Quy trình tổ chức tiệc tất niên cuối năm 2019 cho công ty

Quy trình tổ chức tiệc tất niên cuối năm

1. Thuê địa điểm tổ chức

2. Đặt tiệc

3. Xây dựng kịch bản chương trình

4. Liên hệ các nhà cung cấp

5. Setup địa điểm tổ chức

6. Tổng duyệt chương trình

7. Tổ chức tiệc cuối năm

Quy trình tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho công ty với 7 bước

1. Thuê địa điểm tổ chức

Có thể nói địa điểm tổ chức góp phần tạo nên 50% thành công của sự kiện. Ý tưởng độc đáo, kịch bản hấp dẫn đều bằng 0 nếu không thuê được một địa điểm tổ chức tiệc tất niên cuối năm lý tưởng.

Theo kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm của Vietwind, ngoài yếu tố nhất định cần có là quy mô phù hợp với lượng người tham dự, nên lựa chọn địa điểm tổ chức gần công ty hoặc nơi cư trú của đa số CBNV công ty để mọi người tiện di chuyển. Địa điểm tổ chức cũng nên được thay đổi qua các năm để mang đến sự mới mẻ hơn cho bữa tiệc Year End Party.

Bạn cũng cần lưu ý, dịp cuối năm là lúc các doanh nghiệp đồng loạt tổ chức tiệc tất niên. Bạn nên lựa chọn địa điểm và triển khai đặt lịch sớm để tránh tình trạng “cháy” địa điểm.

2. Đặt tiệc

Tình yêu bắt nguồn từ “dạ dày”, và đương nhiên tiệc liên hoan cuối năm không thể thiếu một bữa ăn thơm ngon, hấp dẫn. Tiệc bàn tròn đem đến cảm giác ấm cúng, tiệc buffet lại phù hợp khẩu vị của nhiều người… Bạn có thể đặt tiệc dựa trên ngân sách dự kiến. Tuy nhiên, thực đơn cần đảm bảo lượng và chất với đầy đủ các món khai vị, món chính và món tráng miệng.

3. Xây dựng kịch bản chương trình

Bước thứ ba, cũng là bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho công ty là xây dựng kịch bản. Vốn là một hoạt động văn hóa nội bộ, nhiều người có thể dễ dàng xây dựng kịch bản chương trình tiệc cuối năm cho công ty. Tuy nhiên điểm then chốt chính là việc lựa chọn được một key moment ấn tượng và sắp xếp các nội dung trong phần kịch bản làm sao để tạo nên sự kịch tính, cuốn hút người tham dự đến tận phút cuối của bữa tiệc.

4. Liên hệ các nhà cung cấp

Giống như việc thuê địa điểm, nếu bạn không tìm và liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ sớm, bạn sẽ rất dễ lâm vào tình huống thuê thiết bị, nhân sự sự kiện với mức giá “cắt cổ” mà chưa chắc đã ưng ý. Bạn nên liên hệ các nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng, MC, ca sĩ… trước thời điểm tổ chức tiệc tất niên cuối năm khoảng 2 tháng để có được dịch vụ với mức giá tốt nhất.

5. Setup địa điểm tổ chức

Việc setup địa điểm tổ chức nên được tiến hành trước khi sự kiện diễn ra 1 ngày. Đối với địa điểm tổ chức Year End Party, không gian cần tạo được cảm giác ấm áp, tươi vui với những màu sắc rực rỡ. Đặc biệt, cần có khu vực check-in, có thể là backdrop, photobooth, hoặc góc decor theo chủ đề riêng… được trang trí đẹp mắt để khách tham dự lưu lại những khoảnh khắc kỷ niệm.

6. Tổng duyệt chương trình

Để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp, một bước không thể bỏ qua trong quy trình tổ chức tiệc tất niên cuối năm đó chính là tổng duyệt chương trình trước giờ G.

Những việc bạn cần lưu ý trong quá trình tổng duyệt đó là:

• Đảm bảo nội dung chương trình diễn ra theo đúng như kịch bản đã xây dựng từ trước
• Xem xét các sự cố có thể xảy ra và tìm biện pháp ứng biến kịp thời
• Nhắc nhở các bộ phận, nhân sự được phân công công việc về nhiệm vụ và trách nhiệm của họ

7. Tổ chức tiệc cuối năm

Hoàn thành 6 bước trong quy trình tổ chức tiệc tất niên cuối năm kể trên, bạn cùng toàn bộ công ty đã có thể sẵn sàng cho một bữa tiệc Year End Party đầy hấp dẫn. Tuy nhiên, đừng quá ham vui mà quên mất nhiệm vụ của một người làm công tác tổ chức sự kiện, đó là liên tục giám sát, điều phối sự kiện theo kịch bản để chương trình diễn ra thành công tốt đẹp.

Còn nếu bạn muốn được thảnh thơi vui tiệc cuối năm như bao người? Liên hệ Công ty tổ chức sự kiện VIETWIND để được quẳng mọi gánh lo đi và “quẩy hết mình” với Year End Party 2018 nhé.

* * * * *

TỔ CHỨC TIỆC CUỐI NĂM ẤN TƯỢNG – ĐỘC ĐÁO – ĐẲNG CẤP

Click ngay để khám phá những Concept mới nhất 2019 !