Kịch bản tổ chức chương trình hội nghị tri ân khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng là sự kiện quan trọng, giúp doanh nghiệp tạo dựng quan hệ vững chắc với khách hàng thân thiết, đồng thời thu hút thêm khách hàng tiềm năng. Và để tổ chức chương trình thành công thì trước tiên, bạn cần chuẩn bị một kịch bản tổ chức chương trình hội nghị tri ân khách hàng cụ thể, chi tiết.

Nếu bạn chưa biết xây dựng kịch bản tổ chức hội nghị tri ân khách hàng như thế nào, hãy tham khảo ngay những nội dung Vietwind chia sẻ dưới đây nhé.

Kịch bản tổ chức chương trình hội nghị tri ân khách hàng

1. Phần lễ chương trình

2. Phần hội chương trình

Kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức

2. Tính toán ngân sách

3. Nhân sự sự kiện

Kịch bản tổ chức chương trình hội nghị tri ân khách hàng

Mỗi kịch bản chương trình hội nghị tri ân khách hàng thường được chia làm 2 loại, gồm:

• Kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng tổng quát: Bao quát hết tất cả các nội dung của một chương trình, được giao cho người điều hành sự kiện để quản lý lịch trình, và bộ phận âm thanh, ánh sáng, trình chiếu nắm bắt nội dung để điều chỉnh các thiết bị cho phù hợp.
• Kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết: Còn được gọi là kịch bản MC, với nội dung gồm lời dẫn của MC và phần phân công công việc cho ekip tổ chức sự kiện.

Sau đây là nội dung của một kịch bản chương trình hội nghị khách hàng tổng quát.

1. Phần lễ chương trình tổ chức hội nghị khách hàng

Phần lễ chương trình tổ chức hội nghị khách hàng thường diễn ra trong vòng 1 tiếng đồng hồ, bao gồm những nội dung sau:

• Tiếp đón khách mời: Bố trí lễ tân đón khách mời từ cổng vào, hướng dẫn khách đăng ký và cài hoa lên áo cho khách. Sau đó hướng dẫn khách đến khu vực backdrop để check-in và vào khu vực tiệc nhẹ (nếu có).
• Lễ tân hướng dẫn khách vào khu vực hội trường chính, ổn định chỗ ngồi
• Tiết mục biểu diễn nghệ thuật của ca sĩ hoặc nhóm múa
• MC tuyên bố lý do, giới thiệu khách mời và đại biểu
• Trình chiếu clip nhìn lại chặng đường hoạt động của doanh nghiệp
• MC mời đại diện công ty lên phát biểu
• Đại diện công ty khui sâm panh, thực hiện nghi thức khai tiệc
• Khách tham dự dùng tiệc

Đại diện công ty khui sâm panh khai tiệc

2. Phần hội chương trình tổ chức hội nghị khách hàng

Phần hội thường được diễn ra trong 1,5 đến 2 tiếng đồng hồ, sau khi khách tham dự dùng xong tiệc, bao gồm những nội dung sau:

• Chương trình biểu diễn văn nghệ sôi động, đặc sắc nhất
• Gameshow sân khấu vui nhộn
• Chương trình Lucky draw – Bốc thăm may mắn
• Tặng quà, chụp ảnh kỷ niệm
• Đưa tiễn khách ra về

Ngoài các nội dung chính kể trên, khi xây dựng kịch bản hội nghị khách hàng bạn cần lưu ý rằng chương trình phải gắn liền với chủ đề, mục đích tổ chức mà công ty đặt ra. Đồng thời lấy khách hàng làm trọng tâm và tạo ấn tượng sâu đậm trong tâm trí khách hàng bằng những tiết mục ấn tượng, hấp dẫn.

Nhóm nhảy biểu diễn chuyên nghiệp trong chương trình hội thảo ra mắt nhà phân phối của Hải Anh Computers

Kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng

Bên cạnh kịch bản chương trình tri ân khách hàng chi tiết, thì khâu tổ chức thực hiện vẫn là yếu tố then chốt quyết định thành công của chương trình. Hội nghị khách hàng là cơ hội để bạn khẳng định sự uy tín của thương hiệu, tạo ấn tượng tốt đẹp về hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Vì vậy, đừng để một vài bất cẩn nho nhỏ của bạn khiến cho chương trình tồn tại những hạt sạn đáng tiếc. Hãy ghi nhớ những kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng sau đây để đảm bảo chương trình diễn ra thành công, suôn sẻ.

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Một địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng phù hợp là địa điểm có khả năng chứa đủ lượng khách mời dự kiến, dễ dàng tìm kiếm và thuận tiện trong việc di chuyển. Đặc biệt, hội nghị khách hàng là cơ hội để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty. Vì vậy, các khách sạn cao cấp tiêu chuẩn 4 – 5 sao là nơi lý tưởng mà các doanh nghiệp thường nhắm tới. Không chỉ mang đến sự sang trọng, đẳng cấp, mà các khách sạn này còn có điều kiện tốt nhất về phục vụ, tiện nghi.

Intercontinental Hanoi Westlake – Địa điểm tổ chức nghị khách hàng đạt chuẩn 5 sao

2. Tính toán ngân sách hợp lý

Ngân sách sự kiện luôn là vấn đề đau đầu cho người lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng. Bạn cần cân đối giữa việc sử dụng ngân sách và hiệu quả sự kiện mang lại, làm sao đảm bảo chi phí thực hiện thấp nhất nhưng chất lượng luôn ở mức tốt nhất. Hãy dựa trên mục tiêu tổ chức sự kiện của công ty để tính toán chi tiết những hạng mục chi phí cần bỏ ra cho chương trình.

3. Nhân sự sự kiện

Có thể nói, với chương trình tổ chức hội nghị khách hàng thì PG, lễ tân chính là “bộ mặt” của công ty, là ấn tượng đầu tiên của khách mời đối với doanh nghiệp. Vì vậy, đội ngũ lễ tân, PG cần phải có tác phong làm việc chuyên nghiệp, tận tâm. Đồng thời, người phụ trách điều hành sự kiện phải luôn lường trước được các tình huống có thể xảy ra và có phương án dự phòng thay thế nhân sự khi cần thiết.

Bên cạnh đó, một kịch bản dù có ấn tượng đến mấy cũng không thể thiếu một MC dẫn dắt chuyên nghiệp để truyền tải cái hay, cái hấp dẫn của chương trình đến với khách tham dự. Và để đảm bảo chương trình tri ân khách hàng diễn ra suôn sẻ, hãy nhớ trao đổi thật kỹ với MC về nội dung để MC nắm được mục đích, thông điệp chính mà công ty muốn thể hiện, truyền tải đến khách mời.

Một MC dẫn dắt chuyên nghiệp sẽ tạo nên sức hút và sự thành công cho chương trình

Trên đây là kịch bản tổ chức chương trình hội nghị tri ân khách hàng cũng như những kinh nghiệm bạn cần lưu ý trong quá trình tổ chức. Hội nghị khách hàng là dịp để bạn tạo ấn tượng, tăng cường sự gắn bó của khách hàng thân thiết với doanh nghiệp. Đồng thời cũng là cơ hội tìm kiếm thêm những khách hàng tiềm năng khác. Vì vậy, đừng quên việc phải luôn chuẩn bị thật cẩn thận, kỹ càng ngay từ những yếu tố nhỏ nhặt nhất.

Và bất cứ khi nào bạn cảm thấy mình đang gặp khó khăn, hãy liên hệ đến Vietwind – công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội chuyên nghiệp để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất!

*****