Hội nghị là gì? Cách thức tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, ấn tượng

1.Hội nghị là gì? Đừng nhầm lẫn hội nghị với hội thảo

1.1 Hội nghị là gì?

1.2 Các loại hình tổ chức hội nghị

1.3 Phân biệt hội nghị và hội thảo

2. Checklist công việc để tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

3. Lưu ý cách thức tổ chức hội nghị ấn tượng

1.Hội nghị là gì? Đừng nhầm lẫn hội nghị với hội thảo

1.1 Khái niệm hội nghị là gì?

Khi được giao nhiệm vụ tổ chức hội nghị cho công ty thì ắt hẳn bạn có chút hoang mang bởi trách nhiệm to lớn này. Thật vậy, hội nghị thường có sự tham gia của khách hàng, đối tác và thậm chí là đơn vị truyền thông nên sự kiện này có ý nghĩa vô cùng quan trọng với  mọi doanh nghiệp. Nhưng đừng quá lo lắng! Là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Việt Nam, Vietwind sẽ giúp bạn giải quyết nỗi lo này. Và trước tiên bạn nên biết tới khái niệm hội nghị một cách chính xác. đầy đủ.

Hội nghị là hoạt động chỉ một cuộc họp có tổ chức bài bản để tổng kết tình hình hoạt động hoặc bàn luận vấn đề quan trọng nào đó của doanh nghiệp, từ đó rút ra kinh nghiệm bổ ích và vạch ra các hướng đi mới trong tương lai.

1.2 Các loại hình tổ chức hội nghị là gì? 

Trong quá trình sản xuất và kinh doanh, doanh nghiệp thường xuyên phải tổ chức hội nghị. Trong đó có một số loại hoạt động phổ biến như là:

Tổ chức hội nghị tổng kết: Thường được tổ chức vào dịp cuối năm hoặc sau 6 tháng đầu năm để tổng kết lại chặng đường doanh nghiệp đã đi qua, đánh giá hiệu quả hoạt động sau đó rút ra bài học cho những năm tiếp theo. Đây còn là dịp để tri ân, vinh danh những cá nhân có thành tích xuất sắc. Có lẽ đây là sự kiện được cả công ty mong chờ nhất trong năm.

Tổ chức hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển: Loại hội nghị này tập trung chính vào dự án đang có tiềm năng phát triển. Các thành viên tham gia cùng thảo luận lợi ích và thử thách liên quan vấn đề, đưa ra tiếng nói chung bằng việc ký kết hợp đồng. Mục tiêu cuối cùng là thúc đẩy hoạt động doanh nghiệp. 

Tổ chức hội nghị khách hàng: Đây được coi là một chiến lược quan trọng của doanh nghiệp, bởi nó không đơn giản chỉ là tri ân tới khách hàng, đối tác mà thông qua đó thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài, gắn bó hơn nữa giữa các bên.

1.3 Phân biệt hội nghị và hội thảo 

Đều dựa trên nguyên tắc bàn bạc và lấy ý kiến về một vấn đề cụ thể nào đó. Song mục đích hội thảo hướng đến là làm sáng tỏ nguyên nhân, cơ sở thực tiễn và mang ý nghĩa giáo dục nhiều hơn. Trong khi đó, tổ chức hội nghị lại đưa ra kiến nghị và những dự báo sơ bộ về vấn đề thảo luận. 

Sau khi thực sự hiểu hội nghị là gì thì yêu cầu tiếp theo bạn cần làm là nắm chắc trong tay checklist công việc để từ đó lập kế hoạch và tiến tới tổ chức hội nghị.

2. Checklist công việc để tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Mục đích tổ chức hội nghị là gì?

Bất cứ công việc gì muốn thành công đều cần phải có mục đích rõ ràng, hội nghị cũng vậy. Khái niệm hội nghị đã cho chúng ta cái nhìn tổng quát, dựa vào đó, bạn cần xác định mục đích hay nói cách khác là xác định loại hình hội nghị: tổ chức hội nghị tri ân khách hàng, tổ chức hội nghị tổng kết,… Đây là một trong các bước tổ chức hội nghị. 

Mục tiêu tổ chức hội nghị là gì?

Sau khi xác định được mục đích hãy cụ thể hóa điều mà doanh nghiệp bạn muốn đạt được: gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường hay truyền thông,… một hướng đi đúng đắn luôn góp phần tiết kiệm chi phí và tổ chức hội nghị thành công.

Đối tượng khách mời mục tiêu

Cho dù sự kiện của bạn có hoành tráng, bài bản đến đâu nhưng khi đối tượng khách mời mục tiêu xác định sai hoặc không rõ ràng thì nguy cơ cao dẫn tới lãng phí thời gian, công sức và chi phí. Ngoài ra, thông qua số lượng, giá trị khách hàng mục tiêu có được còn làm thước đo đánh giá mức độ hiệu quả của sự kiện.

Xây dựng ngân sách tổ chức hội nghị

Ngân sách là một tiêu chí quan trọng để bạn lập kế hoạch từ tổng thể cho tới chi tiết. Đó là số tiền được phép chi tiêu cho từng hạng mục như thuê địa điểm, nhân sự,… tránh lãng phí hay thiếu ngân sách làm ảnh hưởng tới tiến độ. 

Xác định thời gian, thời lượng sự kiện

Nên chọn lựa thời gian hợp lý và thời lượng bám sát nội dung muốn truyền tải tới khách mời. Thông thường các chương trình sẽ diễn ra vào cuối tuần bởi khi đó mọi người sẽ tham gia tích cực hơn các ngày trong tuần. Nếu hội nghị của bạn diễn ra dài thì nên có một bữa tiệc teabreak giữa giờ để nâng cao tinh thần tập trung của khách mời đồng thời tạo ấn tượng tốt với họ

Bố trí nhân sự tổ chức hội nghị

Quy trình tổ chức hội nghị là sự phối kết hợp của nhiều hạng mục. Việc phân chia cho các nhóm nhân sự đảm nhận sẽ tối ưu hóa năng suất làm việc, có sự tập trung chuyên môn cao. Ban điều hành với trách nhiệm điều phối, giám sát tất cả các đầu công việc đảm bảo thống nhất với kế hoạch tổng thể.

Ngoài ra còn cần nhân sự phụ trách:

• MC: Là người thay mặt doanh nghiệp truyền tải thông điệp nên người dẫn dắt chương trình có vai trò vô cùng quan trọng, quyết định tới sự thành bại của hội nghị 
• PG, PB: Xuất hiện ngay từ khâu tiếp đón cho tới tiễn khách ra về, đội PG và PB chính là bộ mặt của doanh nghiệp. 
• Tiếp tân tại bàn: Có nhiệm vụ nhận Namecard, xác nhận và giải quyết mọi thắc mắc của khách mời. 
• Media: Đội ngũ quay phim, chụp hình chuyên nghiệp phục vụ cho công tác truyền thông sự kiện
• Nghệ sĩ biểu diễn nghệ thuật: Nhằm giảm bớt không khí căng thẳng trong quá trình thảo luận hay thu hút sự chú ý của khách mời thì việc dàn dựng chương trình nghệ thuật trên sân khấu được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất. Tùy vào độ tuổi phần đông khách mời và nội dung hội nghị để lựa chọn các tiết mục phù hợp.

Biểu diễn nghệ thuật trong chương trình tổ chức hội nghị

Nhân sự dù là thuê ngoài hay sử dụng chính nhân viên công ty để tiết kiệm chi phí thì cũng cần kiểm duyệt kỹ lưỡng từ trang phục cho tới chuyên môn, thái độ làm việc có đảm bảo chuyên nghiệp hay không. Và đừng quên cung cấp đầy đủ thông tin kịch bản chương trình hội nghị cho họ nhé!  

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị

• Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị: Dựa trên số lượng người tham gia, quy mô, tính chất hội nghị để đưa ra các tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị. Đó có thể là sức chứa tối đa, không gian trong nhà hay ngoài trời, độ cao trần hội trường, vị trí, giá cả,… Nếu chưa biết địa điểm nào phù hợp nhất với các tiêu chí của bạn, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia sự kiện của Vietwind để được tư vấn miễn phí nhé!

• Khảo sát địa điểm: Sau khi lựa chọn được địa điểm đáp ứng mọi tiêu chí bạn nên tới khảo sát thực tế, xác nhận thông tin nhận được là chính xác. Bởi khi tự tìm địa điểm từ nguồn tin không rõ ràng dễ dẫn tới rủi ro cho sự kiện của bạn.  

