Nhiều người thường quan niệm họp lớp là một sự kiện nhỏ, không cần quá trang trọng hay cầu kỳ mà thay vào đó là sự giản đơn, ấm cúng. Tuy vậy, nếu như buổi họp lớp không được tổ chức một cách bài bản thì rất khó có thể mang đến một chương trình thành công và ý nghĩa. Quy trình lập kế hoạch tổ chức họp lớp với 6 bước đầy đủ, chi tiết sau đây sẽ giúp bạn tháo gỡ những vướng mắc trong quá trình tổ chức.
Tìm đơn vị tổ chức chương trình họp lớp, hội khóa chuyên nghiệp? Xem tại đây!
6 bước lập kế hoạch tổ chức họp lớp
1. Lựa chọn thời gian tổ chức
2. Xác định thành phần và số lượng người tham dự
3. Dự trù chi phí tổ chức
4. Xây dựng kịch bản chương trình họp lớp
5. Lựa chọn địa điểm tổ chức họp lớp
6. Phân công công việc
Xem thêm bài viết được nhiều người quan tâm: Khuyến mại tổ chức sự kiện tại Trung tâm hội nghị quốc gia – Độc quyền tại Vietwind.
6 bước lập kế hoạch tổ chức họp lớp đầy đủ, chi tiết
1. Lựa chọn thời gian tổ chức
So với nhiều sự kiện khác, việc lựa chọn thời gian tổ chức họp lớp sẽ có phần linh hoạt hơn, chỉ cần có được sự thống nhất giữa các thành viên trong lớp. Có rất nhiều lớp thường tổ chức họp mặt thường niên, nhưng nếu không có điều kiện, bạn có thể lấy mốc thời gian 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm… sau ngày ra trường là thời điểm họp mặt. Còn đối với các chương trình họp khóa, mốc thời gian thường là 10 năm, 15 năm, 20 năm hoặc có thể là 30, 40 năm.
Đối với ngày tổ chức cụ thể, chương trình họp lớp nên được diễn ra vào dịp cuối tuần hoặc các ngày lễ lớn như nghỉ lễ 30/4 – 1/5, Quốc khánh 2/9 hoặc Tết âm lịch… Đây là lúc tất cả mọi người đều được rảnh rỗi và sẽ đến tham dự đầy đủ hơn. Ngoài ra, một cách đơn giản là bạn có thể tiến hành một cuộc thăm dò ý kiến trên facebook để lựa chọn thời gian tổ chức họp lớp phù hợp.
Niên khóa 1993-1996 trường THPT Kim Liên họp khóa kỷ niệm 30 năm ra trường
2. Xác định thành phần và số lượng người tham dự
Một bước quan trọng tiếp theo khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp là cần xác định thành phần và số lượng người tham dự để từ đó xây dựng nội dung chương trình và lựa chọn địa điểm phù hợp.
Thành phần tham dự chương trình họp lớp bao gồm các thành viên trong lớp, thầy cô giáo hoặc cả người thân trong gia đình các thành viên (tùy theo mục đích tổ chức của buổi họp mặt).
3. Dự trù chi phí tổ chức
Việc dự trù chi phí phù hợp sẽ giúp cho kế hoạch tổ chức họp lớp của bạn trở nên khả thi hơn. Để biết được chi phí họp lớp là bao nhiêu, bạn nên liệt kê tất các các hạng mục chi tiêu cho sự kiện. Sau đó, xác định hạng mục nào là cần thiết, hạng mục nào không cần phải có và gạch bỏ khỏi danh sách. Điều này sẽ giúp bạn sử dụng chi phí một cách tiết kiệm, hiệu quả.
Một vấn đề khá nhạy cảm khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp nhiều người thường gặp phải là một số thành viên do lo ngại về kinh phí nên không đến tham dự. Để giải quyết tình huống này, bạn có thể kêu gọi những thành viên có điều kiện kinh tế tốt đứng ra tài trợ một vài hạng mục trong chương trình. Như vậy, buổi họp mặt sẽ được diễn ra đông đủ, ấm cúng và trọn vẹn hơn.
4. Xây dựng kịch bản chương trình họp lớp
Việc xây dựng kịch bản chương trình họp lớp sẽ phụ thuộc vào việc bạn mong muốn chương trình họp lớp của mình sẽ diễn ra như thế nào và mang đến những cảm xúc gì cho các thành viên tham dự.
Nếu bạn muốn buổi họp lớp là một bữa tiệc liên hoan thông thường, nội dung chương trình chỉ cần gói gọn trong việc: Trưởng ban liên lạc thay mặt phát biểu, lớp tổ chức liên hoan, sau đó giao lưu văn nghệ, hát karaoke và chụp hình lưu niệm kết thúc chương trình.
Còn nếu như bạn muốn tổ chức một ngày họp lớp thật hấp dẫn, mới lạ thì có thể thuê các MC, ca sĩ, nhóm múa biểu diễn. Hoặc liên hệ đến các công ty chuyên tổ chức họp lớp sẽ được tư vấn, xây dựng kịch bản với nhiều nội dung đặc sắc, ý nghĩa, tạo bất ngờ và để lại ấn tượng cho các thành viên.
5. Lựa chọn địa điểm tổ chức họp lớp
Đối với hình thức họp lớp đơn giản, địa điểm tổ chức họp lớp thường là các nhà hàng, quán ăn hoặc có thể là nhà của một thành viên trong lớp. Tuy nhiên, địa điểm tổ chức cần nằm ở khu vực trung tâm, nơi tất cả mọi người có thể tìm kiếm và di chuyển đến một cách tốt nhất. Ngoài ra, không gian phải phù hợp với số lượng người tham dự, không quá chật để dễ dàng giao lưu nhưng cũng không quá rộng sẽ khiến cho không khí chương trình bị loãng.
Bên cạnh đó, xu hướng họp lớp hiện nay thường là tổ chức họp lớp kết hợp team building. Sở dĩ hình thức này trở thành xu hướng bởi các hoạt động team building sẽ nhanh chóng phá vỡ khoảng cách giữa các thành viên sau nhiều năm xa cách. Đồng thời, các chuyến du lịch nghỉ dưỡng, dã ngoại ngắn ngày cũng là cơ hội tốt để các thành viên vừa được nghỉ ngơi thoải mái, vừa có thể trò chuyện, chia sẻ và thấu hiểu nhau nhiều hơn. Địa điểm tổ chức họp lớp kết hợp team building thường là các resort hoặc khu du lịch sinh thái.
Thông tin hữu ích cho bạn: Danh sách địa điểm tổ chức họp lớp tại Hà Nội và lân cận
6. Phân công công việc
Khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp bạn nên phân chia công việc rõ ràng cho từng người và có timeline cụ thể để đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch. Nên tạo sẵn một checklist cho từng người, như vậy bạn sẽ dễ dàng quản lý công việc cũng như tránh để xảy ra những sơ xuất đáng tiếc.
Với 6 bước lập kế hoạch tổ chức họp lớp chi tiết trên đây hẳn đã giúp bạn hình dung được những công việc quan trọng cần chuẩn bị cho ngày hội ngộ thêm trọn vẹn, ý nghĩa. Chúc bạn có một ngày họp lớp vui vẻ, đáng nhớ và nếu có gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình lên kế hoạch tổ chức, đừng quên số máy hotline 0969 777 981 của Vietwind luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn miễn phí!
* * * * *
LỜI HỨA SẼ QUAY TRỞ VỀ HỌP LỚP NĂM ẤY, BẠN CÒN NHỚ ?
Cùng Vietwind ghi dấu một ngày họp lớp ý nghĩa, ấm áp !
