Tổ chức hội nghị ngoài trời và những lưu ý quan trọng không thể bỏ qua

Vượt qua sự gò bó của những bức tường khép kín, không ít doanh nghiệp muốn hướng tới đổi mới cách thức tổ chức hội nghị ngoài trời để nâng cao hiệu quả thu được. Thực tế cho thấy, sáng tạo này mang lại nhiều lợi ích hơn hẳn so với phương thức truyền thống. Và nếu bạn có ý định đổi mới hội nghị công ty thì đừng bỏ qua những lưu ý quan trọng dưới đây của Vietwind.

tổ chức hội nghị ngoài trời

Tổ chức hội nghị ngoài trời – mốt nhất thời hay xu hướng? 

1. Tại sao nên tổ chức hội nghị ngoài trời?

Tổ chức hội nghị là hoạt động không còn xa lạ trong thời đại ngày nay, bởi nó diễn ra thường xuyên trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doạnh nghiệp. Thông thường, mọi người sẽ cùng ngồi trong phòng khép kín, thảo luận về vấn đề nào đó hoặc tổng kết tình hình hoạt động đã qua đồng thời gửi lời tri ân tới khách hàng. Nhưng dù sự kiện có hoanh tráng đến mấy thì vẫn tồn tại một thực trạng là khách mời tỏ ra không mấy thiết tha với việc tham dự hay chú tâm tới nội dung truyền tải trong suốt chương trình. 

Để khắc phục nhược điểm gò bó, chật hẹp và nhàm chán của phương thức truyền thống, người ta đã tiến tới đổi mới bằng hình thức tổ chức hội nghị ngoài trời. Với không gian gợi mở, khách mời của bạn có cơ hội hòa mình vào thiên nhiên tươi mới và dễ dàng cởi mở trong quá trình thảo luận. 

2. Lợi ích của tổ chức hội nghị ngoài trời

tổ chức hội nghị ngoài trờiKhông gian tổ chức hội nghị ngoài trời

  • Khách mời cảm nhận được sự chào đón thân tình: Khách mời tham dự hội nghị thường là khách hàng hoặc đối tác quan trọng nên việc tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, mới mẻ sẽ nhận lại rất nhiều lợi ích cả trước mắt lẫn lâu dài. Bởi đằng sau sự hài lòng đó là sợi dây gắn kết những mối quan hệ hợp tác lâu dài
  • Mang tới cảm giác thư giãn, gần gũi với thiên nhiên: Khu sinh thái, khu nghỉ dưỡng hay resort cao cấp không chỉ cung cấp không gian tổ chức hội nghị ngoài trời tuyệt vời mà các dịch vụ ăn uống, giải trí ở đây cũng sẽ không làm khách mời của bạn phải thất vọng.
  • Nâng cao hiệu quả thảo luận và đưa ra giải pháp tối ưu: Tự tổ chức một cuộc hội họp tẻ nhạt giới hạn trong 4 bức tường không còn là vấn đề hiếm gặp. Bỏ ra rất nhiều tâm huyết nhưng chưa chắc thông điệp của bạn đã được khách mời thấu hiểu. Kể cả khi ban tổ chức đã rất nỗ lực khuấy động không khí thì cũng chỉ duy trì được trong phần đầu của chương trình. Chính vì vậy mà đổi mới không gian thảo luận sẽ là giải pháp giúp mọi người tập trung hơn vào nội dung.
  • Tạo ấn tượng khó quên và truyền thông hiệu quả: Các “chuyên gia” sự kiện ví tổ chức hội nghị ngoài trời như một vũ khí truyền thông. Một hội nghị mới mẻ không chỉ là lời nhắc nhở khách mời mà còn đưa thương hiệu doanh nghiệp tới cộng đồng. 

Hiểu được những lợi ích trên mà ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức thú vị này đặc biệt là tổ chức hội nghị tri ân khách hàng mang ý nghĩa quan trọng. Theo đó các đơn vị cho thuê địa điểm cũng đã kịp thời nắm bắt nhu cầu của khách hàng để đầu tư vào dịch vụ tổ chức hội nghị ngoài trời với giá cả cạnh tranh. Rõ ràng, tổ chức hội nghị ngoài trời đang ngày càng thu hút và sẽ mở đầu cho một xu hướng mới trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Thử thách và lưu ý khi tổ chức hội nghị ngoài trời chuyên nghiệp

Dù lợi ích mang lại là không nhỏ nhưng người ta vẫn còn ngần ngại tổ chức hội nghị ngoài trời bởi nhiều lý do. Với kinh nghiệm 6 năm trong ngành tổ chức hội nghị, Vietwind thấu hiểu những điều mà bất cứ ai cũng sẽ gặp phải khi tự tổ chức ngoài trời hay thuê một đơn vị thiếu chuyên nghiệp. Sau đây là những đúc kết kinh nghiệm của Vietwind – công ty tổ chức hội nghị chuyên nghiệp tại Việt Nam: 

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị ngoài trời:

Địa điểm tổ chức hội nghị ngoài trời cần có không gian rộng mở, thoáng mát nhưng phải yên tĩnh và đặc biệt là có chỗ để xe thuận tiện. Đó thường là resort, khu nghỉ dưỡng, khu sinh thái và một số khách sạn có không gian ngoài trời,… Ngày nay, không khó để tìm được một địa điểm như vậy nhưng làm sao để biết sự kiện của bạn phù hợp nhất với nơi nào? Ưu đãi hiện hàng ra sao? Bạn có thể liên hệ với Vietwind để được tự vấn miễn phí nhé!

