Với nhiều doanh nghiệp, tổ chức Tết Trung thu từ lâu đã trở thành một hoạt động văn hóa nội bộ không thể thiếu. Tuy nhiên, các trưởng phòng hành chính nhân sự, công đoàn, marketing – những người chịu trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch tổ chức Tết Trung thu thường gặp khó khăn khi không biết bắt đầu từ đâu, làm như thế nào? Đừng quá lo lắng, Công ty tổ chức Tết Trung thu cho thiếu nhi chuyên nghiệp Vietwind sẽ giúp bạn xây dựng quy trình lập kế hoạch tổ chức Tết Trung thu 2018 đầy đủ, chi tiết.
Thông tin được nhiều người tìm kiếm: Công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội
Quy trình lập kế hoạch tổ chức Tết Trung thu
1. Xác định mục đích tổ chức
2. Xác định đối tượng tham gia
3. Xác định yêu cầu của sự kiện
4. Lựa chọn thời gian tổ chức
5. Lựa chọn địa điểm tổ chức
6. Xây dựng kịch bản tổ chức Trung thu
7. Dự trù kinh phí
8. Phân công công việc
Xem thêm bài viết: Ý tưởng tổ chức sự kiện Trung thu độc đáo.
Quy trình lập kế hoạch tổ chức Tết Trung thu 2019 cho thiếu nhi với 8 bước
1. Xác định mục đích tổ chức
Bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch tổ chức Tết Trung thu, bạn cần xác định mục đích tổ chức của chương trình để lấy đó làm trọng tâm thực hiện, mọi hoạt động diễn ra đều cần hướng đến việc đạt được mục đích đó.
Lẽ thường, mục đích tổ chức chương trình Tết Trung thu cho thiếu nhi trước tiên là nhằm tạo ra sân chơi lành mạnh, bổ ích về ngày lễ truyền thống của Việt Nam cho con em cán bộ, công nhân viên chức và người lao động trong doanh nghiệp. Sau đó, chương trình đồng thời thể hiện sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty đến đời sống tinh thần của CBNV.
2. Xác định đối tượng tham gia
Tết Trung thu chắc chắn sẽ không thể thiếu được sự có mặt của các em nhỏ là con em của CBNV trong công ty. Các em có độ tuổi từ 1 tuổi đến 15 tuổi đều phù hợp để tham gia chương trình. Bên cạnh đó, các thành phần tham dự khác bao gồm Ban lãnh đạo, toàn thể CBNV và có thể cả người thân (vợ/chồng) của CBNV.
Ngoài việc xác định thành phần tham gia, bạn cần biết chính xác số lượng người lớn và trẻ em để lựa chọn địa điểm tổ chức Tết Trung thu và xây dựng nội dung chương trình phù hợp.
Các em nhỏ từ 1 đến 15 tuổi và bố mẹ là những đối tượng tham gia sự kiện Tết Trung thu
3. Xác định yêu cầu của sự kiện
Lập kế hoạch tổ chức Tết Trung thu cho các bé bạn cần xác định rõ yêu cầu của sự kiện là gì để từ đó tạo nên một sân chơi thú vị, bổ ích và ý nghĩa. Một vài yêu cầu bạn có thể đặt ra như:
- Ý tưởng tổ chức sáng tạo, đa dạng, thể hiện được nét văn hóa riêng của công ty và phù hợp điều kiện hiện tại
- Dành sự quan tâm đặc biệt cho các trẻ em thuộc gia đình CBNV còn khó khăn, hoàn cảnh đặc biệt hoặc có thành tích nổi bật trong rèn luyện, học tập
- Các hoạt động trong chương trình cần có sự tham gia của cả cha mẹ và con cái, tạo không khí đầm ấm, vui tươi, đúng với ý nghĩa của Tết đoàn viên
- Các bộ phận, phòng ban được phân công công việc cần hoàn thành đúng thời hạn, đảm bảo cho sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch…
4. Lựa chọn thời gian tổ chức
Ai cũng biết tết Trung thu là ngày 15 tháng 8 âm lịch. Tuy nhiên, bạn nên tổ chức Trung thu 2018 sớm hơn thời điểm đó bởi 3 lý do sau đây:
- Ngày lễ chính 15/8 âm lịch nên là dịp để gia đình riêng của CBNV Công ty được gặp gỡ, sum vầy.
- Tổ chức gần sát ngày hoặc đúng ngày 15/8 âm lịch, bạn sẽ gặp phải tình trạng cháy nhân sự, thiết bị sự kiện vì có rất nhiều đơn vị cũng tổ chức. Khi đó, chi phí sẽ bị đội lên gấp nhiều lần.
