Để hội thảo khoa học thành công đừng bỏ qua những lưu ý quan trọng này!

Có thể nói, hội thảo khoa học là một sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng, là khâu then chốt trong quá trình nghiên cứu chủ đề nào đó. Nhưng để tổ chức thành công đòi hỏi mọi hạng mục, công đoạn phải có kế hoạch rõ ràng, bám sát nội dung. Với kinh nghiệm 6 năm tổ chức hội thảo khoa học, Vietwind sẽ giúp bạn giải quyết tất cả khó khăn trong quá trình tổ sự kiện này.

Hội thảo khoa học là gì: 

Hội thảo khoa học là sự kiện diễn ra thường xuyên ở các trung tâm công nghệ, viện nghiên cứu, các cơ sở giáo dục,…Đây là cuộc họp để các nhà nghiên cứu hay những người có chuyên môn chia sẻ, thảo luận và đưa ra ý kiến chuyên sâu về một vấn đề nào đó.

Lưu ý khi tổ chức hội thảo khoa học 

Với ý nghĩa to lớn như vậy mà ngay khi có ý định tổ chức hội thảo khoa học, bạn nên nhanh chóng đưa ra kế hoạch từ tổng quát tới chi tiết và đừng quên tham khảo kinh nghiệm từ những đơn vị tổ chức chuyên nghiệp.

1.Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo khoa học phù hợp với quy mô

Có lẽ, đây là một trong số những yếu tố đầu tiên và quan trọng quyết định tới sự thành bại của sự kiện. Ngày nay, không khó tìm ra những đơn vị cho thuê địa điểm với giá cả cạnh tranh. Dù là nhà hàng, khách sạn hay resort đều cần được xem xét tới tính phù hợp với đặc điểm hội thảo khoa học bạn muốn tổ chức. 

hội thảo khoa học

Hội thảo khoa học là nơi quy tụ những chuyên gia đầu ngành nên đòi hỏi không gian phải sang trọng, địa chỉ dễ tìm và có chỗ để xe thuận tiện.  Ngoài ra, dựa vào số lượng khách tham dự, diện tích khu trưng bày sản phẩm công nghệ mới ra mắt làm tiêu chí lựa chọn nơi diễn ra hội thảo hợp lý nhất.

Để tránh trường hợp lựa chọn không gian quá nhỏ gây ra sự chật chội hay quá lớn làm loãng không khí hội thảo thì dưới đây là các gợi ý địa điểm tổ chức chuyên nghiệp đã được Vietwind phân loại theo quy mô: 

  • Hội thảo khoa học quy mô nhỏ: Softwater, Up Co – working Space, Vạn Hoa,  Star Galaxy Láng Hạ, Trống Đồng Palace, Long Vĩ Palace, Thảo viên Resort…
  • Hội thảo khoa học quy mô vừa: Khách sạn Daewoo, Tản Đà Resort, Keangnam,  Pullman Hà Nội…
  • Hội thảo khoa học quy mô lớn: Khách sạn Melia, Khách sạn JW Marriott 5 sao,  cung Văn hóa Hữu nghị Việt Xô, tòa nhà Hà Nội Tower…

hội thảo khoa học

Đặc biệt, Trung tâm hội nghị Quốc gia (NCC) được ví như địa điểm vàng trong làng tổ chức sự kiện sẽ là lựa chọn tuyệt vời cho những hội thảo khoa học với quy mô vừa và lớn. Nơi đây đảm bảo mang tới chất lượng chương trình tốt nhất cho bạn với: 

  • Hội trường lớn đa năng với diện tích 4000m2, sức chứa 3600 chỗ ngồi. Phòng được lắp đặt hệ thống thiết bị hiện đại nhất
  • Phòng Khánh tiết rộng 2000m2 lý tưởng để tổ chức các sự kiện hội thảo khoa học quy mô từ 1500 đến 2000 khách. 
  • Các phòng họp nhỏ hơn nằm tại tầng 2 và tầng 3 của tòa nhà được cách âm riêng biệt.
  • Khu vực triển lãm: Với hệ thống sảnh trong và ngoài lên tới hơn 12.000m2, 6 làn đường xung quanh tòa nhà cũng là một không gian rộng lớn.

