Cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp và ấn tượng

Làm thế nào để sản phẩm mới ra mắt thu hút sự chú ý và được đông đảo khách hàng tiềm năng biết đến? Tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm chính là một giải pháp hoàn hảo cho bạn! Tuy nhiên, sự kiện có thành công và đem lại hiệu quả hay không lại phụ thuộc vào cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm của bạn có đủ chuyên nghiệp và ấn tượng với khách mời? Lưu lại ngay cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm VIETWIND chia sẻ dưới đây để áp dụng cho event sắp tới bạn nhé!

Cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp

1. Lập kế hoạch tổ chức chu đáo, kỹ lưỡng

2. Tiến hành tổ chức

3. Kết thúc hội thảo

Gợi ý 4 cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm ấn tượng

1. Lựa chọn chủ đề

2. Khách mời

3. Trăm thấy không bằng một thử

4. Ai cũng muốn là người may mắn

Cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp

1. Lập kế hoạch tổ chức chu đáo, kỹ lưỡng

Không có một cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp nào mà thiếu đi được công tác lập kế hoạch tổ chức thật chu đáo, kỹ lưỡng. Các công việc bạn cần quan tâm trong quá trình lập kế hoạch bao gồm:

– Xác định thời gian tổ chức. Sau khi xác định được thời gian, bạn cần xây dựng kế hoạch tổ chức trước khi chương trình diễn ra khoảng 2 tháng.

– Lên danh sách các hạng mục chi tiêu và dự trù kinh phí tổ chức

– Xây dựng kịch bản chương trình hội thảo giới thiệu sản phẩm

– Thành lập một ban tổ chức. Sau đó, phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong ban tổ chức theo các hạng mục:

  • Thuê phòng hội nghị/hội thảo đảm bảo phù hợp với số lượng khách tham dự, lên thực đơn teabreak hoặc tiệc gala
  • Liên hệ các nhà cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, MC, lễ tân, PG sự kiện… Với những sự kiện hội thảo giới thiệu sản phẩm quan trọng, có cabin dịch cần đảm bảo chất lượng của các thiết bị âm thanh cũng như kỹ thuật dịch tiếng của biên tập viên phụ trách.
  • Chuẩn bị giấy mời, tài liệu, băng đĩa, clip, ấn phẩm truyền thông cho hội thảo. Lưu ý thiết kế hình thức, nội dung theo đúng chủ đề của hội thảo
  • Liên hệ cơ quan báo chí, truyền thông
  • Tiếp đón khách mời, hướng dẫn, tặng quà, sắp xếp chỗ ở và phương tiện đi lại cho khách từ xa tới…
  • Điều phối và giám sát toàn bộ sự kiện

2. Tiến hành tổ chức

– Công tác chuẩn bị trước hội thảo

  • Setup sân khấu, chạy thử thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu.
  • Setup khu vực trưng bày, giới thiệu sản phẩm.
  • Setup bàn tiếp đón khách, chuẩn bị quà tặng cho khách.
  • Setup banner, standee, trang trí hội trường và xung quanh địa điểm tổ chức hội thảo.
  • Setup khu vực riêng cho các đơn vị báo chí, truyền thông, quay phim, chụp hình.
  • Sắp xếp lễ tân đón khách tại sảnh, hướng dẫn khách vào khu vực phòng hội thảo.
cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp

Bố trí đội ngũ lễ tân đón tiếp khách tại sảnh


– Trong quá trình hội thảo diễn ra

  • Tiến hành tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm theo đúng kịch bản đã xây dựng trước đó
  • Nhân sự điều phối & giám sát có mặt tại sự kiện 24/24 để điều hành, phân công công việc và xử lý sự cố kịp thời
  • Bố trí thư ký phụ trách ghi âm, biên tập để làm báo cáo sau khi hội thảo kết thúc
  • Bố trí nhân sự phụ trách các công việc bế mạc và sau bế mạc: Tặng quà cho khách, thu dọn phòng hội thảo, trao trả thiết bị sự kiện, thanh toán các khoản tiền…

3. Kết thúc hội thảo

Khách mời, diễn giả sẽ đánh giá rất cao một bức thư của bạn gửi đến họ bày tỏ lời cảm ơn sự có mặt của họ đã góp phần làm nên thành công của chương trình. Đồng thời, bạn nhớ xin ý kiến đánh giá của họ về buổi hội thảo.

Bên cạnh đó, sự chuyên nghiệp trong cách tổ chức một hội thảo giới thiệu phẩm mới không chỉ thể hiện ở khâu chuẩn bị và quá trình diễn ra, mà còn thể hiện ở công tác đánh giá chất lượng, hiệu quả sau khi chương trình kết thúc. Bạn nên lập một bản tổng kết, báo cáo về cuộc hội thảo, thực trạng những điều đã làm được và những việc còn chưa đạt kết quả như mong muốn, kết hợp với ý kiến của khách mời để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.

Gợi ý 4 cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm ấn tượng

Lễ ra mắt sản phẩm mới là một sự kiện quan trọng đối với doanh nghiệp, nhưng dù có được tổ chức chuyên nghiệp thì không phải khách hàng nào cũng sẵn sàng dành thời gian đến dự hội thảo của bạn, cho dù đó là một buổi hội thảo miễn phí. Do vậy, chương trình ra mắt sản phẩm mới cần có những yếu tố mới lạ, hấp dẫn và thu hút khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp tham gia. Dưới đây là gợi ý 4 cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm ấn tượng, thu hút bạn có thể tham khảo:

1. Lựa chọn chủ đề

Chủ đề của buổi hội thảo cần đảm bảo hấp dẫn, thiết thực, giải quyết đúng nhu cầu cấp thiết của khách hàng.

Cách tổ chức hội thảo giới thiệu dịch vụ mới

Chủ đề hội thảo “Bí quyết vàng lưu giữ tuổi xuân” tập trung giải quyết nhu cầu của nhóm khách hàng muốn giữ gìn nhan sắc tươi trẻ


2. Khách mời

Có bao giờ bạn đặt câu hỏi tại sao trong những tấm poster truyền thông sự kiện hội thảo ra mắt sản phẩm mới, hình ảnh khách mời thường chiếm tới 70% diện tích? Đơn giản bởi khách mời là yếu tố vô cùng quan trọng, góp phần rất lớn trong việc thu hút người tham dự đến với hội thảo của bạn. Mời diễn giả nổi tiếng, ca sĩ, nghệ sĩ nổi tiếng hay những người có tầm ảnh hưởng trong ngành là cách giúp chương trình tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm của bạn trở nên đáng tin cậy, thu hút và ấn tượng hơn.

Cách tổ chức sự kiện hội thảo giới thiệu dịch vụ mới

Á hậu Tú Anh có mặt trong một sự kiện giới thiệu công nghệ làm đẹp mới, thu hút rất nhiều người tham dự

3. Trăm thấy không bằng một thử

Bên cạnh việc giới thiệu sản phẩm, dịch vụ bằng hình ảnh, clip, hãy giúp khách hàng cảm nhận chất lượng sản phẩm/dịch vụ của bạn bằng những trải nghiệm thực tế ngay tại hội thảo. Một buổi tư vấn miễn phí các vấn đề làm đẹp hay trực tiếp tiến hành tiểu phẫu nhỏ ngay trong hội thảo giới thiệu dịch vụ thẩm mỹ… sẽ là bằng chứng thuyết phục nhất, khiến khách hàng lựa chọn sử dụng dịch vụ của bạn.

4. Ai cũng muốn là người may mắn

Thật hấp dẫn khi tham dự một hội thảo miễn phí với nhiều thông tin bổ ích và còn được bốc thăm trúng thưởng những giải thưởng giá trị. Bốc thăm may mắn cũng là một trong những cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm ấn tượng được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Thông thường, giải thưởng chính là những sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp cung cấp. Điều này đem lại rất nhiều lợi ích, bởi không chỉ thu hút người tham dự đến với hội thảo, mà còn góp phần giới thiệu sản phẩm để khách hàng có cơ hội dùng thử và sau đó, họ sẽ tiếp tục giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp đến những người họ quen biết. Đây chính là hiệu ứng lan truyền.

Cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới ấn tượng

Bốc thăm trúng thưởng thu hút khách tham dự đến với hội thảo

Còn rất nhiều cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới ấn tượng với những ý tưởng độc đáo trong khuôn khổ bài viết ekip VIETWIND chưa thể chia sẻ hết. Tuy vậy, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi theo số hotline 0969 777 981 để được tư vấn miễn phí và cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo sáng tạo, chuyên nghiệp!

                                    

* * * * *

TỔ CHỨC TIỆC CUỐI NĂM ẤN TƯỢNG – ĐỘC ĐÁO – ĐẲNG CẤP

Click ngay để khám phá những Concept mới nhất 2019 !

 

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan