8 bước trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng với 8 bước

1. Xác định mục đích tổ chức

2. Xác định thời gian tổ chức

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức

4. Xây dựng kịch bản chương trình

5. Phân công và điều phối công việc

6. Gửi thư mời

7. Công tác chuẩn bị trước khi chương trình diễn ra

8. Kết thúc chương trình

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp với 8 bước

1. Xác định mục đích tổ chức

Có thể coi mục đích tổ chức là “kim chỉ nam” để bạn xây dựng kịch bản chương trình cũng như đo lường được hiệu quả sau khi sự kiện kết thúc. Mục đích tổ chức hội nghị khách hàng thường xoay quanh những nội dung chính như sau:

• Bày tỏ lòng cảm ơn, tri ân đến khách hàng, đối tác.
• Giữ chân khách hàng khi họ muốn chấm dứt quan hệ hợp tác kinh doanh.
• Thu hút, thuyết phục khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp.
• Truyền thông, quảng bá sản phẩm, thương hiệu.
• Hoạch định chiến lược kinh doanh, phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới thông qua việc ghi nhận ý kiến trực tiếp từ khách hàng…

2. Xác định thời gian tổ chức

Bước thứ hai trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng là xác định thời gian tổ chức. Những ngày cuối tuần là thời gian tổ chức hội nghị khách hàng thuận lợi nhất. Đây là lúc mọi người thảnh thơi và có thể dành nhiều thời giờ hơn cho các sự kiện. Khung giờ thích hợp nhất để tổ chức chương trình là bắt đầu từ 15 giờ chiều.

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng nên là một khách sạn, trung tâm hội nghị, hội thảo… được nhiều người biết đến, dễ tìm kiếm và có giao thông thuận tiện. Cần đảm bảo địa điểm tổ chức phải có khả năng chứa được đủ số lượng người tham dự.

Dù được diễn ra ở đâu thì địa điểm tổ chức đều phải có những thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu đầy đủ, hiện đại nhằm gây ấn tượng và truyền đạt một cách tốt nhất thông điệp của buổi hội nghị mà doanh nghiệp muốn khách hàng tiếp nhận.

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng sang trọng, đẳng cấp

>>> Xem thêm: Danh sách địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo tại Hà Nội

4. Xây dựng kịch bản chương trình

Để xây dựng được kịch bản tổ chức chương trình hội nghị tri ân khách hàng, trước tiên cần xác định được nội dung tổng thể bạn muốn có trong sự kiện. Chẳng hạn như:

• Quy mô hội nghị khách hàng? Khách mời tham dự bao gồm những ai?
• Bạn mong muốn hội nghị khách hàng được tổ chức theo hình thức đơn giản hay có những điểm riêng biệt, sáng tạo, độc đáo?
• Những nội dung buộc phải có trong chương trình là gì?
• Kinh phí dự trù tổ chức tri ân khách hàng là bao nhiêu?

Sau khi xác định được rõ mong muốn, yêu cầu đưa ra, bạn có thể bắt tay vào xây dựng một kịch bản hội nghị khách hàng sơ bộ. Trong đó, nội dung của kịch bản cần thể hiện được các điểm chính, điểm nổi bật, diễn tiến theo trình tự trước sau của các hoạt động trong chương trình.

Bốc thăm may mắn – Một nội dung không thể thiếu trong chương trình hội nghị khách hàng

5. Phân công và điều phối công việc

Một trong những bước quan trọng của quy trình tổ chức hội nghị khách hàng đó là việc phân công và điều phối công việc, bao gồm các phần:

➤ Lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên

• Phân công công việc, trách nhiệm cụ thể, rõ ràng cho từng người
• Lập kế hoạch checklist tiến độ để thường xuyên kiểm tra, giám sát
• Thực hiện xem xét cẩn thận, chu đáo từng công việc cần được chuẩn bị

➤ Chia nhân sự thành các nhóm phụ trách từng công việc riêng

• Nhóm 1: Phụ trách việc đối ngoại bao gồm in giấy mời, gửi thư mời đến khách
• Nhóm 2: Phụ trách việc hậu cần, bao gồm setup hội trường, chuẩn bị quà tặng, phương tiện giao thông…
• Nhóm 3: Phụ trách tiếp đón khách (lễ tân), bao gồm đón khách, đưa khách vào hội trường, tiếp đãi khách.

6. Gửi thư mời

Trước khi gửi thư mời khách, bạn cần thống kê chính xác số lượng người tham dự để in giấy mời. Sau đó, nhóm đối ngoại sẽ có trách nhiệm in giấy mời, gửi thư mời cho khách. Thư mời cần có nội dung mạch lạc, rõ ràng, có thể in thêm bản đồ địa điểm tổ chức để khách dễ dàng tìm kiếm.

Lưu ý là thư mời cần được gửi đi trước khi sự kiện diễn ra 7 ngày. Khi gửi thư mời, bộ phận đối ngoại cần nói rõ cho khách hàng biết về lợi ích khi đến sự kiện và mời người thân của khách hàng cùng tham gia.

7. Công tác chuẩn bị trước khi chương trình diễn ra

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp không thể thiếu công tác chuẩn bị, set up đầy đủ, chu đáo các hạng mục trước khi sự kiện diễn ra.

➤ Setup không gian tổ chức

Không gian tổ chức hội nghị tri ân khách hàng cần được setup và trang trí như sau:

• Vị trí của cửa ra vào ở đâu?
• Khẩu hiệu chào mừng cần được treo ngay tại nơi đón tiếp
• Đặt bảng chỉ dẫn cụ thể nếu chương trình có quy mô lớn
• Trưng bày các sản phẩm của doanh nghiệp, góp phần tăng cơ hội giao thương
• Treo banner, backdrop thể hiện nội dung chính của chương trình tri ân khách hàng lên sân khấu
• Treo logo và nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp
• Kiểm tra và setup các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu

➤ Chuẩn bị các hạng mục khác

• Tài liệu (nếu có)
• Băng, đĩa ghi hình giới thiệu, quảng cáo về sản phẩm, doanh nghiệp
• Danh sách khách tham dự để checkin
• Quà tặng cho khách mời
• Máy ảnh, máy quay phim và các đồ dùng cần thiết dự phòng mất điện, hỏa hoạn…
• Nhân sự sự kiện: Lễ tân tiếp đón khách, MC dẫn chương trình, nhóm múa, ca sĩ biểu diễn…

Nhóm múa cần có mặt đúng giờ, biểu diễn theo đúng kịch bản chương trình

8. Kết thúc chương trình

Sau khi chương trình kết thúc, lễ tân tặng quà và tiễn khách ra về.

Với 8 bước trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp trên đây, hẳn bạn đã hình dung được các công việc chính mình cần làm bao gồm những gì. Đối với việc tự tổ chức, có thể bạn sẽ tiết kiệm được chi phí hơn so với việc đi thuê ngoài, nhưng quan trọng vẫn là sự thành công của chương trình và dấu ấn về thương hiệu, doanh nghiệp bạn trong tâm trí khách hàng, đối tác. Vì vậy, nếu bạn cần một đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói, chuyên nghiệp, ấn tượng, hãy liên hệ đến Vietwind – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với hơn 1000 sự kiện thành công để được tư vấn và phục vụ tốt nhất.

* * * * *

HÉ LỘ ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN CỦA VIETWIND TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA

Click ngay để khám phá chương trình giảm giá lớn nhất 2019 !