tổ chức hội nghị ngoài trời

Gợi ý những địa điểm lý tưởng tổ chức hội nghị ngoài trời gần Hà Nội:

  • Khu đô thị sinh thái Ecopark, Vĩnh Hưng Riverside Resort, Thảo Viên resort,  Flamingo Đại Lải Resort,…
  • Khách sạn JW Marriott, Nhà hàng Star Place, Nhà hàng Soft Water,…

tổ chức hội nghị ngoài trời

Và đặc biệt là Trung tâm hội nghị Quốc gia (NCC), không chỉ có phòng họp đa dạng từ quy mô từ 120 tới 3800 khách được trang bị hệ thống hạ tầng hiện đại bậc nhất, nơi đây còn sở hữu bãi đỗ xe, sân bay trực thăng thuận tiện và khuôn viên sân vườn rộng lên tới 9400m2. Đây thực sự là địa điểm lý tưởng tổ chức hội nghị ngoài trời với quy mô từ nhỏ cho tới tầm cỡ quốc tế.

tổ chức hội nghị ngoài trờiNCC – Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nghị ngoài trời

2. Trang thiết bị sự kiện khi tổ chức hội nghị ngoài trời

Âm thanh và ánh sáng chính là linh hồn của sự kiện. Một trong những thách thức khi tổ chức ngoài trời đó là âm thanh dễ bị pha loãng, màn hình chiếu cũng bị mời. Do đó, đòi hỏi thiết bị phải có công suất đủ lớn, hoạt động trơn tru trong điều kiện ngoài trời, thậm chí là dùng được ngay cả khi thời tiết… Hãy thử tưởng tượng xem hội nghị của bạn đang diễn ra thì hệ thống âm thanh hay ánh sáng của bạn trục trặc hay quá tải. Đối với sự kiện ngoài trời của Vietwind tổ chức luôn luôn được setup trang thiết bị tân tiến nhất, đảm bảo hoạt động trơn tru trong mọi điều kiện. 

tổ chức hội nghị ngoài trời

3. Set up sân khấu không gian mở

Vượt ra khỏi bốn bức tường là không gian mở ngoài trời. Khi đó, bạn được thỏa sức sáng tạo nhưng yêu cầu phải đảm bảo bám sát nội dung hội nghị, không quá rườm rà, màu sắc hài hòa với thiên nhiên,… Sân khấu của bạn phải trang trí sao cho nổi bật nhất có thể.

tổ chức hội nghị ngoài trời

4. Thời gian hợp lý tổ chức hội nghị ngoài trời

Nếu mây thuận gió hòa thì hội nghị ngoài trời sẽ diễn ra tốt đẹp. Nhưng ai cũng biết, thời tiết luôn luôn biến đổi bất ngờ. Bạn vẫn phải cập nhật thường xuyên tình hình để có phương án đề phòng. Đây có lẽ là một trong số những thử thách lớn nhất khi tự tổ chức hội nghị ngoài trời… Còn đối với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Vietwind thì bất cứ sự kiện nào cũng sẽ có phương án dự trù, giải quyết tình huống bất ngờ dù là nhỏ nhất.

5. Kịch bản tổ chức hội nghị ngoài trời chuyên nghiệp, thu hút

tổ chức hội nghị ngoài trời

Sau khi bạn quyết định sẽ “chơi lớn” với ý tưởng tổ chức hôi nghị ngoài trời thì bước lập kịch bản thực sự là một thử thách với bất cứ ai. Kể cả khi đầu tư một khoản tiền lớn, bỏ ra nhiều công sức nhưng kịch bản không chuyên nghiệp, không đủ hấp dẫn vẫn là chưa đủ để có được một sự kiện thành công như mong đợi.

  • Để đảm bảo tiến độ hội nghị ngoài trời diễn ra theo đúng kế hoạch thì không thể thiếu kịch bản tổng thể và cả chi tiết. Từ bản kế hoạch sẽ phân định công việc cho nhân sự phụ trách từng hạng mục một cách phù hợp.
  • Cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu cho MC, nghệ sĩ biểu diễn nghệ thuật giúp họ nắm bắt được nội dung cũng như yêu cầu khi truyền tải thông điệp tới khách mời. 
  • Set up chương trình với gameshow sôi động, ý nghĩa và đừng quên chuẩn bị phần thưởng hấp dẫn cho người thắng cuộc. Giây phút thực sự thư giãn sẽ giúp khách mời cởi mở hơn trong quá trình chia sẻ, thảo luận. 

6. Lưu ý quan trọng khác khi tổ chức hội nghị ngoài trời 

Hội nghị ngoài trời thuận lợi để bố trí tiệc nướng hoặc buffet. Mọi người sẽ vô cùng hứng thú với trải nghiệm này. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. 

tổ chức hội nghị ngoài trờiBữa tiệc hội nghị ngoài trời hấp dẫn 

Bạn thấy đấy, xu hướng hội nghị ngoài trời mang lại rất nhiều lợi ích nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu tự tổ chức. Tuy nhiên đừng vì thế mà bỏ qua cơ hôi để ghi dấu ấn sâu đậm trong lòng khách hàng. Hãy để công ty tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, uy tín Vietwind giải đáp mọi thắc mắc và tiết kiệm chi phí cho bạn. Bạn đã sẵn sàng gọi điện để được tư vấn miễn phí chưa? 

* * * * *

HÉ LỘ ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN CỦA VIETWIND TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA

Click ngay để khám phá chương trình giảm giá lớn nhất 2019 !

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan