Hội thảo là gì? Làm sao để tổ chức hội thảo chuyên nghiệp?

Là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, Vietwind thấy được tầm quan trọng của hội thảo trên chặng đường phát triển của tổ chức, doanh nghiệp. Nhưng thực tế, nhiều người chưa hiểu biết chính xác và đầy đủ về hội thảo dẫn tới tổ chức thiếu chuyên nghiệp, thậm chí là thất bại. Hy vọng bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp vướng mắc hội thảo là gì, từ đó đưa ra các bước để tổ chức thành công sự kiện ý nghĩa này.

Hội thảo là gì? 

Hội thảo là khái niệm chỉ cuộc gặp gỡ của những người có cùng mối quan tâm, diễn ra tại một địa điểm, thời gian xác định. Họ cùng nhau thảo luận và làm sáng tỏ về vấn đề mang tính lý luận, khoa học, thực tiễn đang diễn ra. Trên cơ sở đó để đưa ra kết luận hoặc dự báo mang tính hữu ích. 

1. Các loại hình hội thảo thực tế diễn ra

Câu trả lời Hội thảo là gì cho chúng ta cái nhìn tổng quát về loại hình sự kiện này. Nhưng trên thực tế, có rất nhiều hội thảo mang nội dung, hình thức tương đối khác nhau. Sau đây là phân loại bạn nên nắm rõ: 

  • Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Cùng với sự phát triển của xã hội là rất nhiều vấn đề mới phát sinh. Nhưng không phải ai cũng biết cách tự giải quyết sao cho hợp lý. Từ đó dẫn tới nhu cầu chia sẻ kiến thức giữa con người với nhau, đưa ra hướng giải quyết tối ưu. Thậm chí là trong kinh doanh, hội thảo chia sẻ kinh nghiệm còn giúp các doanh nghiệp tránh được rủi ro và tăng lợi nhuận.

  • Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới: Sự kiện này được coi là “đòn phủ đầu” và thức tỉnh đối thủ cạnh tranh trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Để khách hàng biết tới và thu hút sự chú ý của giới truyền thông thì việc tổ chức hội thảo ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới là vô cùng quan trọng.

  • Hội thảo chuyên ngành: Dựa vào câu trả lời hội thảo là gì chúng ta dễ dàng hơn để đưa ra khái niệm cho loại hình hội thảo chuyên ngành. Sự kiện này sẽ tập trung vào các vấn đề liên quan tới chuyên ngành nào đó và các tiến bộ trong chính ngành đó. Khách mời thường sẽ có sự tham dự của những chuyên gia đã nhiều năm kinh nghiệm.

2. Mục đích của tổ chức hội thảo

Hội thảo là hoạt động diễn ra ngày càng thường xuyên trong hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Mỗi hội thảo là một chủ đề nhưng đều hướng tới 4 mục đích chính dưới đây: 

  • Mục đích giáo dục: Không đơn thuần như một bài giảng thông thường, hội thảo mang tính giáo dục sẽ truyền đạt sâu sắc hơn về chủ đề, cung cấp một số kỹ năng, kiến thức cho người tham gia và giúp họ giải quyết được khó khăn, vướng mắc. Ví dụ cuộc thảo luận về tài chính cá nhân, bất động sản, đầu tư, làm đẹp,…
  • Mục đích tạo động lực: Hội thảo thường truyền cảm hứng từ câu chuyện thành công của một cá nhân, tập thể nào đó. Bất kể là trong lĩnh vực, ngành nghề nào cũng cần những tấm gương noi theo như thế. Sau câu chuyện động lực, người tham dự sẽ rút ra bài học quý báu và có thêm quyết tâm bắt đầu chặng đường chinh phục thành công của mình.
  • Gặp gỡ và kết nối: Đây là mục đích được đề cập rõ như trong câu trả lời hội thảo là gì?. Những người có cùng sở thích, chí hướng hay mối quan tâm hội tụ trong không gian ấm cúng, chia sẻ quan điểm với nhau. Qua đó tạo cơ hội cho những mối quan hệ bền chặt về sau. Chẳng hạn như một hội thảo thương mại kết nối các nhà cung cấp.
  • Truyền thông thương hiệu: Hội thảo không chỉ thể hiện giá trị của tổ chức, doanh nghiệp mà còn tạo ra sự khác biệt trong ngành, từ đó dễ dàng lan truyền thông tin, thương hiệu tới khách hàng, đối tác tiềm năng.

Làm sao để tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Sau khi tìm hiểu thấu đáo hội thảo là gì và mục đích quan trọng của nó chúng ta mới bắt tay vào xây dựng kế hoạch tổ chức. Không chỉ riêng hội thảo mà bất cứ sự kiện nào muốn thành công đều đòi hỏi công tác chuẩn bị kỹ lưỡng cùng với quá trình triển khai, hiện thực hóa kế hoạch. Sau đây là những gì bạn cần chuẩn bị và tiến hành để tổ chức hội thảo chuyên nghiệp:

1. Lên kế hoạch

  • Đưa ra chủ đề: Hội thảo nói đến vấn đề gì? Mục tiêu cần đạt được của sự kiện và người tham gia là gì? 
  • Ngân sách dự kiến là bao nhiêu? Và đừng quên tính toán cả phương án dự trù phòng trừ trường hợp phát sinh chi phí.

2. Chuẩn bị

  • Thiết kế banner, backdrop truyền tải được thông điệp 
  • Chọn địa điểm tổ chức hội thảo có cơ sở hạ tầng phù hợp với quy mô sự kiện. Ví dụ với những sự kiện hoành tráng, khách mời tham dự đông thì tổ chức ở Trung tâm hội nghị quốc gia là hợp lý nhất.
  • Xác định thời gian thích hợp sự kiện diễn ra, thường là vào cuối tuần bởi khi đó khả năng khách mời tham gia sẽ cao hơn
  • Làm việc với diễn giả, MC, đội ngũ biểu diễn nghệ thuật: Cung cấp tài liệu để họ nắm bắt nội dung và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đảm nhận vai trò một cách chuyên nghiệp

  • Gửi thư mời theo danh sách: Cung cấp đầy đủ thông tin nội dung, địa điểm, thời gian. khách mời đặc biệt tới tham dự
  • Bố trí nguồn nhân lực điều hành và hỗ trợ chương trình: Đó phải là những người có kinh nghiệm và nhiệt tình trong công việc
  • Set up sân khấu, hội trường theo phong cách đã được thống nhất
  • Chuẩn bị trang thiết bị, tài liệu cần thiết: Đảm bảo thiết bị hoạt động trơn tru

  • Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện: Thông qua các phương tiện truyền thông báo chí, website, fanpage,…không chỉ là nhắc nhở tới khách mời mà còn mục đích lan truyền, thu hút sự chú ý của cộng đồng. 
  • Xác định hình thức đăng ký tham dự: Có thể là hình thức đăng ký online hoặc trực tiếp, thanh toán qua thẻ hoặc tiền mặt,…Nên có ưu đãi giảm giá với tiêu chí đăng ký sớm hoặc theo nhóm để khuyến khích mọi người.

3. Tiến hành tổ chức hội thảo

Sau bước chuẩn bị, hội thảo sẽ được tiến hành theo quy trình sau:

  • Đón khách, hướng dẫn khách mời vào khu vực check – in và sân khấu 
  • Tình nguyện viên giúp người tham gia ổn định chỗ ngồi 
  • MC gửi lời chào, tuyên bố lý do và giới thiệu khách mời 
  • Tiết mục văn nghệ thu hút sự chú ý 

  • Diễn giả lên sân khấu trình bày nội dung chương trình theo kịch bản
  • Tổng kết nội dung chủ đề hội thảo, đánh giá kết quả đạt được
  • Tặng quà và chụp ảnh lưu niệm
  • Gửi lời cảm ơn và tiễn khách ra về 

Bạn thấy đấy, kể cả khi biết hội thảo là gì thì việc tổ chức vẫn là thử thách không nhỏ, nhất là với ai chưa có kinh nghiệm. Nếu còn thắc mắc nào hãy liên hệ ngay với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Vietwind để được tư vấn tận tình. Với kinh nghiệm tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện, Vietwind chắc chắn sẽ mang tới cho bạn một hội thảo thành công hơn cả mong đợi. 

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan