5 sai lầm khi tự tổ chức sự kiện: Ai cũng mắc nhưng không phải ai cũng biết

Để tiết kiệm chi phí, nhiều doanh nghiệp thường huy động nhân viên của mình tự tổ chức các sự kiện đơn giản. Thế nhưng vì là “cây nhà lá vườn”, kỹ năng và kinh nghiệm tổ chức sự kiện còn thiếu và yếu nên không thể tránh khỏi sai lầm, rủi ro trong quá trình tổ chức, gây nên những ảnh hưởng nghiêm trọng, nhất là đến hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp.

Dưới đây là 5 sai lầm các doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện thường hay mắc phải. Liệu bạn có thấy thấp thoáng bóng dáng mình ở đâu đó?

5 sai lầm khi tự tổ chức sự kiện: Ai cũng mắc nhưng không phải ai cũng biết

Sai lầm số 1: Lối mòn ý tưởng

Không khó để nhận ra nhiều công ty vẫn xào nấu lại các ý tưởng cũ vào trong các sự kiện thường niên của mình, có chăng chỉ là khác nhau về địa điểm tổ chức. Tuy nhiên, ăn mãi một món cũng “ngán”. Chẳng có khách mời nào hứng thú tham dự một event khi mà họ đã đoán biết trước được trình tự của chương trình sẽ diễn ra như thế nào. Và họ sẽ nghĩ về doanh nghiệp bạn ra sao? Thiếu sáng tạo và không chịu thay đổi? Thật khó để mở rộng mối quan hệ hợp tác một khi khách mời đã có ấn tượng không mấy tốt đẹp như thế.

Không thể phủ nhận nhân viên công ty chính là những người am hiểu nhất về doanh nghiệp mình, họ nắm bắt được điều gì là phù hợp với doanh nghiệp, cũng như dễ dàng thể hiện được thông điệp mà doanh nghiệp mong muốn truyền tải thông qua sự kiện đó. Tuy nhiên, không giống như những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên thường là những người thiếu cả trải nghiệm và kinh nghiệm thực tế, họ khó có thể cập nhật, nắm bắt và nảy ra những ý tưởng mới mẻ, sáng tạo.

Nếu mãi khép kín tư duy trong một chiếc hộp, làm sao bạn có thể nảy ra những ý tưởng mới?

Chính vì thế, bên cạnh một đội ngũ “cây nhà lá vườn”, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn hợp tác với các công ty sự kiện và điều này thực sự đem lại hiệu quả. Với kinh nghiệm làm việc cho nhiều khách hàng, lĩnh vực cũng như các thể loại sự kiện khác nhau, công ty sự kiện có thể tư vấn cho bạn những ý tưởng, công nghệ, chiến dịch… phù hợp nhưng vẫn đảm bảo sự tươi mới, sáng tạo và nắm bắt đúng xu hướng thị trường, đây cũng là cơ hội để nhân viên của bạn học hỏi, trau dồi kinh nghiệm cho các event nhỏ của mình. Như vậy chẳng phải sẽ gây ấn tượng hơn hẳn những lối mòn xưa nay bạn vẫn áp dụng vào sự kiện của mình hay sao?

Sai lầm số 2: Đặt bút ký những bản hợp đồng không rõ ràng

Khi ký hợp đồng với các bên cung cấp dịch vụ, bạn phải thật cẩn thận, tỉ mỉ trong việc xem xét các dịch vụ và điều khoản đi kèm. Chẳng hạn: Giá dịch vụ của thời điểm ký hợp đồng và thời điểm sử dụng dịch vụ có thay đổi hay không? Nếu bên in ấn in sai mẫu thì phải chịu trách nhiệm như thế nào, nếu đơn vị cho thuê âm thanh ánh sáng cung cấp không đúng chủng loại thiết bị thì đền bù ra sao? Tuyệt đối tránh các cụm từ không rõ nghĩa như “sẽ được thỏa thuận” hoặc “sẽ được giải quyết tùy tình huống xảy ra”, điều này dẫn đến rất nhiều cách lý giải và gây ra những rắc rối không đáng có.

