Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là gì?

Đầu tiên, để định nghĩa tổ chức sự kiện là gì, hãy cùng xem 3 quan niệm chung thường được hiểu về “sự kiện” như sau:

Quan niệm thứ nhất về tổ chức sự kiện

Sự kiện là những hoạt động có quy mô lớn, mang tính xã hội cao và có những ý nghĩa nhất định đối với đời sống kinh tế, xã hội. Ví dụ Cuộc thi Hoa hậu toàn quốc, Seagames hay Hội nghị các nước nói tiếng Pháp… đều là các sự kiện.

Quan niệm thứ hai về tổ chức sự kiện

Sự kiện bao gồm những sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng nhỏ hẹp trong đời sống thường ngày như: tiệc mời, sinh nhật, đám cưới, đám tang…

Quan niệm thứ ba về tổ chức sự kiện

Nhiều doanh nghiệp xem các hoạt động tổ chức sự kiện như một công cụ truyền thông, quảng bá thương hiệu để thực hiện chiến lược tiếp thị, kinh doanh của mình. Vì vậy, sự kiện hiểu theo quan niệm này có nghĩa là các hoạt động liên quan đến thương mại, marketing như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm…

Thông qua 3 quan niệm trên, có thể khái quát và định nghĩa tổ chức sự kiện như sau: Tổ chức sự kiện là các hoạt động xã hội trong các lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí, thể thao, hội nghị, hội thảo, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác có liên quan đến phong tục tập quán, lễ hội, văn hóa… Hay nói cách khác, tổ chức sự kiện là những hoạt động xã hội không giới hạn về phạm vi thời gian, không gian và ngành nghề, lĩnh vực.

Các loại hình tổ chức sự kiện

Dựa theo tính chất của từng event, có thể chia thành các loại hình tổ chức sự kiện như sau:

• Lễ kỷ niệm: Tổ chức lễ kỷ niệm sẽ bao gồm các sự kiện như kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, họp mặt, diễu hành, cưới hỏi…
• Hoạt động giáo dục, đào tạo: Tổ chức hội thảo, hội nghị, lễ tốt nghiệp…
• Hoạt động xúc tiến, quảng bá: Lễ khai trương, khánh thành, giới thiệu sản phẩm, trình diễn thời trang, meeting, đại hội…
• Hoạt động khen thưởng, tri ân: Lễ tưởng niệm và các sự kiện dân sự khác.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ với 8 bước

1. Nghiên cứu tổng thể
2. Sáng tạo ý tưởng
3. Thiết kế sự kiện
4. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
5. Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện
6. Dàn dựng sự kiện
7. Tiến hành chạy chương trình
8. Kết thúc sự kiện

Vì sao bạn nên tìm đến những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Khi dự định tổ chức một sự kiện, doanh nghiệp nào cũng mong muốn chương trình được diễn ra thành công, suôn sẻ và gây ấn tượng với người tham gia. Thực tế, nhiều đơn vị quyết định tự thực hiện nhằm mục đích giảm thiểu chi phí thay vì thuê các agency tổ chức event chuyên nghiệp.

Thế nhưng bên cạnh việc tiết kiệm ngân sách, việc tự đứng ra tổ chức event tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro mà những người không chuyên với kinh nghiệm non nớt khó có thể xử lý kịp. Những lý do sau đây sẽ khiến bạn phải suy nghĩ lại về việc nên tự thực hiện hay thuê công ty tổ chức sự kiện cho event của mình.

Lý do thứ nhất: Chuyên môn cao, dày dạn kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện vốn được biết đến là một “nghề cân não”, với nhiều công việc phức tạp, đòi hỏi những người có chuyên môn thực sự mới có thể hoàn thành tốt nhất.

Các công ty sự kiện luôn có đội ngũ nhân sự chuyên môn, kinh nghiệm, có thể thực hiện trơn tru các công việc từ đơn giản đến phức tạp, biến mọi thứ trên giấy trắng (kịch bản) thành một event hoàn chỉnh trong thực tế.

Lý do thứ 2: Tiết kiệm ngân sách tổ chức sự kiện

Có thể bạn không tin, nhưng việc thuê các công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

Các công ty tổ chức event chuyên nghiệp có những đối tác cung cấp dịch vụ thường xuyên (thiết bị sự kiện, địa điểm, xe đưa đón…). Vì vậy, họ luôn nhận được một mức giá ưu đãi từ các nhà cung cấp, từ đó đem đến cho bạn một mức giá “hời” hơn so với việc bạn đi thuê ngoài và tự tổ chức.

Thêm nữa, nếu như chưa từng có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, rất có thể bạn không biết được việc nào cần chi, việc nào không, dẫn đến lãng phí ngân sách vào những khoản tiền không tên mà chẳng đem lại lợi ích gì.

Lý do thứ 3: Tiết kiệm thời gian tối đa tổ chức sự kiện

Thay vì phải “cân não” để chạy hết nơi này đến nơi khác tìm nhà cung cấp phù hợp cho từng hạng mục mà vẫn không hoàn thành kịp thời hạn. Thì việc thuê một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín sẽ giúp bạn lo mọi việc từ A đến Z. Bạn chỉ cần tập trung thực hiện công việc chuyên môn mà không phải “động tay” vào bất cứ việc gì. Sau đó, đợi đến phút cuối cùng theo dõi một sự kiện hoàn hảo được diễn ra, vậy là xong.

Lý do thứ 4: Mối quan hệ truyền thông rộng rãi

Hơn ai hết, các agency chính là những người có mối quan hệ sâu rộng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là giới truyền thông. Việc thuê các công ty tổ chức event không chỉ tiết kiệm tiền bạc, thời gian mà còn giúp bạn quảng bá sự kiện, hình ảnh đến khách hàng, công chúng một cách rộng rãi.

Lý do thứ 5: Giảm thiểu rủi ro khi tổ chức sự kiện

Mỗi sự kiện lại tiềm ẩn những rủi ro nhất định mà nếu như không có phương án dự phòng, event của bạn rất dễ bị “bể show”. Khi đó, Agency với kinh nghiệm thực hiện nhiều event, sẽ biết cách phòng ngừa và hạn chế rủi ro xuống mức thấp nhất. Hoặc ngay cả khi có rủi ro xảy ra, họ cũng có thể nhanh chóng xử lý và giải quyết ổn thỏa.

Với những chia sẻ trên đây, hy vọng bạn đã hiểu rõ khái niệm tổ chức sự kiện là gì, các loại hình tổ chức sự kiện chính hiện nay cũng như sự cần thiết của việc thuê một agency tổ chức event.

Cuối cùng, lời khuyên cho bạn là đừng nên chỉ dựa vào chi phí để đong đếm hiệu quả của event. Hãy sáng suốt trong việc lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín bởi sau tất cả, điều quan trọng nhất luôn là sự thành công của event.

* * * * *

HÉ LỘ ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN CỦA VIETWIND TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA

Click ngay để khám phá chương trình giảm giá lớn nhất 2019 !