Hội thảo là gì? Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo từ các chuyên gia sự kiện

Là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội, Vietwind thấy được tầm quan trọng của hội thảo trên chặng đường phát triển của tổ chức, doanh nghiệp. Nhưng thực tế, nhiều người chưa hiểu biết chính xác hội thảo là gì? dẫn tới tổ chức thiếu chuyên nghiệp, thậm chí là thất bại. Hy vọng bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp những vướng trên.

Hội thảo là gì? 

Hội thảo là khái niệm chỉ cuộc gặp gỡ của những người có cùng mối quan tâm, diễn ra tại một địa điểm, thời gian xác định. Họ cùng nhau thảo luận và làm sáng tỏ về vấn đề mang tính lý luận, khoa học, thực tiễn đang diễn ra. Trên cơ sở đó để đưa ra kết luận hoặc dự báo mang tính hữu ích. 

1. Các loại hình tổ chức hội thảo thực tế diễn ra

Câu trả lời Hội thảo là gì? đã cho chúng ta cái nhìn tổng quát nhất. Nhưng trên thực tế, có rất nhiều chương trình hội thảo mang nội dung, hình thức tương đối khác nhau. Sau đây là phân loại theo mục đích tổ chức hội thảo của Vietwind bạn nên nắm rõ: 

  • Chương trình hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Cùng với sự phát triển của xã hội là rất nhiều vấn đề mới phát sinh. Nhưng không phải ai cũng biết cách tự giải quyết sao cho hợp lý. Từ đó dẫn tới nhu cầu chia sẻ kiến thức giữa con người với nhau, đưa ra hướng giải quyết tối ưu. Thậm chí là trong kinh doanh, hội thảo chia sẻ kinh nghiệm còn giúp các doanh nghiệp tránh được rủi ro và tăng lợi nhuận.

  • Chương trình hội thảo giới thiệu sản phẩm mới: Sự kiện này được coi là “đòn phủ đầu” và thức tỉnh đối thủ cạnh tranh trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Để khách hàng biết tới và thu hút sự chú ý của giới truyền thông thì việc tổ chức hội thảo ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới là vô cùng quan trọng.

  • Chương trình hội thảo chuyên ngành: Sự kiện này sẽ tập trung vào các vấn đề liên quan tới chuyên ngành nào đó và các tiến bộ trong chính ngành đó. Khách mời thường sẽ có sự tham dự của những chuyên gia đầu ngành với nhiều năm kinh nghiệm. Trong đó phải kể đến hội thảo khoa học trong các trung tâm công nghệ, viện nghiên cứu,… 

2. Mục đích tổ chức hội thảo

Tổ chức hội thảo là hoạt động diễn ra ngày càng thường xuyên trong hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Mỗi hội thảo là một chủ đề nhưng đều hướng tới 4 mục đích chính dưới đây: 

  • Mục đích giáo dục: Không đơn thuần như một bài giảng thông thường, hội thảo mang tính giáo dục sẽ truyền đạt sâu sắc hơn về chủ đề, cung cấp một số kỹ năng, kiến thức cho người tham gia và giúp họ giải quyết được khó khăn, vướng mắc. Ví dụ cuộc thảo luận về tài chính cá nhân, bất động sản, đầu tư, làm đẹp,…
  • Mục đích tạo động lực: Hội thảo thường truyền cảm hứng từ câu chuyện thành công của một cá nhân, tập thể nào đó. Bất kể là trong lĩnh vực, ngành nghề nào cũng cần những tấm gương noi theo như thế. Sau câu chuyện động lực, người tham dự sẽ rút ra bài học quý báu và có thêm quyết tâm bắt đầu chặng đường chinh phục thành công của mình.
  • Gặp gỡ và kết nối: Đây là mục đích được đề cập rõ như trong câu trả lời hội thảo là gì?. Những người có cùng sở thích, chí hướng hay mối quan tâm hội gặp mặt trong không gian ấm cúng, chia sẻ quan điểm với nhau và mở ra cơ hợp tác về sau. Chẳng hạn như một hội thảo thương mại kết nối các nhà cung cấp.
  • Truyền thông thương hiệu: Hội thảo không chỉ thể hiện giá trị của tổ chức, doanh nghiệp mà còn tạo ra sự khác biệt trong ngành, từ đó dễ dàng lan truyền thông tin, thương hiệu tới khách hàng, đối tác tiềm năng.

Tổ chức hội thảo cần những gì?

Sau khi tìm hiểu thấu đáo mục đích tổ chức hội thảo, chúng ta mới bắt tay vào lập kế hoạch tổ chức hội thảo. Không chỉ riêng hội thảo mà bất cứ sự kiện nào muốn thành công đều đòi hỏi công tác chuẩn bị kỹ lưỡng cùng với quá trình triển khai kế hoạch. Sau đây là mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết, đầy đủ rút ra từ kinh nghiệm tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện của Vietwind.

  • Đưa ra chủ đề chương trình hội thảo: Hội thảo bàn luận về vấn đề gì? Xuyên suốt nội dung chương trình hội thảo sẽ chỉ hướng tới và làm rõ chủ đề đó. 
  • Mục tiêu chương trình hội thảo: Với chủ đề trên thì mục tiêu cần đạt được là gì? Xác định mục tiêu rõ ràng sẽ là bước tiền đề hết sức quan trọng trong mọi kế hoạch tổ chức hội thảo. Ngoài mục tiêu của ban tổ chức còn chỉ ra lợi ích khách mời mong muốn và sẽ có được sau khi tham dự.
  • Ngân sách tổ chức hội thảo: Ai cũng muốn có được mọi thứ tốt nhất trọng chương trình hội thảo của mình. Nhưng ngân sách mới là điều quyết định những thứ bạn có thể hiện thực hóa ý tưởng. Với ngân sách eo hẹp càng đòi hỏi tính toán các hạng mục chi tiêu rõ ràng, hợp lý. 
  • Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tai Hà Nội: Phòng hội thảo đòi hỏi phải phù họp với quy mô sự kiện hay nói cách khác là số lượng khách tham sự. Ngày nay bạn có thể thuê phòng hội thảo ở nhà hàng, khách sạn 4-5* hoặc tổ chức hội thảo ngoài trời tại các resort cũng là một ý tưởng hoàn toàn mới.

Địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo tại Hà Nội

  • Xác định thời gian tổ chức: Chỉ một số trường hợp đặc biệt người ta mới tổ chức hội thảo vào các ngày trong tuần thay vì cuối tuần. Bởi cuối tuần là lúc mọi người dễ dàng sắp xếp thời gian tham sự hội thảo của bạn.
  • Xin giấy phép tổ chức hội thảo: Hiện nay, theo quy định pháp luật hiện hành quy định cụ thể về thủ tục, hồ sơ và thẩm quyền phê duyệt giấy phép tổ chức hội thảo. Sau khi chuẩn bị đầy đủ về hồ sơ bao gồm giấy tờ liên quan và thông tin sự kiện, bạn có thể lựa chọn nộp đơn trực tiếp cho cơ quan có thẩm quyền hoặc nộp qua bưu điện thậm chí là internet (nếu được phép). Trong một số trường hợp, họ có thể yêu cầu duyệt chương trình hoặc lấy thêm ý kiến của các ban ngành liên quan dẫn tới công tác này tốn khá nhiều thời gian, công sức. Nếu là người chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện đây thực sự là một thử thách đối với bất cứ ai.
  • Gửi thư mời: Ngay sau khi lựa chọn được địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo, dựa vào danh sách khách tham dự để gửi thư mời tới họ. Hiện nay, việc gửi thư mời điện tử đã trở nên phổ biến nhưng đôi khi một bức thư mời bằng giấy truyền thống lại tỏ ra ấn tượng hơn rất nhiều.
  • Bố trí nhân sự: Không thể phủ nhận rằng: Con người là yếu tổ quyết định tới 90% thành công của sự kiện. Trong mỗi sự kiện Vietwind tổ chức thành công, dù là lớn hay nhỏ đều đòi hỏi các vị trí nhân sự bao gồm: Ban điều hành, nhân viên, cộng tác viên.

Đội ngũ PG chuyên nghiệp

  1. Điều hành: Là người nắm trong tay mọi hạng mục công việc, phân công tới các vị trí, đồng thời giám sát hoạt động của từng bội phận. Do đó mà trọng trách của người điều hành là vô cùng to lớn nhất là khi xử lý sự cố ngoài kế hoạch. Đây thường là người có nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện.
  2. Nhân viên: PG, MC, Ca sĩ, kỹ thuật viên,… là những người chịu sự phân công, giám sát của điều hành. Họ chỉ chuyên trách với phần việc thuộc chuyên môn của mình để đảm bảo hiểu quả công việc.
  3. Cộng tác viên: Với những sự kiện lớn, quan trọng cần nhiều nhân lực cần phải thuê thêm cộng tác viên hỗ trợ những công việc không đòi hỏi chuyên môn quá cao.
  • Chuẩn bị và setup: Dựa vào nội dung chương trình hội thảo để chuẩn bị và setup các hạng mục đồng nhất, hướng tới chủ đề.

  1. Thiết kế pano, standee, backdrop,… sao cho chuyên nghiệp, gửi gắm được thông điệp của bạn. Nên đặt chúng tại những vị trí đắc địa để khách mời dễ dàng nhìn thấy. Ngoài ra là chuẩn bị đầy đủ tài liệu như lời dẫn MC chương trình hội thảo, lời phát biểu của đại biểu,…
  2. Lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng công suất đủ lớn, phù hợp quy mô chương trình hội thảo
  3. Chuẩn bị hoa, quà cho khách mời: Tiêu chí quà tặng hội thảo cũng không khác mấy so với quà tặng hội nghị khách hàng. Bởi ngoài mục đích thay lời cảm ơn còn thông qua đó gợi nhắc tới khách mời tới ý nghĩa hội thảo.

Tiệc teabreak: Một bữa tiệc nhẹ nhàng nhưng mang lại giá trị lớn. Bởi vậy mà bạn nên lựa chọn menu, cách bài trí và lên phương án phục vụ hợp lý. Thông thường tại chính địa điểm tổ chức hội thảo sang sang trọng sẽ cung cấp cho bạn bữa tiệc trà sẵn có. Nếu không bạn sẽ phải liên hệ với đơn vị bên ngoài cung cấp thực đơn tiệc teabreak.

  • Lập kế hoạch truyền thông sự kiện: Thông qua các phương tiện truyền thông báo chí, website, fanpage,… nhắc nhở tới khách mời đồng thời lan truyền, thu hút sự chú ý của cộng đồng.
  • Tổng duyệt chương trình hội thảo: Để đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru thì công đoạn tổng diệt phải được tiến hành ít nhất 1 lần, trước khi sự kiện diễn ra. Sau đó, đánh giá sơ bộ sẽ trở thành kinh nghiệm quý báu cho ban điều hành.
  • Tiến hành tổ chức 

Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Sau khi mọi công tác chuẩn bị, setup đã sẵn sàng là tiến hành tổ chức hội thảo theo quy trình sau:

  • Tiếp đón khách mời: Đội ngũ PG, PB và cộng tác viên phối hợp nhịp nhàng đưa khách vào khu vực chỗ ngồi, tránh lộn xộn. Khách VIP sẽ có vị trí gần sân khấu hơn.
  • Tiết mục biểu diễn nghệ thuật mở màn sự kiện
  • MC hoặc người chủ trì hội thảo lên sâu khấu dẫn dắt chương trình
  • Sau khi tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu tham dựm tiến hành triển khai nội dung
  • Tiệc teabreak giải lao giữa giờ
  • Tiết mục văn nghệ đưa sự chú ý của mọi người trở lại sân khấu
  • Tiếp tục nội dung hội thảo
  • Gameshow hứa hẹn nhiều trải nghiệm hấp dẫn và củng cố nội dung hội thảo muốn truyền tải
  •  Trao tặng hoa, quà tặng hội thảo
  • Chào tạm biệt và tiễn khách ra về

Bạn thấy đấy, kể cả khi biết hội thảo là gì thì việc tổ chức vẫn là thử thách không nhỏ, nhất là với ai chưa có kinh nghiệm. Nếu còn thắc mắc nào hãy liên hệ ngay với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Vietwind để được tư vấn tận tình. Với kinh nghiệm tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện, Vietwind chắc chắn sẽ mang tới cho bạn một hội thảo thành công hơn cả mong đợi. 

* * * * *

HÉ LỘ ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN CỦA VIETWIND TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA

Click ngay để khám phá chương trình giảm giá lớn nhất 2019 !

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan