Cẩm nang tổ chức hội thảo khoa học hữu ích từ A tới Z

Có thể nói, hội thảo khoa học có ý nghĩa hết sức quan trọng, là khâu then chốt trong chặng đường nghiên cứu khoa học. Nhưng để sự kiện này thành công đòi hỏi phải có kế hoạch rõ ràng và gây được ấn tượng khó quên. Với kinh nghiệm 6 năm tổ chức hội thảo khoa học, Vietwind sẽ giúp bạn giải quyết nhưng khó khăn đó với cẩm nang tổ chức hội thảo từ A tới Z từ các chuyên gia sự kiện dưới đây.

Hội thảo khoa học là gì?

Hội thảo khoa học là sự kiện diễn ra thường xuyên và chủ yếu ở các trung tâm công nghệ, viện nghiên cứu, các cơ sở giáo dục,…Đây là cuộc họp để các nhà nghiên cứu hay những người có chuyên môn chia sẻ, thảo luận và đưa ra ý kiến chuyên sâu về một vấn đề nào đó.

Lưu ý khi tổ chức hội thảo khoa học

Với ý nghĩa to lớn như vậy mà ngay khi có ý định tổ chức hội thảo khoa học, bạn cần nhanh chóng đưa ra kế hoạch từ tổng quát tới chi tiết và đừng quên tham khảo kinh nghiệm từ những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội.

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo khoa học phù hợp

Có lẽ, đây là một trong số những yếu tố đầu tiên và quan trọng quyết định tới sự thành bại của sự kiện. Ngày nay, không khó tìm ra những đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Dù là nhà hàng, khách sạn hay resort đều cần phải xem xét tới tính phù hợp với tiêu chí của bạn. Và đặc biệt là cập nhật giá ưu đãi để tiết kiệm chi phí thuê địa điểm.

hội thảo khoa học Địa điểm tổ chức hội thảo khoa học sang trọng tại Hà Nội

Hội thảo khoa học là nơi quy tụ những chuyên gia đầu ngành nên đòi hỏi không gian phải sang trọng, địa chỉ dễ tìm và có chỗ để xe thuận tiện.  Ngoài ra, dựa vào số lượng khách tham dự, diện tích khu trưng bày sản phẩm công nghệ mới làm tiêu chí lựa chọn hợp lý nhất.

Để tránh trường hợp lựa chọn không gian quá nhỏ gây ra sự chật chội hay quá lớn làm loãng không khí hội thảo thì dưới đây là các gợi ý địa điểm tổ chức hội thảo khoa học sang trọng đã được Vietwind phân loại theo quy mô: 

  • Địa điểm tổ chức hội thảo khoa học quy mô nhỏ: Softwater, Up Co – working Space, Star Galaxy Láng Hạ, Trống Đồng Palace, Long Vĩ Palace, Thảo viên Resort, Tản Đà Resort, O’learys Bà Triệu, Sen Grand Cầu Giấy,…
  • Địa điểm tổ chức hội thảo khoa học quy mô vừa: Khách sạn Daewoo, Keangnam, Pullman Hà Nội, Vạn Hoa, Khách sạn La Thành Khu Grand ( nhà D )…, Trống Đồng Cảnh Hồ, Trống Đồng Hoàng Quốc Việt,…
  • Địa điểm tổ chức hội thảo khoa học quy mô lớn: Khách sạn Melia, Khách sạn JW Marriott 5 sao, cung Văn hóa Hữu nghị Việt Xô, Cung Việt Trung, InterCon,…

hội thảo khoa học Trung tâm hội nghị quốc gia – địa điểm tổ chức hội thảo khoa học lý tưởng 

Đặc biệt, Trung tâm hội nghị Quốc gia (NCC) được ví như địa điểm vàng trong làng tổ chức sự kiện sẽ là lựa chọn tuyệt vời cho những hội thảo khoa học với quy mô vừa và lớn. Nơi đây đảm bảo mang tới chất lượng chương trình tốt nhất cho bạn với:

  • Hội trường lớn đa năng với diện tích 4000m2, sức chứa 3600 chỗ ngồi. Phòng được lắp đặt hệ thống thiết bị hiện đại nhất
  • Phòng khánh tiết rộng 2000m2 lý tưởng để tổ chức các sự kiện hội thảo khoa học quy mô từ 1500 đến 2000 khách. 
  • Các phòng họp VIP nằm tại tầng 2 và tầng 3 của tòa nhà được cách âm riêng biệt.
  • Sảnh triển lãm: Với hệ thống sảnh trong và ngoài lên tới hơn 12.000m2, 6 làn đường xung quanh tòa nhà cũng là một không gian rộng lớn.

2. Set up địa điểm tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp

Setup địa điểm tổ chức hội thảo khoa học

Sau khi lựa chọn được một địa điểm tổ chức hội thảo khoa học hợp lý nhất, bạn cần có kế hoạch để tiến hành trang trí sân khấu, bố trí bàn ghế, chuẩn bị thiết bị,…

  • Chuẩn bị trang thiết bị: Âm thanh, ánh sáng, mic, màn chiếu,… phải đảm bảo công suất đủ lớn và hoạt động trơn tru. Nếu địa điểm tổ chức sự kiện không cung cấp được hệ thống trang thiết bị theo yêu cầu, bạn sẽ phải tự đi tìm đơn vị cho thuê bên ngoài với giá rất cao. Nhưng bạn cũng có thể nhận sự tư vấn miễn phí của Vietwind để giải quyết khó khăn này.
  • Setup sân khấu: Mỗi hội thảo khoa học có một chủ đề khác nhau nên phong cách trang trí, màu sắc chủ đạo cần phù hợp với chủ đề sự kiện. Các hạng mục cần thiết gồm có banner, backdrop, hoa,… đừng nên trang trí quá rườm rà.
  • Setup bàn ghế: Tùy thuộc vào không gian phòng cũng như tính chất hội thảo khoa học để lựa chọn cách bố trí bàn ghế sao cho tinh tế: Kiểu nhà hát, kiểu chữ U, kiểu lớp học,…

3. Bố trí nhân sự hội thảo khoa học hợp lý

hội thảo khoa học Đội ngũ PG chuyên nghiệp trong sự kiện  Vietwind tổ chức

PG, PB, MC, giám sát viên,..nhanh nhẹn, trách nhiệm và có nhiều kinh nghiệm sẽ hiện thực hóa kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học. Theo kinh nghiệm tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện của Vietwind thì đội ngũ nhân sự nên được chia ra thành các nhóm chuyên trách đồng thời có sự hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình làm việc.

4. Tiệc teabreak trong chương trình hội thảo khoa học

hội thảo khoa học

Tiệc tea break, tiệc cocktail nhẹ nhàng đã không còn là điều xa lạ với các sự kiện ở Việt Nam. Tuy là chi tiết nhỏ nhưng thể hiện sự quan tâm chân thành tới khách mời. Trong bữa tiệc trà, mọi người cởi mở hơn, dễ dàng giao lưu, trao đổi về chủ đề hội thảo khoa học.

5. Truyền thông hội thảo khoa học hiệu quả

hội thảo khoa học Phương thức truyền thông sự kiện – chạy roadshow

Truyền thông sự kiện sẽ giúp hội thảo khoa học được gợi nhớ, lan tỏa hình ảnh đơn vị tới cộng đồng nhanh nhất. Tuy nhiên, trong thời đại bão hòa thông tin như hiện nay thì kế hoạch truyền thông muốn hiệu quả cần phải lưu ý những điều sau: 

  • Xác định đối tượng mục tiêu truyền thông hướng tới: Là người quan tâm tới vấn đề được thảo luận tại hội thảo khoa học và có cái nhìn tích cực với thông điệp được đưa ra. Để từ đó làm cơ sở lựa chọn cách thức truyền tải tới họ.
  • Lựa chọn phương tiện truyền thông: Ấn phẩm quảng cáo, truyền hình, radio, báo giấy, chạy roadshow, công nghệ số (gửi email, đăng bài PR, xây dựng website,…) Mỗi phương tiện có một ưu nhược điểm khách nhau nên cần lựa chọn sao cho chi phí tối ưu mà vẫn mang lại hiệu quả cao. 
  • Chuẩn bị thiết bị hỗ trợ truyền thông hiện đại: Máy ảnh, máy quay luôn kịp thời ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ cũng như lời chứng thực của khách mời tham dự hội thảo khoa học.
  • Nội dung truyền tải thông điệp chính xác, lôi cuốn: Bên cạnh hình ảnh, video là câu chữ cung cấp thông tin đầy đủ, góp phần truyền tải thông điệp có giá trị tới cộng đồng.

6. Kịch bản tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp

Là sự kiện có tính chuyên môn cao và mang ý nghĩa quan trọng nên việc xây dựng kịch bản hội thảo khoa học luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức hội thảo khoa học hãy tham khảo gợi ý dưới đây của Vietwind – công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội: 

  • Tiếp đón khách: Đội ngũ PG, PB đón, hướng dẫn khách mời vào khu vực hội trường và ổn định chỗ ngồi
  • Khai mạc: MC gửi lời chào, tuyên bố lý do tổ chức hội nghị khoa học và giới thiệu khách mời tham dự
  • Triển khai nội dung: MC mời chuyên gia lên sân khấu chủ trì nội dung hội thảo khoa học
  • Biểu diễn nghệ thuật, giải trí: Ca sĩ hoặc nhóm múa khuấy động không khí hội trường. Đó có thể là tiết mục nghệ thuật hiện đại hoặc kết hợp giữa truyền thống với hiện đại. Nên phù hợp với sở thích số đông khác mời và truyền tải được thông điệp nào đó. 

hội thảo khoa học

  • Dùng tiệc: Bộ phận phụ trách nhanh chóng bày tiệc, đảm bảo cả về hình thức lẫn chất lượng đồ ăn, thức uống
  • Tổng kết nội dung hội thảo khoa học: Chủ trì và đại diện khách mời đưa ra đánh giá, kết luận chủ đề đã thảo luận và kết quả thu được
  • Trao quà tặng hội thảo: Sau khi gửi lời cảm ơn tới khách mời tham dự là phần trao quà tặng hội thảo. Những món quà dù giá trị nhỏ hay lớn nhưng nếu biết cách lựa chọn thì vẫn mang lại giá trị to lớn. Đó có thể là quà tặng mang tính ứng dụng cao hoặc quà tặng gợi nhớ như kỷ niệm chương, bằng khen,…
  • Đưa tiễn khách ra về: Hãy giữ sự chuyên nghiệp cho tới giây phút cuối cùng của sự kiện với việc đưa tiễn khách ra về một cách chu đáo.

Xu hướng tổ chức hội thảo khoa học mới mẻ

1. Tổ chức hội thảo khoa học kết hợp nghỉ dưỡng – du lịch Mice

Du lịch Mice là sự kết hợp hoàn hảo giữa 2 hoạt động du lịch và sự kiện, đem lại lợi ích hơn hẳn hội thảo khoa học truyền thống. Trong không gian nghỉ dưỡng sang trọng, các thành viên tham gia có được tinh thần hứng khởi, cởi mở hơn để cùng nhau bàn luận về chủ đề. 

hội thảo khoa học Địa điểm tổ chức du lịch Mice thường là các resort đẳng cấp

Tổ chức du lịch Mice cần đáp ứng đầy đủ 2 yếu tố quan trọng đó là:

  • Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: Từ nội dung tới hình thức đều phải đảm bảo thống nhất và triển khai theo đúng tiến độ kế hoạch mà không phát sinh thêm chi phí. 
  • Chương trình tour du lịch mới mẻ: Khác với tham quan du lịch truyền thống, hội thảo khoa học cần lựa chọn dịch vụ cao cấp hơn thông thường. Ngoài địa điểm hấp dẫn trong nước như Hạ Long, Nha Trang, Đà Lạt, Phú Quốc,…ngày càng nhiều hội thảo khoa học tổ chức tại nước ngoài như Singapore, Đài Loan,…

Với những yêu cầu trên mà việc cập nhật xu thế này chưa bao giờ là dễ dàng nhất là khi bạn chưa có kinh nghiệm. Thay vì tự tổ chức bạn có thể thuê đơn vị tổ chức du lịch Mice chuyên nghiệp nhằm loại bỏ mọi rủi ro không đáng có. 

2. Tổ chức hội thảo khoa học kết hợp hoạt động Training – Team building

hội thảo khoa học Tổ chức hội thảo khoa học kết hợp hoạt động Training – Team building

Hoạt động Training hay Team building là hoạt động bổ ích, có tính tương tác cao với những thử thách đồng đội hấp dẫn. Loại bỏ sự nhàm chán thường thấy ở các hình thức truyền thống, xu hướng mới này khuyến thích người tham gia phát huy kỹ năng tiềm ẩn trong mình và đưa ra những ý tưởng khoa học sáng tạo. Đặc biệt hơn là tạo ra sợi dây vô hình kết nối mọi người với nhau, mở ra cánh cửa cho những mối quan hệ bền chặt về sau.

Và cuối cùng là mục tiêu của hội thảo khoa học cần đạt được là đưa ra những kết luận, phát hiện mới, có giá trị về mặt học thuật cũng như thực tiễn. Nhưng việc bỏ ra một khoảng tiền lớn để tự tổ chức hay thuê một đơn vị thiếu chuyên nghiệp tiềm ẩn nguy cơ cao dẫn tới thất bại. Là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu Việt Nam, Vietwind luôn sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm quý báu của mình và tự hào khi có cơ hội mang tới cho bạn hội thảo khoa học thành công, ấn tượng nhất. 

* * * * *

HÉ LỘ ƯU ĐÃI ĐỘC QUYỀN CỦA VIETWIND TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA

Click ngay để khám phá chương trình giảm giá lớn nhất 2019 !

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan