Quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương

Lễ khai trương là một hoạt động quan trọng với bất kỳ một công ty, chi nhánh, showroom, hay cửa hàng nào mong muốn có một chặng đường kinh doanh phát triển thuận lợi trong tương lai. Là một công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội, Vietwind cam kết khách hàng đến với chúng tôi đều có một buổi lễ khai trương thành công, tốt đẹp, được thực hiện theo một quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương chuyên nghiệp như sau.

to-chuc-le-khai-truong-sankeloff-vietwind-event-12

Xem ngay bài viết để có thể: Tổ chức lễ khai trương khánh thành thành công

Quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương chuyên nghiệp

1. Tiếp nhận thông tin khách hàng

Để hình thành ý tưởng cũng như xây dựng chủ đề tổ chức lễ khai trương đáp ứng đúng nhu cầu, mong muốn của khách hàng, Vietwind cần có những thông tin cơ bản gồm:

  • Mục đích, lý do tổ chức
  • Thời gian diễn ra
  • Đối tượng, số lượng người tham dự
  • Các yêu cầu đặc biệt với event

2. Phân tích thông tin và tư vấn dịch vụ

Từ những nguồn thông tin đã tiếp nhận, Vietwind Event sẽ tiến hành phân tích và đưa ra chủ đề, ý tưởng tổ chức sự kiện khai trương. Chủ đề buổi lễ được xây dựng dựa trên nhiều yếu tố như:

  • Văn hóa doanh nghiệp
  • Địa điểm tổ chức
  • Cách thức phục vụ
  • Thiết kế trang trí
  • Âm thanh, ánh sáng hay các hiệu ứng, kỹ xảo đặc biệt…

3. Viết chương trình và báo giá cho khách hàng

Bước thứ 3 trong quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương, Vietwind sẽ tiến hành viết chương trình và gửi báo giá cho khách hàng. Công việc này được chúng tôi thực hiện như thế nào?

Dựa vào ý tưởng bạn đã nêu ra, Vietwind sẽ tiến hành viết kịch bản tổ chức lễ khai trương và gửi đến khách hàng kèm theo bảng báo giá chi tiết. Đây là giai đoạn quan trọng đối với một sự kiện bởi kịch bản chính là yếu tố hàng đầu tạo nên sự khác biệt cho chương trình. Tuy nhiên, để đảm bảo sự kiện thành công còn phụ thuộc rất nhiều vào khâu tổ chức thực hiện.

4. Tiến hành ký kết hợp đồng

Hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng sau khi cùng trao đổi, thống nhất về kịch bản, nội dung chương trình và các hạng mục khác. Hợp đồng này Vietwind sẽ thực hiện chuyển phát nhanh hoặc đến tận nơi ký kết trực tiếp nếu bạn có yêu cầu.

5. Chuẩn bị tổ chức lễ khai trương

  • Tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện khai trương
  • Lập danh sách số lượng khách tham dự
  • Thiết kế sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức và các hạng mục trang trí
  • In ấn và phát giấy mời
  • Tiến hành thủ tục xin giấy phép treo banner quảng cáo

quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương

6. Tiến hành tổ chức sự kiện khai trương

  • Công tác thi công dàn dựng và trang trí:

+ Treo banner, cờ phướn bên ngoài khu vực lễ

+ Lắp đặt cổng chào, cột barrier, trải thảm đỏ, đặt cây cảnh dọc lối đi vào khu vực lễ

+ Lắp đặt nhà bạt, backdrop, sân khấu, bàn ghế, trải thảm

+ Trang trí khu vực tổ chức tiệc

+ Chuẩn bị dụng cụ cắt băng khánh thành

+ Dọn dẹp vệ sinh

  • Nội dung buổi lễ khai trương:

+ Lễ tân đón tiếp khách mời

+ Tiết mục múa lân sư rồng, múa trống mở màn

+ Tiết mục văn nghệ chào mừng

+ MC dẫn chương trình tuyên bố lý do tổ chức sự kiện

+ Giới thiệu khách mời

+ Đại biểu phát biểu khai mạc buổi lễ

+ Nghi thức cắt băng khai trương, khánh thành

+ Lễ tân tiễn khách ra về và tặng quà

7. Kết thúc buổi lễ

  • Tháo dỡ, thu gom các thiết bị
  • Dọn dẹp vệ sinh toàn bộ khu vực
  • Họp rút kinh nghiệm

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện lễ khai trương bạn cần cân nhắc

Để tiết kiệm chi phí, nhiều đơn vị thường tự tổ chức lễ khai trương. Đa số mọi người cho rằng, lễ khai trương là một sự kiện đơn giản, chỉ cần thực hiện đầy đủ các quy trình cần thiết và thuê thêm một vài dịch vụ nhỏ lẻ đi kèm như múa lân, trống hội hay PGs… là đã có một chương trình hoàn chỉnh.

Quan niệm đó liệu có đúng ?

Hãy cùng chúng tôi điểm lại 3 vấn đề vô cùng quan trọng nhưng thường vô tình bị bỏ qua khi tổ chức lễ khai trương

1. Trang trí sự kiện lễ khai trương

Không gian buổi lễ phải được trang trí theo một concept thống nhất về màu sắc, chủ đề và truyền tải được thông điệp mà chủ doanh nghiệp mong muốn như sản phẩm, dịch vụ, tầm nhìn, giá trị cốt lõi…

Các tông màu chủ đạo được sử dụng để trang trí không gian thường là vàng – thể hiện tài lộc, phát đạt; đỏ – sự may mắn, thông hành; xanh dương – niềm tin, hy vọng vào một khởi đầu tốt đẹp; trắng – tinh tế, nhẹ nhàng, tạo lòng tin nơi khách hàng…

Bên cạnh đó, bạn phải thật lưu ý trong việc lựa chọn màu sắc trang trí, đặc biệt là những màu kiêng kị với tuổi của chủ doanh nghiệp. Đã có rất nhiều trường hợp phạm phải sai lầm nghiêm trọng trong việc lựa chọn màu sắc “xung khắc” góp phần gây ảnh hưởng không tốt tới hoạt động kinh doanh. Ví dụ đối với chủ doanh nghiệp có mệnh Thủy, tuyệt đối không sử dụng màu đỏ. Ngược lại, người mệnh Hỏa thì tránh màu xanh.

2. Truyền thông trước sự kiện

Để quảng bá và thu hút khách hàng tiềm năng đến với buổi lễ khai trương, bạn cần có một chiến lược riêng, cụ thể

  • Tạo event trên Facebook
  • PR,  quảng cáo, truyền thông giới thiệu về sự kiện trên một số trang báo điện tử phổ biến như Vietnamnet, Zing, afamily… ( tùy thuộc vào sản phẩm và lĩnh vực kinh doanh của bạn )
  • Xây dựng kịch bản chương trình hấp dẫn với những hình ảnh đẹp làm tư liệu truyền thông
  • Mời người nổi tiếng làm đại diện thương hiệu, đến tham gia buổi lễ khai trương

3. Hình ảnh thương hiệu

Điều quan trọng nhất làm nên thành công của một buổi lễ khai trương chính là ấn tượng mà bạn để lại cho khách hàng tham dự. Không gian trang trí đẹp mắt, nội dung chương trình hấp dẫn, khâu tổ chức chuyên nghiệp, trải nghiệm sản phẩm dịch vụ tuyệt vời sẽ để lại dấu ấn tốt đẹp và gây dựng được lòng tin nơi khách hàng.

Một khởi đầu tốt đẹp sẽ mang đến may mắn, phát đạt, thịnh vượng, giúp chuyện làm ăn của bạn thuận buồm xuôi gió. Chính vì vậy, một quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương cần có sự đầu tư kĩ càng, chuyên nghiệp, nhất quán trong khâu tổ chức.

Ngược lại, một buổi lễ khai trương chỉ phục vụ hình thức ” lấy lệ “, mắc nhiều lỗ hổng trong khâu lên ý tưởng kịch bản và “non kém” về kinh nghiệm tổ chức sẽ phát sinh nhiều vấn đề và chỉ để lại ấn tượng về sự hời hợt, kém chuyên nghiệp.

Có thể thấy, khi tự tổ chức khai trương, ngoài việc phải đương đầu với những sự cố có thể phát sinh bất cứ lúc nào như thời tiết, hạng mục nhỏ lẻ không thống nhất, thiết bị kém chất lượng do chưa được kiểm định,… bạn sẽ phải đánh đổi nhiều hơn thế. Đó không chỉ là thời gian, công sức mà còn là hình ảnh, uy tín của chính bạn cũng như doanh nghiệp

Vietwind – Công ty tổ chức sự kiện Khai trương số 1 Hà Nội

Với đội ngũ chuyên gia kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng vốn kiến thức, am hiểu vấn đề phong thủy  trong sự kiện, Vietwind đã góp phần tạo nên thành công cho chương trình sự kiện khai trương, khánh thành của nhiều thương hiệu lớn như Ariston, Ecoba, Việt Tiến…

Vietwind là giải pháp giúp bạn

  • Tiết kiệm ngân sách với mức chi phí HỢP LÝ
  • Có một buổi lễ khai trương HOÀNH TRÁNG, xứng tầm đẳng cấp của sản phẩm/ dịch vụ/ thương hiệu
  • Thu hút và gây ấn tượng MẠNH MẼ, SÂU ĐẬM nhất tới toàn bộ khách hàng

Chúng tôi mang đến những gì?

  • MỘT báo giá không thể cạnh tranh hơn
  • MỘT kịch bản tổ chức hấp dẫn, độc đáo
  • MỘT đội ngũ PG, MC trẻ trung, xinh đẹp, dày dạn kinh nghiệm
  • MỘT quy trình set up các trang thiết bị và hạng mục toàn diện từ A – Z

Nhận ngay hỗ trợ và tư vấn tận tình từ đội ngũ chuyên gia sự kiện trong vòng 30 phút sau khi nhấc máy gọi!

>>> Gọi luôn: 0969 777 981

* * * * *

TỔ CHỨC TIỆC CUỐI NĂM ẤN TƯỢNG – ĐỘC ĐÁO – ĐẲNG CẤP

Click ngay để khám phá những Concept mới nhất 2019 !

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan