Quy trình tổ chức tiệc khai xuân chuyên nghiệp, thành công rực rỡ

Sau kỳ nghỉ dài đón Tết Nguyên đán, tiệc khai xuân sẽ thay lời chúc của doanh nghiệp gửi tặng khách hàng, đối tác. Đặc biệt, sự kiện còn là món quà đầu xuân ý nghĩa, giúp nhân viên lên dây cót tinh thần, sẵn sàng cho những mục tiêu năm mới.

1. Quy trình tổ chức tiệc khai xuân chuyên nghiệp

Nếu bạn đã từng ấn tượng với những bữa tiệc khai xuân chuyên nghiệp, sáng tạo thì đó chỉ là bề nổi của tảng băng lớn mang tên “Quy trình tổ chức tiệc khai xuân”. Còn phần chìm chính là công tác chuẩn bị vô cùng phức tạp với nhiều hạng mục.

Lập danh sách khách mời dự tiệc khai xuân: Ngoài thành viên công ty thì danh sách này không thể thiếu khách hàng Vip, đối tác thân thiết thậm chí là đơn vị truyền thông nếu bạn muốn nhân cơ hội này để quảng bá hình ảnh văn hóa doanh nghiệp của mình. Sự góp mặt đặc biệt của họ sẽ giúp nâng tầm giá trị sự kiện và còn là cơ hội tốt để thắt chặt và mở ra mối quan hệ hợp tác trong kinh doanh.

Chủ đề sự kiện tiệc khai xuân: Hòa trong không khí cả nước đón chào năm mới, bên cạnh kịch bản chuyên nghiệp thì chương trình khai xuân đòi hỏi không khí phải vui tươi, sôi động. Theo kinh nghiệm của Vietiwind, bạn có thể lồng ghép những gameshow gắn kết vào phần hội của bữa tiệc.

Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc khai xuân: Sau khi ban lãnh đạo chốt danh sách khách mời là công đoạn lựa chọn địa điểm tổ chức. Ngày nay, không khó để tìm ra một nhà hàng, khách sạn hay resort cung cấp dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức tiệc khai xuân. Với hàng loạt giá cả rất cạnh tranh lại vô tình trở thành khó khăn cho việc đưa ra lựa chọn. Nhưng với mức ngân sách hạn hẹp thì đâu mới là lựa chọn hợp lý nhất?   

Bố trí nhân sự: Một kịch bản chi tiết muốn hiện thực hóa đòi hỏi phải có đội ngũ nhân sự hùng hậu, đủ khả năng đảm nhiệm trọng trách thuộc chuyên môn của mình. Chuyên nghiệp, nhiệt tình và biết cách phối hợp làm việc chỉ là một vài trong rất nhiều yêu cầu khắt khe của người làm tổ chức sự kiện. Có lẽ đó là lý do mà người ta sẽ thuê một đơn vị event chuyên nghiệp thay vì tự tổ chwucs với mong muốn đảm bảo sự khởi đầu tốt đẹp cho cả năm.  

Kịch bản chương trình tiệc khai xuân: Kịch bản hiểu một cách đơn giản là tài liệu chi tiết về nội dung cũng như thời lượng diễn ra chương trình. Với tầm quan trọng như vậy nhưng không phải ai cũng xây dựng được kịch bản. 

Kịch bản chương trình tiệc khai xuân: Kịch bản hiểu một cách đơn giản là tài liệu chi tiết về nội dung cũng như thời lượng diễn ra chương trình. Với tầm quan trọng như vậy nhưng không phải ai cũng xây dựng được kịch bản.  

Kịch bản chương trình tiệc khai xuân: Kịch bản hiểu một cách đơn giản là tài liệu chi tiết về nội dung cũng như thời lượng diễn ra chương trình. Với tầm quan trọng như vậy nhưng không phải ai cũng xây dựng được kịch bản. 

Kịch bản chương trình tiệc khai xuân: Kịch bản hiểu một cách đơn giản là tài liệu chi tiết về nội dung cũng như thời lượng diễn ra chương trình. Với tầm quan trọng như vậy nhưng không phải ai cũng xây dựng được kịch bản. 

Kịch bản chương trình tiệc khai xuân: Kịch bản hiểu một cách đơn giản là tài liệu chi tiết về nội dung cũng như thời lượng diễn ra chương trình. Với tầm quan trọng như vậy nhưng không phải ai cũng xây dựng được kịch bản. 

Bố trí nhân sự: Một kịch bản chi tiết muốn hiện thực hóa đòi hỏi phải có đội ngũ nhân sự hùng hậu, đủ khả năng đảm nhiệm trọng trách thuộc chuyên môn của mình. Chuyên nghiệp, nhiệt tình và biết cách phối hợp làm việc chỉ là một vài trong rất nhiều yêu cầu khắt khe của người làm tổ chức sự kiện. Có lẽ đó là lý do mà người ta sẽ thuê một đơn vị event chuyên nghiệp thay vì tự tổ chwucs với mong muốn đảm bảo sự khởi đầu tốt đẹp cho cả năm. 

Lựa chọn thời gian tổ chức: Tùy vào từng loại hình dịch vụ và tình hình thực tế mà kỳ nghỉ Tết của các công ty sẽ kéo dài khác nhau. Tuy nhiên bữa tiệc khai xuân vẫn nên được tiến hành vào ngày cuối tuần để mọi người có cơ hội tham gia đầy đủ nhất mà vẫn không ảnh hưởng tới lịch làm việc.  

Tổng duyệt: Sau khi tất cả công tác lập kế hoạch, chuẩn bị đã hoàn thành, tổng duyệt chính là bước cuối cùng để ban tổ chức nhìn ra vấn đề còn thiếu sót, trước khi sự kiện chính thức diễn ra. 

2. Kịch bản chương trình tiệc khai xuân

  • Đón khách 

Hoàn thành toàn bộ công tác setup 

Thiết bị sự kiện luôn phải đảm bảo hoạt động tốt nhất

Đội ngũ PG/PB và đại diện công ty đón tiếp khách mời tại cửa

Hướng dẫn khách di chuyển vào khu vực check-in 

Giới thiệu 

  • Khách mời ổn định chỗ ngồi
  • MC gửi lời chào và chúc Tết tới mọi người
  • Tuyên bố lý do tổ chức sự kiện 
  • Giới thiệu một số khách mời đặc biệt tới tham dự
  • Tiết mục biểu diễn nghệ thuật sôi động 

Trình chiếu clip về chặng đường phát triển của công ty

Khai tiệc đầu năm

  • Ban lãnh đạo hoặc đại diện công ty phát biểu những định hướng trong tương lai cảu công ty
  • Khui rượu sâm panh khai tiệc 
  • Cùng nâng ly chúc mừng xuân mới 
  • Mọi người dùng tiệc teabreak hoặc tiệc mặn

Âm nhạc và Gameshow

  • Trình diễn tiết mục nghệ thuật do nghệ sĩ chuyên nghiệp hoặc chính nhân viên công ty biểu diễn
  • Các trò chơi giao lưu và tăng sự gắn kết
  • Ban tổ chức nên chuẩn bị nhiều quà khai xuân

Bế mạc chương trình

  • Khách mời chia sẻ cảm xúc khi được mời tham dự chương trình
  • Đại diện công ty cảm ơn sự tham dự của tất cả mọi người 
  • MC tuyên bố bế mạc chương trình

Tiễn khách ra về

  • PG/PB và đại diện công ty có mặt tại cửa để tiễn khách ra về 
  • Tiến hành thu dọn địa điểm

Trên đây, Vietwind đã chia sẻ quy trình chuẩn nhất để bất cứ ai cũng có thể tiến hành tổ chức một bữa tiệc khai xuân chuyên nghiệp. Tùy vào tính chất, quy mô và nguyện vọng của ban lãnh đạo mà bạn có thể thay đổi sao cho phù hợp với công ty của mình. Khi đi vào chi tiết từng hạng mục nếu gặp phải bất cứ khó khăn nào đừng ngần ngại chia sẻ để được Vietwind tư vấn ngay nhé!

Leave a comment