Sai lầm số 3: Không có phương án dự phòng và quản lý rủi ro

Đây là một sai lầm mà phần lớn những người có kinh nghiệm tổ chức sự kiện non nớt rất hay mắc phải. Nên nhớ rằng, cho dù bạn lên kế hoạch, checklist và chuẩn bị mọi công việc kỹ lưỡng ra sao thì hơn bất cứ lĩnh vực nào, tổ chức sự kiện vẫn luôn là một công việc cực kỳ dễ phát sinh những thứ không lường trước. Bạn sẽ làm gì nếu MC chương trình đến muộn? Biện pháp nào khả thi cho một sự kiện được tổ chức ngoài trời bỗng nhiên đổ cơn mưa? Không có phương án dự phòng và quản lý trước những rủi ro này đồng nghĩa với bạn đã tự đặt cho sự kiện của mình một dấu chấm hết. Chính điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến “bộ mặt” của doanh nghiệp và dù bạn có nói rằng mình sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm đi chăng nữa thì đã không còn cách nào cứu vãn được.

Không có phương án dự phòng & quản lý rủi ro – sai lầm của phần lớn những người thiếu kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Ngay cả những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng chưa bao giờ dám khẳng định 100% không có bất kỳ sự cố nào xảy ra trong event họ đảm nhận. Tuy nhiên, điều khác biệt duy nhất ở đây là nhờ có kỹ năng và kinh nghiệm dày dạn, họ luôn có sẵn phương án dự phòng hoặc cách xử lý nhạy bén cho những tình huống xấu nhất.

Sai lầm số 4: Thuê các hạng mục nhỏ lẻ từ nhiều nhà cung cấp

Nhiều người thường cho rằng, việc thuê thiết bị âm thanh ánh sáng một nơi, lắp đặt sân khấu một nơi, bàn ghế hội trường một nơi sau khi đã so sánh bảng giá là tiết kiệm được chi phí. Chưa biết số tiền tiết kiệm được là bao nhiêu nhưng chắc chắn một điều rằng việc này khiến họ rất mất thời gian khi phải quản lý và làm việc với nhiều đối tác cùng lúc.

Thực tế, việc thuê từng hạng mục nhỏ lẻ sẽ không thể rẻ bằng thuê dịch vụ trọn gói từ một công ty tổ chức sự kiện bởi nhờ kinh nghiệm làm việc với các nhà cung cấp khác nhau, họ là người am hiểu nhất về giá cả, chất lượng dịch vụ của từng nhà cung cấp. Bên cạnh đó, công ty sự kiện cũng sẽ có được mức giá ưu đãi hơn bởi họ đã trở thành khách quen của các nhà cung cấp, thậm chí được ưu tiên đáp ứng hầu như ngay lập tức các yêu cầu đột xuất về thuê thiết bị gấp hay vận chuyển vào giữa đêm hoặc không tính chi phí thuê quá giờ.

Hơn nữa, khi được “quy về một mối” mọi thứ sẽ được quản lý dễ dàng hơn. Bạn chỉ cần liên hệ một đầu mối duy nhất là công ty sự kiện và sau đó có thể rảnh tay lo các công việc khác.

Sai lầm số 5: Dựa vào bảng giá để đưa ra quyết định

Là người mua hàng, bạn luôn có quyền cân đo đong đếm giữa các nhà cung cấp để lựa chọn cho mình một dịch vụ với chi phí tiết kiệm nhất. Tuy nhiên, riêng với tổ chức sự kiện, giá rẻ chưa bao giờ nên là yếu tố quyết định. Cùng là thiết bị che chắn nhưng lều bạt đơn giản sẽ không thể so sánh với hệ thống nhà giàn vững chắc. Cùng là người dẫn chương trình nhưng có MC trên 5 năm kinh nghiệm, có những MC chỉ là “lính mới”. Cùng là gói tổ chức team building nhưng “trò chơi tập thể” và “trò chơi xây dựng, gắn kết đội ngũ” là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Một người mua hàng thông minh không bao giờ dựa vào mức giá để đưa ra quyết định. Họ sẽ dựa trên giá trị mỗi nhà cung cấp đem lại và lựa chọn những sản phẩm dịch vụ chất lượng, hiệu quả với chi phí phù hợp nhất.

Trên đây là 5 trong số rất nhiều sai lầm mà những người còn thiếu và yếu kinh nghiệm tổ chức sự kiện trong các doanh nghiệp thường hay mắc phải. Thông qua 5 sai lầm này, có thể thấy, để tiết kiệm được một khoản chi phí, thực chất doanh nghiệp đã phải “đánh đổi” rất nhiều thứ: không chỉ là thời gian, công sức của nhân viên mà còn là hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp. Chính vì những sai lầm kể trên, trước khi tổ chức bất cứ một sự kiện nào, thiết nghĩ các doanh nghiệp có nên chăng cần cân nhắc kỹ về việc tự mình tổ chức hay chọn thuê các công ty tổ chức sự kiện bên ngoài?

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan