Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như thế nào?

Yếu tố quyết định thành công của một sự kiện chính là nhờ vào sự chuyên nghiệp trong khâu thực hiện tổ chức. Vậy cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như thế nào? Làm sao để khi kết thúc sự kiện, khách mời của bạn cảm thấy ấn tượng và nhớ mãi? Bí quyết nằm ở 7 yếu tố quan trọng sau đây.

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với 7 yếu tố

1. Chủ đề sự kiện đắt giá

Chủ đề hay ý tưởng/ concept được coi là xương sống, góp phần định hình cho cả một sự kiện. Muốn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đồng nghĩa với việc bạn không thể thiếu đi một chủ đề “đắt giá”. Yếu tố đắt giá được thể hiện trên hai khía cạnh: Thứ nhất, chủ đề phải bám sát mục đích, mục tiêu của sự kiện. Thứ hai, chủ đề cần mang tính đột phá, sáng tạo và độc đáo để thu hút khách tham dự.

to-chuc-su-kien-chuyen-nghiep-concept-vietwind

2. Kịch bản chương trình hấp dẫn

Một kịch bản chương trình với những nội dung quen thuộc và nhàm chán rất dễ khiến cho khách mời của bạn cảm thấy buồn ngủ, hoặc muốn bỏ về giữa chừng khi sự kiện còn chưa kết thúc. Ngược lại, một kịch bản với những nội dung hấp dẫn, ấn tượng sẽ giữ chân khách ở lại đến những phút cuối cùng.

Các nội dung trong chương trình cần được diễn đạt một cách rõ ràng, dễ nhớ, dễ để lại dấu ấn sâu đậm trong tâm trí người tham dự. Bên cạnh đó, nội dung cần được dẫn dắt tốt, có sự liên kết và gần gũi với tâm lý của khách mời. Và tuyệt vời hơn nữa, một kịch bản hấp dẫn là một kịch bản có thể khiến người tham dự đi hết từ ngạc nhiên này đến ngạc nhiên khác, không ngừng cuốn hút từ đầu đến cuối chương trình.

3. Key moment độc đáo, ấn tượng

Key moment, hay tiết mục điểm nhấn, là yếu tố sống còn quyết định thành bại cho một sự kiện. Việc bạn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, thành công hay không sẽ được đánh giá dựa vào key moment mà bạn lựa chọn có đủ thu hút và tạo bất ngờ lớn cho khách tham dự sự kiện? Vì vậy, hãy chú trọng đến việc tạo ra những khoảnh khắc ấn tượng bằng một key moment thật độc đáo và gây nên hiệu ứng “Wow!” cho toàn bộ khán giả.

to-chuc-su-kien-chuyen-nghiep-key-moment-vietwind

4. Thiết kế sáng tạo

Theo những nghiên cứu mới nhất chỉ ra, con người đang ngày càng có xu hướng thích “xem” hơn là “đọc”. Một hình ảnh ấn tượng, súc tích sẽ gây ấn tượng và truyền đạt thông điệp tốt hơn hàng vạn từ ngữ.

Vì vậy, khi tổ chức sự kiện, bạn hãy thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng hình ảnh bằng những thiết kế thật sáng tạo, tạo hiệu ứng mạnh về thị giác và khiến người xem bị cuốn hút ngay từ cái nhìn đầu tiên. Khi đó, chẳng cần nói gì nhiều, thương hiệu của bạn đã đủ sức len lỏi và chiếm một vị trí đặc biệt trong tâm trí khách mời.

to-chuc-su-kien-chuyen-nghiep-design-vietwind

5. Địa điểm lý tưởng

Địa điểm tổ chức sự kiện chính là không gian diễn ra sự kiện đó. Một địa điểm lý tưởng sẽ bao gồm các yếu tố: Phù hợp với lượng khách tham dự, phù hợp với nội dung chương trình, dễ dàng tìm kiếm, giao thông thuận tiện. Và hơn hết là các dịch vụ tiện ích như ăn uống, lưu trú, nghỉ ngơi, giải trí phải thực sự chất lượng, khiến cho khách mời cảm thấy hài lòng, thoải mái.

to-chuc-su-kien-chuyen-nghiep-dia-diem-vietwind

6. Thiết bị chất lượng, hiện đại

Đương nhiên, việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không thể thiếu đi những thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu… chất lượng và hiện đại. Các thiết bị này cần được thường xuyên kiểm tra tình trạng sử dụng và thay mới khi cần thiết.

to-chuc-su-kien-chuyen-nghiep-sound-vietwind

Đừng để đến khi bắt đầu chương trình, bạn mới phát hiện ra loa rè, mic hỏng hay máy chiếu không hoạt động. Đây đều là những tình huống khủng khiếp và khủng khiếp hơn nữa nếu sự kiện bạn tổ chức là một chương trình hội thảo, hội nghị. Và đừng quên, thiết bị sự kiện luôn phải được lắp đặt cẩn thận, an toàn.

7. Nhân sự chuyên nghiệp

Sau khi đã lựa chọn được một chủ đề đắt giá, một key moment độc đáo, một kịch bản hấp dẫn và chuẩn bị địa điểm, thiết bị xong xuôi… thì yếu tố cuối cùng giúp bạn trả lời câu hỏi làm thế nào để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là nhân sự sự kiện.

Một PG kém chuyên nghiệp có thể tạo ấn tượng không tốt cho khách hàng trong lễ ra mắt sản phẩm mới. Một MC thiếu kinh nghiệm có thể khiến chương trình của bạn bị đảo lộn mọi trình tự không giống như ban đầu. Thế nhưng một đội ngũ faci nhiệt huyết, sẵn sàng phục vụ hết mình sẽ khiến cho khách mời hài lòng mà có thể quên đi một vài sai sót nhỏ nhặt khác.

Do đó, hãy kỹ càng tuyển chọn những nhân sự chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, giúp cho sự kiện của bạn được diễn ra suôn sẻ, thành công nhất.

Với 7 yếu tố trên đây, chắc hẳn bạn đã biết cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như thế nào để gây ấn tượng và khiến khách tham dự nhớ mãi. Cũng đừng quên rằng, nếu bạn đang có bất kỳ khó khăn nào khác cần trợ giúp, hãy liên hệ để được Vietwind tư vấn, hỗ trợ ngay, đảm bảo sự hoàn hảo, hiệu quả nhất cho event của bạn nhé.

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan