Kỹ năng tổ chức sự kiện (event)

Đằng sau ánh hào quang của những event hoành tráng, ấn tượng, ít ai biết rằng nghề tổ chức sự kiện vốn được coi là một nghề cân não, ẩn chứa nhiều rủi ro bởi chỉ một chi tiết nhỏ nhặt sai sót có thể dẫn đến “bể” show bất cứ lúc nào. Vì vậy, việc rèn luyện kỹ năng tổ chức sự kiện (event) thường xuyên là điều tối cần thiết đối với những kẻ nghiệp dư và cả dân chuyên nghiệp trong ngành.

Kỹ năng tổ chức sự kiện số 1: Cố gắng thay vì bào chữa

Đầu tiên, hãy thử đặt một câu hỏi: Trong quá trình tổ chức sự kiện (event), khi gặp phải sự cố phát sinh, bạn sẽ làm gì? Tìm cách giải quyết – đương nhiên! Thế nhưng đã bao giờ bạn tự hỏi nguyên do của những sự cố đó xuất phát từ đâu? Liệu bạn đã rút ra được kinh nghiệm để những event sau không lặp lại sai sót như vậy? Tuy nhiên, nếu bạn đang gặp phải những lý do dưới đây, thì rất có thể bạn chỉ đang tìm cách tự bào chữa cho lỗi lầm của chính mình.

1. Tôi là người chưa có kinh nghiệm

Bạn vừa mới chân ướt chân ráo dấn thân vào “nghề cân não”. Bạn chưa có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng tổ chức sự kiện. Nhưng nếu bạn được cấp trên giao nhiệm vụ thì chứng tỏ họ đã tin tưởng và nghĩ rằng bạn có khả năng đảm nhận công việc đó.

Vấn đề là ở bạn: cảm thấy tự ti vì vốn kinh nghiệm ít ỏi mình có được. Sau đó, khi xảy ra sai sót, bạn né tránh trách nhiệm bằng lý do: Tôi là người chưa có kinh nghiệm. Thay vì tự ti, tại sao bạn không cố gắng hết sức mình để giải quyết công việc lúc này? Nếu gặp khó khăn trong quá trình làm việc, bạn hoàn toàn có thể nhờ sự giúp đỡ từ đồng nghiệp, chia sẻ khối lượng công việc với họ và từ đó, dần dần tích lũy kinh nghiệm cho bản thân.

ky-nang-to-chuc-su-kien-vietwind

Nhớ rằng, việc né tránh trách nhiệm quá nhiều có thể sẽ khiến bạn đánh mất quyền lợi và cản trở cơ hội thăng tiến, phát triển. Hãy biết cách tận dụng những khó khăn để vượt qua thử thách, chứng minh bản thân, chắc chắn bạn sẽ làm được!

2. Tôi không phải là một người quản lý sự kiện giỏi

Lại thêm một lần bạn bào chữa cho sự tự ti và không nỗ lực cố gắng của mình. Bạn có biết trước khi là một người quản lý sự kiện (Event Planner) giỏi, họ cũng đã từng gặp phải những khó khăn như bạn. Nhưng người giỏi khác người chưa giỏi ở một điều: Họ biết vượt qua trở ngại và cố gắng trau dồi kiến thức, kỹ năng tổ chức sự kiện một cách không ngừng nghỉ. Quan trọng nhất, điểm chung của những người thành công là sự tự tin vào bản thân mình.

Đừng ngần ngại trình bày tất cả những đề xuất, ý tưởng bạn cho rằng sẽ khiến event ấn tượng hơn. Biết đâu ý tưởng mới lạ của bạn lại trở thành điểm nhấn sáng giá trong chương trình. Hãy đặt niềm tin vào bản thân và thoải mái thể hiện khả năng sáng tạo của bạn.

3. Tôi đã áp dụng tất cả các ý tưởng

Vì sao nghề tổ chức sự kiện (event) lại được gọi là nghề cân não? Vì đây là một lĩnh vực đòi hỏi sự sáng tạo và liên tục sáng tạo. “Tất cả các ý tưởng đã được áp dụng” thực ra chỉ là một lời bào chữa cho việc bạn không nghĩ ra được một ý tưởng mới lạ cho chương trình.

Trước tiên, hãy tự hỏi mình, liệu bạn có chắc rằng bạn đã cố gắng hết khả năng để động não suy nghĩ, tìm kiếm ý tưởng cho sự kiện này chưa? Hay bạn đang đi vào lối mòn – nơi đã được lập trình một chế độ tùy chọn sẵn có với những ý tưởng cũ kỹ?

ky-nang-to-chuc-su-kien-y-tuong-vietwind

Ý tưởng là điều mà không phải lúc nào bạn muốn là sẽ có được. Đừng quá đặt nặng việc phải nghĩ ra một ý tưởng độc đáo trong khoảng thời gian ngắn. Hãy giữ cho mình một tinh thần thư giãn, thoải mái, làm những việc mình thích hoặc tìm cách biến tấu một vài điều mới mẻ dựa trên những thứ có sẵn. Khi đó, ý tưởng có thể sẽ đến với bạn một cách đầy bất ngờ.

4. Công việc đó không phải là trách nhiệm của tôi

Mỗi một event đều có một đội ngũ ekip tổ chức, bao gồm nhiều người phụ trách các công việc riêng rẽ, cùng phối hợp với nhau. Làm việc với tập thể, có nghĩa là được hưởng quyền lợi chung và cùng có trách nhiệm chung. Vì vậy, công việc do người khác phụ trách gặp sai sót không có nghĩa là bạn không có một phần trách nhiệm và không cần tìm cách để giải quyết sự cố đó.

Thái độ chối bỏ trách nhiệm này thể hiện bạn là một người thiếu chuyên nghiệp, khiến cho thành viên kia cảm thấy bị cô lập và làm ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của cả tập thể. Hãy thử đặt mình vào vị trí của người khác, sẵn lòng giúp đỡ khi đồng nghiệp cần. Một event thành công một phần không nhỏ nhờ vào sự gắn kết và phối hợp ăn ý của tất cả mọi người trong ekip tổ chức. Đúng vậy, “gắn kết” chính là một kỹ năng tổ chức sự kiện mà bạn nhất định phải có nếu muốn trở thành một Event Planner thực thụ.

5. Tôi không có đủ thời gian

Một lý do có vẻ khá hợp lý cho việc bạn đang chậm trễ deadline với khách hàng. Thế nhưng người Event Planner chuyên nghiệp khi nhận một yêu cầu từ khách hàng, họ sẽ dành thời gian để xây dựng kế hoạch cụ thể với timeline chi tiết. Và luôn hoàn thành mọi công việc theo đúng tiến độ đó.

Đừng đổ lỗi cho những nhân sự khác làm việc lề mề hay chưa nắm rõ thông tin của một vài hạng mục. Đây là công việc của bạn, bạn là người có trách nhiệm giải quyết và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.

ky-nang-to-chuc-su-kien-thoi-gian-vietwind

Hãy quản lý thời gian, khối lượng công việc một cách chặt chẽ, phân công công việc đúng chuyên môn. Thay vì lấy việc không đủ thời gian ra làm một cái cớ để bào chữa khiến cho sự kiện bị trì hoãn. Đó là biểu hiện của một Event Planner thiếu kỹ năng tổ chức event chuyên nghiệp.

Kỹ năng tổ chức sự kiện số 2: Trau dồi kinh nghiệm và kiến thức

Thử nhớ lại những nội dung bài viết đã nêu ra ở kỹ năng tổ chức sự kiện số 1. Có phải nguyên nhân chính của việc thất bại là do bạn chưa có đủ kinh nghiệm? Nếu bạn là một người mới bước chân vào nghề hay chưa phải là một Event Planner giỏi thì bạn nên rèn luyện, trau dồi kiến thức và kỹ năng quan trọng theo những gợi ý sau.

1. Kiến thức về Marketing & Branding

Mục đích tổ chức sự kiện của các công ty, doanh nghiệp thường nhằm truyền thông và quảng bá sản phẩm, thương hiệu. Bởi vậy, một Event Planner cần có kiến thức thật vững về Marketing/ Branding để xây dựng chương trình phù hợp với sản phẩm, truyền tải thông điệp của thương hiệu và thu hút đúng khách hàng mục tiêu.

ky-nang-to-chuc-su-kien-marketing-vietwind

2. Khả năng lập kế hoạch, quản lý và tổ chức

Đây là những kỹ năng tổ chức sự kiện cơ bản mà hầu hết các Event Planner đều cho rằng mình đã có. Tuy nhiên, có một sự thật mà bất cứ ai cũng phải thừa nhận: Làm thì dễ, làm GIỎI mới khó. Dẫu sao thì có công mài sắt có ngày nên kim. Sau mỗi event, đừng quên rút ra cho mình những bài học và kinh nghiệm xương máu, bạn sẽ dần biết cách lập kế hoạch, quản lý và tổ chức một event trơn tru, hoàn hảo.

y-tuong-to-chuc-su-kien-doc-dao-plan-vietwind

3. Khả năng sáng tạo ý tưởng

Con người thường bị ấn tượng bởi những thứ họ chưa từng nghĩ đến, không nghĩ ra được hoặc chưa từng thấy bao giờ. Vì vậy, khả năng sáng tạo của bạn sẽ đem đến những ý tưởng khác biệt, những màn trình diễn xuất sắc và tạo nên những đột phá mới cho event. Ý tưởng sáng tạo không chỉ khiến cho khách mời bị cuốn hút, ấn tượng mà còn đọng mãi trong tâm trí họ sau khi sự kiện kết thúc.

4. Hiểu biết về nghệ thuật và công nghệ

Nghệ thuật và công nghệ là hai yếu tố không thể tách rời khỏi mỗi chương trình sự kiện. Bạn có khả năng sáng tạo ý tưởng, thế nhưng nếu bạn không biết cách truyền đạt, thực hiện nó thì ý tưởng đó sẽ trở nên vô dụng.

Để ý tưởng của bạn độc đáo nhưng vẫn đảm bảo yếu tố khả thi, hiệu quả, bạn cần hiểu biết và có thật nhiều kinh nghiệm về nghệ thuật, đồng thời cập nhật thường xuyên các kỹ thuật công nghệ mới nhất để áp dụng vào các màn trình diễn.

5. Kỹ năng đạo diễn sân khấu

Một kỹ năng tổ chức sự kiện quan trọng mà mỗi Event Planner nên tự trau dồi cho mình, đó là khả năng đạo diễn sân khấu. Không phải sự kiện nào cũng có những đạo diễn chuyên nghiệp tham gia. Khi đó, Event Manager sẽ chịu trách nhiệm về công việc này, bao gồm thiết kế, lắp đặt sân khấu, lập trình âm thanh, ánh sáng cho đến các hiệu ứng khác… Đây cũng là cơ hội để bạn “trình diễn” cho khán giả thấy một EventProf làm việc như thế nào.

ky-nang-to-chuc-su-kien-dao-dien-vietwind

Kỹ năng tổ chức sự kiện số 3: Nắm bắt tâm lý khách hàng

Với bất kỳ một ngành nghề nào, khách hàng luôn luôn là số 1. Đặc biệt trong lĩnh vực tổ chức sự kiện – một ngành dịch vụ cung cấp những sản phẩm vô hình không thể cân, đo, đong, đếm hay sờ nắm. Việc bạn khiến cho khách hàng cảm nhận về một dịch vụ chất lượng, tin tưởng và hài lòng là điều vô cùng khó. Vì vậy, một trong các kỹ năng tổ chức sự kiện quan trọng hàng đầu là hãy học cách nắm bắt tâm lý khách hàng để có thể “kết nối” và khiến họ tình nguyện trở thành đối tác của bạn.

1. Biết cách tạo ấn tượng

Thời điểm bạn tiếp xúc với khách hàng lần đầu tiên chính là lúc để bạn tạo ấn tượng với họ. Hãy luôn thể hiện sự chuyên nghiệp cho dù bạn có gặp mặt trực tiếp, hoặc tiếp xúc với khách hàng qua điện thoại, email, chat… Khách hàng sẽ đánh giá cao điều này và có những ấn tượng tốt đẹp nhất định ngay cả khi họ chưa sử dụng dịch vụ của bạn.

Và cách tốt nhất để bạn gây ấn tượng với khách hàng, đó là hãy đem đến những ý tưởng mới lạ, những dịch vụ chất lượng cùng một sự kiện được tổ chức thành công mỹ mãn. Khi đó, không có lý do gì để khách hàng không quay lại hợp tác với bạn trong những event sau.

2. Đem đến cảm giác thân thiện

Đối tượng khách hàng của bạn là các công ty, cơ quan, doanh nghiệp… Thế nhưng người đại diện cho những tổ chức đó, tiếp xúc và làm việc trực tiếp với bạn về event có thể là một nhân viên, một người quản lý hay một vị sếp lớn.

Image of business people interacting at meeting

Việc đem đến cảm giác thân thiện, cho dù là với khách hàng nào, sẽ luôn khiến họ cảm thấy gần gũi, thoải mái và dễ dàng chia sẻ nhu cầu, khó khăn với bạn. Suy cho cùng, việc đáp ứng tối đa mong muốn của khách hàng chính là chiếc chìa khóa dẫn đến cánh cửa thành công nhanh nhất.

3. Thể hiện sự quan tâm đến khách hàng tiềm năng

Tất cả mọi người đều thích cảm giác được người khác quan tâm. Và với nghề tổ chức sự kiện – nơi chất lượng được đánh giá, đo lường bằng sự cảm nhận, thì việc bạn quan tâm đến khách hàng tiềm năng luôn cần đặt lên trước nhất. Đây cũng là một việc làm thiết thực, sáng giá để bạn thuyết phục và biến khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng ruột của mình.

4. Hỗ trợ tối đa nhu cầu khách hàng

Đừng chỉ tập trung vào những điều khách hàng MUỐN. Một người có kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là người biết cung cấp những gì khách hàng CẦN. Hãy tư vấn những thông tin hữu ích và hỗ trợ khách hàng ngay cả những công việc họ không thuê bạn. Thể hiện rằng bạn không chỉ làm việc vì tiền bạc, trách nhiệm mà còn là một nhà cung cấp dịch vụ vì lợi ích và sự hài lòng của khách hàng.

ky-nang-to-chuc-su-kien-khach-hang-vietwind

5. Gây dựng sự tín nhiệm

Một khi bạn gây dựng được sự tín nhiệm với khách hàng, họ sẽ luôn sẵn lòng giới thiệu về thương hiệu, dịch vụ của bạn với người quen, đối tác. Đây có thể gọi là một “hiệu ứng lan truyền”. Hãy tận dụng cơ hội và khiến cho hiệu ứng này được lan rộng, sâu hơn nữa bằng những kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, những event ấn tượng, thành công.

Như vậy, một Event Planner thực thụ là người có đủ 3 kỹ năng tổ chức sự kiện (event): (1) Luôn cố gắng hết sức để hoàn thành tốt công việc, (2) không ngừng trau dồi kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn và (3) có khả năng nắm bắt tâm lý của khách hàng. Đây là những kỹ năng cơ bản trong vô vàn những kỹ năng khác mà bạn luôn cần rèn luyện, học hỏi không ngừng.

Là một EventProf hay một Amateur – lựa chọn nằm ở chính bạn!

                                    

* * * * *

TỔ CHỨC TIỆC CUỐI NĂM ẤN TƯỢNG – ĐỘC ĐÁO – ĐẲNG CẤP

Click ngay để khám phá những Concept mới nhất 2019 !

 

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan