Các buổi hội thảo ra mắt sản phẩm mới, hội thảo đào tạo kỹ năng, hội thảo kinh doanh… là những hoạt động không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng đủ kinh nghiệm tổ chức sự kiện để nắm rõ các bước tổ chức hội thảo bao gồm những gì? Với quy trình 6 bước sau đây, chắc chắn bạn sẽ biết lập kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp như một event planner.
Quy trình lập kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp với 6 bước
Bước 1: Xây dựng chủ đề chương trình hội thảo
Bước 2: Làm việc trước với khách mời, diễn giả, MC
Bước 3: Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo
Bước 4: Chuẩn bị chu đáo các vật dụng, tài liệu cho buổi hội thảo
Bước 5: Lập kế hoạch truyền thông cho buổi hội thảo
Bước 6: Xem xét hình thức đăng ký tham dự
Xem thêm bài viết được nhiều người quan tâm: 7 sai lầm khi tự tổ chức hội nghị, hội thảo.
Quy trình lập kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp với 6 bước
Bước 1: Xây dựng chủ đề chương trình hội thảo
Chủ đề chương trình là nội dung chính quyết định mục đích tổ chức hội thảo của đơn vị tổ chức, và mục tiêu đạt được của khách mời khi đến tham dự hội thảo. Ví dụ chủ đề của một buổi hội thảo giới thiệu sản phẩm là “Lễ ra mắt sản phẩm mới”, hội thảo làm đẹp dành cho các bà mẹ sau sinh có thể là “Phương pháp chăm sóc da sau khi sinh”…
Với những hội thảo mở cửa tự do hoặc bán vé tham dự thì chủ đề chương trình rất quan trọng, quyết định lượng khách đến tham dự hội thảo có đông hay không. Để đảm bảo lượng người tham dự buổi hội thảo như mong muốn, nên tiến hành một cuộc khảo sát thăm dò chủ đề được nhiều người quan tâm nhất, đồng thời có kế hoạch truyền thông trước sự kiện thật kỹ lưỡng.
Bước 2: Làm việc trước với khách mời, diễn giả, MC
Trong bản kế hoạch tổ chức hội thảo, không thể thiếu một bước quan trọng đó là làm việc với khách mời, diễn giả về nội dung và thời gian trò chuyện trong buổi hội thảo. Theo kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo thì rất nhiều chương trình đã bị vượt quá thời lượng dự kiến do diễn giả nói quá nhiều, không kiểm soát được nội dung chính cần truyền đạt. Trong trường hợp này, MC dẫn chương trình đóng vai trò quan trọng trong việc phát đi tín hiệu để nhắc khéo diễn giả, hoặc người điều phối và giám sát sự kiện có thể đứng phía dưới giơ bảng, chuyển giấy thông báo ngầm cho diễn giả được biết.
Bước 3: Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo
Tùy theo mục đích tổ chức và tính chất của buổi hội thảo để lựa chọn địa điểm cho phù hợp. Đối với các buổi hội thảo lớn, ảnh hưởng đến hình ảnh và vị thế của doanh nghiệp, cần tổ chức ở các khách sạn cao cấp hay các trung tâm hội nghị chuyên nghiệp. Với các buổi seminar, workshop mang tính chất nội bộ, thân mật thì không gian tại các nhà hàng, quán cafe lại là sự lựa chọn phù hợp hơn cả.
Một lưu ý là bạn không nên chọn địa điểm có không gian quá rộng, sẽ làm không khí buổi hội thảo bị loãng, hoặc không gian quá chật sẽ gây ra cảm giác ngột ngạt, không thoải mái cho mọi người. Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức cần có vị trí giao thông thuận tiện, dễ tìm kiếm.
Bước 4: Chuẩn bị chu đáo các vật dụng, tài liệu cho buổi hội thảo
Mặc dù chỉ là những chi tiết nhỏ, nhưng các vật dụng, tài liệu liên quan lại là những yếu tố góp phần làm nên thành công cho buổi hội thảo. Vì vậy, trong bản lập kế hoạch tổ chức hội thảo của mình, đừng quên đặt checklist tất các hạng mục nhỏ cần được chuẩn bị thật chu đáo như: Tài liệu, biển tên, quà tặng, nước uống, thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, máy chiếu, đạo cụ giảng dạy…
Bước 5: Lập kế hoạch truyền thông cho buổi hội thảo
Như đã nói ở trên, đối với các chương trình hội thảo mở cửa tự do hay bán vé tham dự cần chú trọng đầu tư cho công tác truyền thông sự kiện để đảm bảo lượng người tham dự cũng như hiệu quả đạt được sau khi chương trình kết thúc.
Thời điểm truyền thông không nên quá sớm để tránh trường hợp khách hàng “quên mất” sự kiện của bạn, cũng không nên quá sát ngày tổ chức để họ có thể sắp xếp thời gian đến tham dự.
Cũng cần tùy theo đối tượng tham dự để lựa chọn kênh truyền thông phù hợp. Nếu hội thảo của bạn có thu phí cao, đừng trông chờ vào các kênh email, báo chí, mạng xã hội… sẽ đem lại hiệu quả. Thậm chí, đổi với những người có vị thế như giám đốc, chủ doanh nghiệp, cần bố trí nhân sự gọi điện thoại và trao đổi trực tiếp, mời họ đến sự kiện.
Bước 6: Xem xét hình thức đăng ký tham dự
Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch tổ chức hội thảo đó là bạn cần xem xét, lựa chọn các hình thức đăng ký tham dự hội thảo.
- Về hình thức đăng ký: Đăng ký online hay đăng ký trực tiếp? Thanh toán trước hay thu tiền tại sự kiện? Chuyển khoản hay trả tiền trực tiếp?
- Về hình thức xác nhận đăng ký thành công: Xác nhận đăng ký thành công bằng email hay tin nhắn/cuộc gọi? Nhắc nhở khách mời về thời gian, địa điểm tổ chức và các lưu ý khác khi tham dự hội thảo.
- Cách thức khuyến khích mọi người tham gia: Ưu đãi giảm giá khi đăng ký sớm hoặc đăng ký theo nhóm.
Đối với các hội thảo mở cửa tự do, nếu bạn cần thu thập thông tin khách tham dự để phục vụ cho các cuộc khảo sát hoặc mục đích khác, bạn nên khuyến khích họ điền vào biểu mẫu hoặc để lại thông tin bằng cách tặng quà, bốc thăm trúng thưởng…
Với 6 bước trong quy trình lập kế hoạch tổ chức hội thảo trên đây, bạn đã đủ tự tin để tổ chức một buổi hội nghị, hội thảo cho doanh nghiệp mình chưa? Nếu cần tư vấn thêm thông tin hoặc tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo trọn gói, hãy gọi ngay 0969 777 981, Vietwind luôn sẵn sàng hỗ trợ tốt nhất.
* * * * *
HÉ LỘ ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN CỦA VIETWIND TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA
Click ngay để khám phá chương trình giảm giá lớn nhất 2019 !