Trung tâm hội nghị quốc gia – địa điểm vàng trong làng sự kiện

Phương tiện truyền thông sự kiện hiệu quả

Nói một cách đơn giản thì đây là việc để mọi người biết tới hội nghị của bạn. Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay thì không khó khăn để lựa chọn phương thức truyền thông. Truyền thông hiệu quả hơn khi tiến hành trước, trong và cả sau khi diễn ra sự kiện.  Mỗi một giai đoạn có thể sử dụng một thậm chí là nhiều cách khác nhau nhưng đều hướng tới mục đích gợi nhắc khách mời, lan tỏa ý nghĩa sự kiện và đưa thương hiệu doanh nghiệp tới cộng đồng. 

 

Các phương tiện truyền thông phổ biến:

• Ấn phẩm báo chí: tờ rơi, poster, banner,…
• Truyền thông đại chúng: truyền hình, radio dễ dàng truyền tải thông điệp một cách sâu rộng
• Hoạt động Activation (chạy roadshow) dễ dàng tạo dấu ấn
• Digital Marketing: Internet đã trở nên phổ biến trong cuộc sống hiện nay nên việc sử dụng công nghệ số lan truyền sự kiện đang ngày càng lên ngôi. Đó có thể là website, fanpage, email,…

Chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, tài liệu

• Nội dung lời dẫn chương trình hội nghị 
• Brochure cho khách mời tham dự
• Thư mời hội nghị, thư cảm ơn sau khi kết thúc sự kiện

Làm việc với đơn vị bảo trợ

Đơn vị bảo trợ tài trợ cho sự kiện của bạn với điều kiện họ sẽ thu lại một số lợi ích nào đó như đăng logo trên Backdrop , Standee cổng ra vào, miễn phí vé mời tham gia sự kiện,…Nếu hội nghị có đơn vị bảo trợ, bạn nên làm việc rõ ràng với họ trước khi sự kiện diễn ra để đảm bảo các quyền lợi tương xứng cả hai bên.

Khách mời tham dự 

Khách mời tham gia số lượng là bao nhiêu? Họ là những ai? Chức danh là gì?… Từ đó gửi thư mời hội nghị phù hợp với từng đối tượng (gửi mail, gửi thiệp mời truyền thống,…) càng sớm càng tốt. Bạn nên tham khảo những mẫu thư mời hội nghị khách hàng chuyên nghiệp để không những cung cấp đầy đủ thông tin địa điểm, thời gian hay sự góp mặt của khách mời đặc biệt ,… mà còn tạo dấu ấn riêng trong mắt khách hàng, đối tác.

Hệ thống âm thanh – ánh sáng

• Máy chiếu với kích thước phù hợp quy mô hội trường
• Nhạc chờ phù hợp với không khí hội nghị
• Micro: Có dây, không dây và phương án dự phòng
• Loa, ampli, ánh sáng phải đảm bảo công suất đủ lớn, hoạt động trơn tru. Đối với hội nghị tổ chức ngoài trời thì xem xét tới tính phù hợp với điều kiện thời tiết hay phạm vi không gian
• Hình ảnh, PowerPoint, video trình chiếu trước, trong và sau cần được kiểm duyệt về nội dung và hình thức 

Hệ thống âm thanh, ánh sáng tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia 

Chuẩn bị và set up   

• Hoa hội nghị để trang trí tại sân khấu, cổng đón tiếp, trên bàn
• Hoa cài áo cho khách
• Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ hoặc vòng tay check-in dành cho khách mời
• Backdrop,  banner truyền tải được thông điệp hội nghị
• Sơ đồ, biển chỉ dẫn đường đi xung quanh địa điểm tổ chức hội nghị
• Bàn ghế trong hội trường phải nhất quán, bố trí hợp lý, màu sắc hài hòa

Quà tặng hội nghị khách hàng 

Hội nghị không thể thiếu những quà tặng hội nghị để thay lời cảm ơn và gợi nhớ thương hiệu doanh nghiệp với những khách mời tham dự. Tuy nhiên mỗi đối tượng sẽ có tiêu chí chọn quà, phương thức trao tặng khác nhau (tặng trực tiếp trên sân khấu, tặng tại nhà riêng,..)

• Quà tặng đơn vị tài trợ
• Quà tặng đại biểu
• Quà tặng khách hàng

 Qùa tặng hội nghị khách hàng có thể là sản phẩm công ty, vật dụng hữu ích, voucher, kỷ niệm chương,… Có thể giá trị không quá lớn nhưng nếu biết cách lựa chọn thì hiệu quả thu được lại không hề nhỏ. 

Tiệc Teabreak, Cocktail

Chỉ là một bữa tiệc trà nhẹ nhàng nhưng đủ để mang tới nhiều lợi ích: Thời gian để khách mời nghỉ giải lao, củng cố thông tin sự kiện, và gắn kết mọi người với nhau thông qua các trò chơi Team Building hấp dẫn. Đây cũng là một “tuyệt chiêu” trong bí kíp tổ chức hội nghị thành công, ấn tượng của Vietwind.

• Chọn loại thức ăn và nước uống hợp khẩu vị số đông khách mời
• Có thể phục vụ tập trung hoặc từng bàn 

 Xin giấy phép tổ chức cần thiết

Để hội nghị diễn ra thành công và đúng pháp luật thì trước khâu tiến hành tổ chức cần xin đầy đủ các giấy tờ cần thiết, được xác nhận từ cơ quan chức năng có thẩm quyền. Ví dụ với hoạt động Roadshow cần được sự cho phép của chính quyền địa phương trong phạm vi xe chạy truyền thông. 

Báo cáo kết quả chương trình tổ chức hội nghị

Sau khi kết thúc chương trình tổ chức hội nghị là công tác đánh giá hiệu quả để để rút kinh nghiệm và có hướng giải quyết kịp thời sự cố không may xảy ra:

• Số lượng khách đã tới dự so với dự kiến 
• Ngày, giờ để truyền thông sau sự kiện
• Các chuyên mục được khách hàng quan tâm nhất.
• Phản hồi tích cực và cả tiêu cực từ các bên tham gia 
• Tác động tới doanh số, độ phủ thương hiệu sau sự kiện (lượng hóa càng cụ thể càng tốt)

3. Lưu ý cách thức tổ chức hội nghị ấn tượng

Địa điểm tổ chức hội nghị kết hợp du lịch nghỉ dưỡng và Team building

Mặc dù to chuc hoi nghi là hoạt động thường xuyên diễn ra trong doanh nghiệp nhưng câu hỏi Hội nghị là gì? và Làm sao để tổ chức hội nghị chuyên nghiệp? vẫn luôn là vấn đề khiến nhiều người phải đau đầu. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế mà cách thức tổ chức hội nghị cũng có sự thay đổi, đòi hỏi đáp ứng nhiều tiêu chí khắt khe hơn. Nếu không thường xuyên cập nhật đổi mới thì sự kiện khó tránh khỏi nhàm chán và lãng phí công sức, tiền của.

Hiểu được nỗi lo đó, đội ngũ “chuyên gia” sự kiện của Vietwind luôn trăn trở và nỗ lực để cho ra đời các ý tưởng tổ chức hội nghị mới lạ, tối ưu giá trị sự kiện cho khách hàng. Trong đó, phải kể đến xu hướng du lịch Mice – sự kết hợp hoàn hảo giữa tổ chức hội nghị và du lịch nghỉ dưỡng, với nhiều lợi ích hơn hẳn phương thức truyền thống. Hay tổ chức hội ngị kết hợp Team building với ý nghĩa gắn kết.

Bạn đã thực sự hiểu hội nghị là gì? Hy vọng với chia sẻ hữu ích trên của Vietwind, bạn đã có cái nhìn bao quát về công việc phải làm ngay khi có ý định tổ chức hội nghị sắp tới.

Nếu bạn chưa có ý tưởng mới mẻ nào xây dựng kịch bản tổ chức hội nghị ấn tượng,  đừng ngần ngại liên hệ với Vietwind. Với kinh nghiệm 6 năm trong ngành, Vietwind sẽ giúp bạn giải quyết mọi khó khăn, đổi mới ý tưởng kịch bản để hội nghị vừa tiết kiệm vừa mang lại giá trị thực sự. Đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp của Vietwind luôn sẵn sàng giúp đỡ và chia sẻ thêm những kinh nghiệm quý báu với bạn.  

* * * * *

HÉ LỘ ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN CỦA VIETWIND TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA

Click ngay để khám phá chương trình giảm giá lớn nhất 2019 !