Cách chọn địa điểm tổ chức sự kiện sao cho chuyên nghiệp, tối ưu chi phí

Địa điểm là nơi diễn ra các hoạt động của sự kiện nên trước khi đưa ra các tiêu chí: vị trí, cảnh quan, bầu không khí, kiến trúc,… bạn cần xác định rõ đặc điểm và tính chất event doanh nghiệp muốn tổ chức. Và sau đây là phân loại địa điểm tổ chức sự kiện theo các tiêu chí mà bất cứ nhà tổ chức sự kiện nào cũng phải nắm rõ:

Cách chọn địa điểm tổ chức sự kiện sao cho chuyên nghiệp, tối ưu chi phí

1. Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện

1.1 Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

1.2 Địa điểm tổ chức sự kiện trong phòng

1.3 Địa điểm tổ chức sự kiện hỗn hợp

2. Căn cứ vào cơ sở vật chất, kĩ thuật vốn có của địa điểm

2.1 Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

2.2 Địa điểm tổ chức sự kiện bị động

1. Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện

1.1 Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Bao gồm nhà hát lộ thiên, sân vận động, công viên, quảng trường, khuôn viên trong trường học hoặc cơ quan, bãi cát trên biển, khu vực biểu diễn công cộng, không gian ngoài trời của một sô khách sạn hoặc nhà hàng (nếu có),…

• Ưu điểm:

– Giảm thiểu sự bó hẹp hay giới hạn trong phạm vi cụ thể.

– Ứng biến linh hoạt khi có sự thay đổi quy mô sự kiện vì đôi khi thực tế số lượng khách mời không đúng kế hoạch dự kiến ban đầu.

– Tạo điều kiện cho việc hiện thực hóa các ý tưởng độc đáo bởi không gian mở sẽ xóa bỏ rào cản sự sáng tạo của bạn.

• Nhược điểm:

– Chỉ phù hợp với một số loại hình sự kiện nhất định ví dụ như sự kiện du lịch mice, ngày hội gia đình, sự kiện kết hợp team building,…

– Một nhược điểm lớn nhất của loại hình địa điểm này chính là chịu ảnh hưởng rất lớn của yếu tố thời tiết. Do đó đừng quên theo dõi, cập nhật dự báo tình hình thời tiết để có phương án dự phòng trường hợp bất lợi xảy ra.

– Đòi hỏi các thiết bị sự kiện như âm thanh, ánh sáng, nguồn điện,… phải chuyên dụng, hiện đại hơn so với tổ chức trong các hội trường.

– Tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực cho công tác chuẩn bị, setup hơn

– Yêu cầu các thủ tục xin phép tổ chức sự kiện phức tạp. Nếu bạn không có kinh nghiệm trong ngành nghề event thì nguy cơ bị từ chối hay delay là rất cao.

1.2 Địa điểm tổ chức sự kiện trong phòng

Phòng chuyên dụng để tổ chức sự kiện có tại các khách sạn, trung tâm, nhà văn hóa, nhà hát, nhà hàng, …

• Ưu điểm

– Ít có sự biến động trong quá trình setup và tiến hành tổ chức sự kiện.

– Tận dụng tối đa cơ sở vật chất, kĩ thuật sẵn có tại chính cơ sở cho thuê phòng (ví dụ như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, nguồn điện, nhân viên phục vụ,…)

– Đảm bảo hơn vấn đề về an ninh, an toàn, vệ sinh so với địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời.

• Nhược điểm

– Bị bó hẹp về sức chứa nên trường hợp số lượng khách mời có sự thay đổi lớn sẽ trở thành một rắc rồi không nhỏ cho nhà tổ chức sự kiện.

– Không gian đóng sẽ cản trở sức sáng tạo trong cách thức bài trí của bạn.

1.3 Địa điểm tổ chức sự kiện hỗn hợp

– Tại đây, sự kiện được diễn ra ở cả ngoài trời lẫn trong nhà. Do đó không gian này là sự kết hợp hoàn hảo các ưu điểm của cả hai loại địa điểm phía trên. Tuy nhiên, không dễ để lựa chọn được một địa điểm như vậy tại các thành phố lớn.

– Với các sự kiện quy mô lớn hay có ý nghĩa trọng đại thì loại hình địa điểm hỗn hợp là vô cùng lý tưởng.

2. Căn cứ vào cơ sở vật chất, kĩ thuật vốn có của địa điểm

2.1 Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Là những nơi được xây dựng với mục đích ban đầu là kinh doanh dịch vụ hiện đại trong đó có dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Đó thường là các khách sạn 4-5*, nhà hàng lớn, trung tâm hội nghị,… Chi phí thuê phòng khá cao nhưng chắc chắn sẽ nâng tầm giá trị sự kiện và mang tới sự hài lòng cho khách hàng, đối tác của bạn.

2.2 Địa điểm tổ chức sự kiện bị động

Cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện không phải là mục đích ban đầu, trọng tâm nên các dịch vụ hỗ trợ cung cấp chưa thực sự chuyên nghiệp, hiện đại. Một số địa điểm phải kể đến như sân vận động, công viên, quảng trường, đường phố, khuôn viên cơ quan,… Nếu tự tổ chức sự kiện tại đây bạn sẽ phải chuẩn bị rất nhiều thứ như nguồn điện, khu vực vệ sinh, lối đi, thiết bị,…

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện quả là một thách thức không nhỏ với bất cứ ai. Kể cả khi nắm rõ trong tay mọi tiêu chí cần thiết cũng chưa chắc bạn đã tối ưu được chi phí. Hãy cẩn trọng trước khi đưa ra quyết định. Nhưng giờ đây thay vì tiêu tốn thời gian, tiền bạc vào những lựa chọn không chắc chắn, bạn có thể liên hệ với Vietwind để được tư vấn miễn phí 24/7. Là đối tác tin cậy của hầu hết các địa điểm tổ chức sự kiện trên khắp cả Việt Nam, Vietwind chắc chắn sẽ mang tới lựa chọn tốt nhất cho bạn.

* * * * *

HÉ LỘ ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN CỦA VIETWIND TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA

Click ngay để khám phá chương trình giảm giá lớn nhất 2019 !