- Tết Trung thu 2018 rơi vào thứ 2, ngày 24/9 dương lịch. Nếu bạn tổ chức vào ngày này có thể gây gián đoạn đến quá trình làm việc, cũng như các em nhỏ không được nghỉ học nên việc học tập cũng sẽ bị ảnh hưởng hoặc không tham gia được. Vì vậy, bạn nên tổ chức vào một ngày cuối tuần của 1 đến 2 tuần trước đó để mọi người có thời gian rảnh rỗi và tham dự đầy đủ. Đây cũng là thời điểm tổ chức Tết Trung thu lý tưởng thường được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
5. Lựa chọn địa điểm tổ chức
Hiện nay, có rất nhiều địa điểm tổ chức sự kiện Tết Trung thu được chia theo không gian trong nhà hoặc ngoài trời. Chương trình sẽ ý nghĩa hơn khi được tổ chức ngoài trời kết hợp với tục phá cỗ trông trăng. Trong khi đó, tổ chức trong nhà sẽ đảm bảo cho sự kiện của bạn tránh được những rủi ro về thời tiết. Vì vậy, hãy cân nhắc làm sao để lựa chọn được một địa điểm tổ chức hợp lý.
Còn nếu bạn có ý định thuê các công ty tổ chức Tết Trung thu chuyên nghiệp thì cũng không cần quá lo lắng về phần địa điểm tổ chức bởi với kinh nghiệm tổ chức lâu năm, các công ty sự kiện sẽ luôn có phương án dự phòng cho bạn.
Tổ chức Trung thu ngoài trời kết hợp tục phá cỗ trông trăng đem đến nhiều ý nghĩa
6. Xây dựng kịch bản tổ chức Trung thu
Nếu như coi việc lập kế hoạch tổ chức Tết Trung là phần khung, thì kịch bản chính là phần cốt lõi bên trong để tạo nên sức hấp dẫn, thành công cho chương trình. Thông thường, một kịch bản tổ chức Trung thu không thể thiếu tiết mục múa lân, MC là chị Hằng, chú Cuội dẫn dắt câu chuyện cho các bé, trò chơi dân gian, các tiết mục hài kịch hoặc văn nghệ thiếu nhi, diễn hề, xiếc thú, phá cỗ trông trăng…
Bạn có thể tham khảo thêm: Kịch bản chương trình Trung thu tổng quát
Các tiết mục văn nghệ thiếu nhi cho các bé là nội dung không thể thiếu trong Tết Trung thu
Tuy nhiên, nhiều công ty tự tổ chức Tết Trung thu gặp phải tình huống năm nào cũng tổ chức như năm nào, dẫn đến sự nhàm chán cho người tham gia, còn các em nhỏ thì không còn mong đợi, háo hức. Vì vậy, nếu muốn có một kịch bản hấp dẫn với nhiều ý tưởng sáng tạo hơn, bạn có thể liên hệ đến các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp để được tư vấn.
7. Dự trù kinh phí
Ai cũng biết dự trù chi phí tổ chức Tết Trung thu cho công ty là một công việc cực kỳ quan trọng. Nếu kinh phí quá ít dẫn đến nội dung chương trình đơn sơ, thiếu hấp dẫn thì khó có thể đạt được mục đích tổ chức. Nhưng nếu kinh phí nhiều mà hiệu quả không như mong muốn hoặc không tương xứng với chi phí bỏ ra, thì đó cũng chỉ là một sự đầu tư lãng phí. Do đó, quan trọng nhất vẫn là việc bạn biết cân bằng giữa chi tiêu ngân sách và ý nghĩa, hiệu quả đem lại của chương trình sau khi kết thúc.
8. Phân công công việc
Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch tổ chức Tết Trung thu đó là phân công công việc cho từng bộ phận. Bạn có thể chia đội nhân sự tổ chức ra làm 5 nhóm, phụ trách các công việc:
- Thực hiện công tác tổ chức (liên hệ nhà cung cấp, điều phối công việc…)
- Thiết kế trang trí & in ấn
- Chuẩn bị quà, bánh, bày biện và trang trí mâm ngũ quả
- Tiếp đón khách mời
- Thu dọn và vệ sinh khu vực tổ chức sau khi chương trình kết thúc
Hy vọng quy trình lập kế hoạch tổ chức Tết Trung thu 2018 cho thiếu nhi với 8 bước đầy đủ và chi tiết trên đây sẽ giúp bạn tổ chức được một chương trình Trung thu hấp dẫn, ý nghĩa cho con em và cán bộ nhân viên của công ty. Còn nếu bạn đang phân vân giữa việc tự tổ chức và thuê công ty sự kiện, đừng ngần ngại liên hệ đến Vietwind để được tư vấn tổ chức Tết Trung thu với một mức chi phí hợp lý.
Quẳng gánh lo đi và vui Trung thu với Dịch vụ tổ chức Trung thu chuyên nghiệp
* * * * *
HÉ LỘ ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN CỦA VIETWIND TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA
Click ngay để khám phá chương trình giảm giá lớn nhất 2019 !
