tổ chức hội thảo nhàm chán, thiếu sáng tạo
Một kịch bản tổ chức hội thảo với những nội dung quen thuộc, nhàm chán rất dễ khiến cho khách mời của bạn cảm thấy buồn ngủ hoặc muốn bỏ về giữa chừng khi chương trình còn chưa kết thúc. Ngược lại, một kịch bản với những nội dung hấp dẫn sẽ giữ chân khách mời đến những phút cuối cùng.
Vậy thế nào là một kịch bản tổ chức hội thảo hấp dẫn?
Một kịch bản hay được xây dựng dựa trên một ý tưởng “đắt giá”. Nó được coi là xương sống, góp phần định hình cho cả một chương trình, đồng thời truyền tải thông điệp mà bạn mong muốn.
Tổ chức hội thảo không thể thiếu một Key moment độc đáo, ấn tượng. Key moment, hay còn gọi là tiết mục điểm nhấn là yếu tố quyết định sự thành công của chương trình. Lựa chọn một Key moment đủ thu hút và gây bất ngờ lớn cho khách mời sẽ tạo nên những khoảnh khắc ấn tượng và in sâu vào tâm trí toàn bộ khán giả.
Sự xuất hiện của ca sĩ nổi tiếng cũng có thể tạo nên một key moment ấn tượng
4. Thiếu hiểu biết về các thiết bị tổ chức hội thảo
Có thể bạn biết rõ nên sử dụng những thiết bị gì để tự tổ chức một chương trình hoàn chỉnh. Tuy nhiên, liệu bạn có biết rằng mỗi một thiết bị sự kiện lại được phân loại theo từng tiêu chuẩn khác nhau tương ứng với quy mô lớn nhỏ buổi hội thảo. Nếu như không phải là một chuyên gia trong ngành, bạn sẽ khó có thể phân biệt được từng loại thiết bị.
Đừng nghĩ rằng bạn đã vô tình “ vớ bở” khi tìm được chỗ thuê thiết bị thiết bị tổ chức hội thảo giá rẻ hơn gấp vài lần so với các đơn vị khác. Bởi, nếu như sử dụng những thiết bị này thì rất tiếc chương trình của bạn đã thất bại ngay từ khi chưa bắt đầu. Đã quá muộn để bạn nhận ra rằng thiết bị âm thanh không đáp ứng đủ công suất cho một chương trình hội thảo ngoài trời, nhà bạt nhà, không gian quá cũ và kém sang hay backdrop, standee thì bị nhàu nhĩ do in từ các vật liệu kém chất lượng.
5. Cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người
Có một sự thật hiển nhiên là công việc tổ chức hội thảo chẳng khác nào “làm dâu trăm họ”. Khi bắt đầu lên kế hoạch tổ chức hội thảo, bạn sẽ phải tiếp nhận vô số yêu cầu từ các lãnh đạo trong công ty từ ban giám đốc cho đến các phòng ban. Không thể phủ nhận rằng những yêu cầu đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng cho buổi hội thảo.
Tuy nhiên, 9 người 10 ý. Sẽ thật khó khăn cho bạn khi phải xây dựng một chương trình có thể làm hài lòng tất cả những vị sếp nhất là khi bạn không phải một chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức hội thảo. Cho dù bạn đã bỏ ra nhiều công sức và cố gắng để sự kiện diễn ra thật suôn sẻ thì sau chương trình, vẫn sẽ có những lời khen chê khác nhau khiến bạn phải đau đầu.
6. Đội ngũ nhân sự thiếu kinh nghiệm
Thông thường, để tiết kiệm tối đa chi phí tổ chức hội thảo, các doanh nghiệp thường sử dụng ngay chính nguồn nhân lực công ty để hỗ trợ sự kiện. Họ sẽ lựa chọn những thành viên hoạt ngôn và có tài ăn nói để làm MC cho hội thảo đó hay những nhân viên nữ có ngoại hình ổn để thực hiện các công viên liên quan đến tiếp đón khách mời như những PG.
Tuy nhiên, bạn có biết?
Một PG lúng túng, kém chuyên nghiệp trong quá trình tiếp đón có thể tạo ấn tượng không tốt cho khách mời trong hội thảo. Hay một MC thiếu kinh nghiệm có thể khiến chương trình của bạn bị đảo lộn hoàn toàn so với kế hoạch ban đầu.
Đội ngũ PG chuyên nghiệp đón tiếp khách mời chu đáo góp phần không nhỏ làm nên thành công của buổi hội thảo
7. Chi phí phát sinh đắt đỏ
Cứ ngỡ rằng bạn đã tiết kiệm được một khoản chi phí lớn cho công ty khi đứng ra tự tổ chức hội thảo. Tuy nhiên, một sự kiện thường đi kèm với nhiều yếu tố phát sinh bất ngờ kéo theo những chi phí phát sinh đắt đỏ.
Với kinh nghiệm tổ chức thành công hơn 1000 sự kiện, Vietwind xin chia sẻ tình huống phát sinh trong tổ chức hội thảo mà rất nhiều doanh nghiệp mắc phải: đó chính là phát sinh thời gian. Rất nhiều trường hợp do khách mời đến quá muộn khiến cho chương trình kéo dài hơn so với dự tính. Kết quả là bạn sẽ mất thêm một khoản chi phí kha khá cho các địa điểm tổ chức hội thảo.
Tuy nhiên, nếu bạn thuê một đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp, những vấn đề phát sinh trong khâu quản lý và tổ chức sẽ hoàn toàn biến mất. Bởi họ sẽ phải chịu trách nhiệm toàn bộ các công việc cũng như mọi chi phí phát sinh do các vấn đề xảy ra trong khâu tổ chức.
Tổ chức hội thảo thành công và để làm hài lòng toàn bộ khách mời không phải là một điều đơn giản ngay cả với các chuyên viên sự kiện. Tuy nhiên, nếu bạn không phải là một chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức hội thảo và đang phải đau đầu với hàng tá vấn đề cần giải quyết cho buổi hội thảo của mình. Tại sao lại không tìm đến lời khuyên của các chuyên gia thực sự? Hãy nhớ rằng, Vietwind luôn sẵn sàng tư vấn và đưa ra những giải pháp hoàn toàn miễn phí giúp bạn.