2.Set up địa điểm tổ chức hội thảo khoa học

 

Sau khi lựa chọn được địa điểm một cách hợp lý, bạn cần có kế hoạch và tiến hành trang trí sân khấu, bố trí bàn ghế, thiết bị,…

  • Thiết bị: Âm thanh, ánh sáng, mic, màn chiếu,… phải đảm bảo đồng nhất, hoạt động trơn tru
  • Trang trí sân khấu: Mỗi hội thảo khoa có một chủ đề khác nhau nên phong cách trang trí, màu sắc chủ đạo cần phù hợp với chủ đề sự kiện. Các hạng mục cần thiết gồm có banner, backdrop, hoa,… đừng trang trí quá rườm rà.
  • Bố trí bàn ghế: Tùy thuộc vào không gian phòng cũng như tính chất cuộc hội thảo để lựa chọn cách bố trí bàn ghế sao cho tinh tế: Kiểu nhà hát, kiểu chữ U, kiểu lớp học,…

3.Bố trí nhân sự hội thảo khoa học hợp lý 

hội thảo khoa học

PG, PB, MC, giám sát viên,..nhanh nhẹn, trách nhiệm và có nhiều kinh nghiệm sẽ cụ thể hóa kế hoạch trên giấy ra thực tế.  Lưu ý là hội thảo khoa học chỉ diễn ra thành công khi đội ngũ nhân sự được chia ra thành nhóm rõ ràng, có ý thức hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc.

4.Tiệc hội thảo khoa học sang trọng

hội thảo khoa học

Tiệc tea break, tiệc cocktail nhẹ nhàng đã không còn là điều xa lạ với các sự kiện ở Việt Nam. Tuy là chi tiết nhỏ nhưng thể hiện sự trân trọng và quan tâm tới khách mời. Trong bữa tiệc, mọi người cởi mở hơn, dễ dàng giao lưu, trao đổi về chủ đề hội thảo.

5.Truyền thông hội thảo khoa học hiệu quả

hội thảo khoa học

Truyền thông sẽ giúp sự kiện được gợi nhớ, lan tỏa hình ảnh tới cộng đồng nhanh nhất. Tuy nhiên, trong thời đại bão hòa thông tin như hiện nay thì kế hoạch truyền thông muốn hiệu quả cần phải lưu ý những điều sau: 

  • Xác định đối tượng mục tiêu truyền thông hướng tới: Là người quan tâm tới vấn đề được thảo luận tại hội thảo khoa học và có cái nhìn tích cực với thông điệp được đưa ra. Để từ đó làm cơ sở lựa chọn cách thức truyền tải tới họ.
  • Lựa chọn phương tiện truyền thông hiệu quả: Ấn phẩm quảng cáo, truyền hình, radio, báo giấy, chạy roadshow, công nghệ số (gửi email, đăng bài PR, xây dựng website,…) Mỗi phương tiện có một ưu nhược điểm khách nhau nên cần lựa chọn sao cho chi phí tối ưu mà vẫn mang lại hiệu quả cao. 
  • Chuẩn bị dụng cụ hiện đại: Máy ảnh, máy quay luôn kịp thời ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ cũng như  lời chứng thực của khách mời tham dự
  • Nội dung truyền tải thông điệp chính xác, lôi cuốn: Bên cạnh hình ảnh, video là câu chữ cung cấp thông tin đầy đủ hơn, góp phần truyền tải thông điệp có giá trị tới cộng đồng.

6.Kịch bản tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp

Là sự kiện có tính chuyên môn cao và mang ý nghĩa quan trọng nên việc xây dựng kịch bản hội thảo khoa học đòi hỏi sự chuyên nghiệp . Bạn có thể tham khảo mẫu kịch bản dưới đây:

  • Tiếp đón khách: Đội ngũ PG, PB đón, hướng dẫn khách mời vào khu vực hội trường và ổn định chỗ ngồi
  • Khai mạc: MC gửi lời chào, tuyên bố lý do và giới thiệu khách mời tham dự
  • Nội dung chính: MC mời chuyên gia lên sân khấu chủ trì nội dung hội thảo khoa học
  • Biểu diễn nghệ thuật, giải trí: Ca sĩ hoặc nhóm múa lên sân khấu khuấy động không khí hội trường. Đó có thể là tiết mục nghệ thuật hiện đại hoặc kết hợp giữa truyền thống với hiện đại. Nên truyền tải được ý nghĩa của chương trình. 

hội thảo khoa học 

  • Dùng tiệc: Bộ phận phụ trách nhanh chóng bày tiệc, đảm bảo cả về hình thức lẫn chất lượng đồ ăn
  • Tổng kết: Chủ trì và đại diện khách mời đưa ra đánh giá, kết luận vấn đề đã thảo luận
  • Cảm ơn: Ban tổ chức gửi lời cảm ơn tới thành viên tham dự và những đóng góp trong quá trình thảo luận vấn đề
  • Trao tặng quà: Qùa tặng độc đáo, mang dấu ấn sự kiện
  • Đưa tiễn khách ra về

Xu hướng tổ chức hội thảo khoa học mới mẻ

1.Tổ chức hội thảo khoa học kết hợp du lịch MICE 

Du lịch Mice là sự kết hợp hoàn hảo giữa 2 hoạt động du lịch và sự kiện, đem lại lợi ích hơn hẳn hội thảo khoa học truyền thống. Trong không gian nghỉ dưỡng sang trọng, các thành viên tham gia có được tinh thần hứng khởi, cởi mở hơn để cùng nhau bàn luận về chủ đề. 

hội thảo khoa học

Tổ chức du lịch Mice cần đáp ứng đầy đủ 2 yếu tố quan trọng đó là:

  • Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: Từ nội dung tới hình thức đều phải đảm bảo thống nhất và triển khai theo đúng tiến độ kế hoạch mà không phát sinh thêm chi phí. 
  • Chương trình tour du lịch mới mẻ: Khác với tham quan du lịch truyền thống, hội thảo khoa học cần lựa chọn dịch vụ cao cấp hơn thông thường. Ngoài địa điểm hấp dẫn trong nước như Hạ Long, Nha Trang, Đà Lạt, Phú Quốc,…ngày càng nhiều hội thảo khoa học tổ chức tại nước ngoài như Singapore, Đài Loan,…

Với những yêu cầu trên mà việc tổ chức hội thảo khoa học kết hợp du lịch Mice không hề dễ dàng nhất là khi bạn chưa có kinh nghiệm. Thay vì tự tổ chức bạn có thể thuê đơn vị tổ chức du lịch Mice chuyên nghiệp nhằm loại bỏ rủi ro không đáng có. 

2.Tổ chức hội thảo khoa học kết hợp hoạt động training – team building  

hội thảo khoa học

Hoạt động training – team building là hoạt động bổ ích, có tính tương tác cao với những thử thách đồng đội hấp dẫn. Loại bỏ sự nhàm chán thường thấy ở các hình thức truyền thống, xu hướng mới này khuyến thích người tham gia phát huy khả năng tiềm ẩn trong mình và đưa ra những ý tưởng khoa học sáng tạo. Đặc biệt hơn là tạo ra sợi dây vô hình kết nối con người với nhau, mở ra cánh cửa cho những mối quan hệ bền chặt về sau.

Mục tiêu hội thảo khoa học cần đạt được là đưa ra những kết luận, phát hiện mới, có giá trị về mặt học thuật cũng như thực tiễn. Nhưng việc bỏ ra một khoảng tiền lớn để tự tổ chức hay thuê một đơn vị thiếu chuyên nghiệp tiềm ẩn nguy cơ cao dẫn tới thất bại. Là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu Việt Nam, Vietwind luôn sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm quý báu của mình và tự hào khi có cơ hội mang tới cho bạn hội thảo khoa học thành công, ấn tượng nhất. 

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan