Chạy roadshow là gì? Quy trình tổ chức chạy roadshow tối ưu chi phí

Chạy roadshow là cách hiệu quả để đưa hình ảnh doanh nghiệp đến gần hơn tới khách hàng mục tiêu.  Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng tận dụng được những lợi ích đó. Sau đây là đúc kết từ kinh nghiệm 6 năm của Vietwindới sẽ giúp bạn mở ra cơ hội tối ưu chiến dịch quảng cáo của bạn.

Chạy roadshow là gì?

Roadshow hiểu một cách đơn giản là hình thức biểu diễn lưu động với mục tiêu quảng bá sản phẩm, thương hiệu ra công chúng. Ngày nay, tổ chức chạy roadshow ngày càng trở nên phổ biến bởi những lợi ích mà nó mang lại là không hề nhỏ. 

hội thảo khoa học
Tổ chức chạy roadshow cho sự kiện

Lợi ích của chạy roadshow: Có rất nhiều phương thức truyền thông như phát hành ấn phẩm quảng cáo, truyền thông đại chúng, digital marketing,… nhưng có lẽ, chạy roadshow là một cách tiết kiệm chi phí mà doanh nghiệp nào cũng nên thử.

  • Tạo ấn tượng mạnh: Chạy roadshow mang một đặc trưng riêng, rất dễ nhận diện. Đó là một nhóm người mặc đồng phục giống nhau, cùng đi bộ hoặc điều khiển phương tiện lưu thông trên đường phố. 
  • Hiệu quả rõ rệt: Khác với những phương thức truyền thông khác, thông điệp chạy roadshow tiếp cận ngay lập tới cộng đồng mà không phải thông qua bức rào cản nào. Trên lộ trình đi qua, mọi đối tượng đi qua đều có khả năng biết tới hoạt động của bạn một cách dễ dàng.
  • Gây sự tò mò: Khi ai đó bắt gặp đoàn chạy roadshow trên phố họ sẽ không khỏi trầm trồ và tò mò, thậm chí coi đây là một hiện tượng lạ.
  • Chuyên nghiệp: Mọi người thường nghĩ chỉ các doanh nghiệp lớn mới tổ chức chạy roadshow. Nhưng bạn nên biết rằng: Bất cứ đơn vị nào cũng có thể tận dụng cơ hội quảng bá hình ảnh thương hiệu tới cộng đồng thông qua roadshow. Nhưng hãy cân nhắc tới việc thuê một đơn vị tổ chức uy tín thay vì bỏ tiền tự tổ chức mà không thu lại hiệu quả nào. 

Những sự kiện nào nên chạy roadshow? 

Thực tế, sự kiện nào cũng có thể áp dụng phương thức truyền thông này. Quan trọng là bạn đánh giá hiệu quả thu được như thế nào để đưa ra phương án ưu tiên cho nó, hơn so với phương thức khác. 

Không chỉ là đơn vị cho thuê xe đạp chạy roadshow uy tin, chuyên nghiệp, với kinh nghiệm tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện Vietwind khuyên bạn nên ưu tiên chạy roadshow với:

  • Ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới
  • Khai trương, khánh thành
  • Hội thảo
  • Mở bản bất động sản

Quy trình tổ chức chạy roadshow tối ưu chi phí

1. Xác định mục đích

Để khi đưa ra một bản kế hoạch chi tiết, hoàn hảo thì trước tiên phải biết mục đích tổ chức chạy roadshow của công ty là gì? Bỏ công sức, chi phí ra nhằm thu lại kết quả gì? Một mục đích rõ ràng chính là kim chỉ nam cho bạn trong suốt quá trình chuẩn bị, tiến hành và đánh giá hiệu quả. 

2. Thiết kế lộ trình chạy roadshow

Nhằm gia tăng tính hiệu quả và giảm thiểu một số bất lợi có thể xảy ra thì việc đưa ra lộ trình chạy roadshow vẫn luôn là bài toán khó với bất cứ ai, nếu chưa có nhiều kinh nghiệm. Dẫu biết, nên lựa chọn các tuyến phố ở khu vực trung tâm hoặc lân cận, nhiều người qua lại. Nhưng kèm theo đó là các thách thức dễ dàng gặp phải như: tắc đường giờ cao điểm, tuyến đường một chiều, đường xấu,… Trên chặng đường đó hãy xác định trước các địa điểm đẹp, thuận lợi cho công tác phát tờ rơi, phát quà hay chương trình hoạt náo.

3. Lựa chọn phương tiện

Trừ trường hợp đi bộ do lộ trình khá ngắn thì các trường hợp khác bạn có thể lựa chọn một hoặc nhiều phương tiện đi lại cùng một lúc như xe đạp đơn, xe đạp đôi, xe máy, ô tô, xe đạp điện… Điều đó phụ thuộc vào ngân sách, độ dài quãng đường, tính chất sự kiện,…  Đặc biệt lưu ý tới hình thức bên ngoài của xe cũng cần đồng bộ với thông điệp và tránh xả nhiều khói gây ô nhiễm môi trường.

4. Thời gian tổ chức

Hãy tham khảo tình hình thời tiết để có được lựa chọn ngày chạy roadshow lý tưởng nhất, bởi thời tiết bất lợi sẽ làm giảm hiệu quả chiến dịch đi rất nhiều. Sau đó mới tiếp tục xác định khung giờ cụ thể. 

Theo kinh nghiệm tổ chức roadshow của Vietwind thì sau đây là những “khung giờ vàng” mà bạn phải ghi nhớ: buổi sáng từ 6h30 tới 8h và buổi chiều từ 16h30 tới 18h. Đây đều là những “giờ cao điểm” – là lúc mọi người lưu thông trên đường nhiều nhất trong ngày. Chạy roadshow thời điểm này sẽ góp phần tiếp cận tối đa đối tượng mục tiêu. 

5. Xin giấy phép tổ chức chạy roadshow

Chạy roadshow được xếp vào hoạt động quảng cáo nên thẩm quyền phê duyệt giấy phép thuộc về Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch. Thời hạn giải quyết là 5 ngày kể từ khi cơ quan nhận được bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ từ bạn. Lệ phí bạn phải trả theo quy định pháp luật là: 100.000 đồng/1một phương tiện giao thông. Nhưng tổng số thu lệ phí 1 lần sẽ không vượt quá 4.000.000 đồng. Để chắc chắn chiến dịch được diễn ra hãy nộp hồ sơ càng sớm càng tốt trước khi quá muộn. 

Hồ sơ bao gồm: Đơn xin phép thực hiện quảng cáo, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao), giấy tờ chứng minh sự phù hợp của hàng hóa theo tiêu chuẩn và kỹ thuật (bản sao), mẫu quảng cáo sản phẩm in màu có in chữ ký hoặc đóng dấu. Ngoài ra, khi sản phẩm của bạn thuộc các lĩnh vực đặc thù lại có những yêu cầu cụ thể, chi tiết hơn.

Dẫu biết quy định pháp luật là vậy nhưng gần như doanh nghiệp nào cũng gặp phải vướng mắc ở công đoạn xin giấy phép này. Không những bị kéo dài thời gian chờ đợi xét duyệt mà còn phát sinh thêm một khoản chi phí. Là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, Vietwind chưa bao giờ để xảy ra tình trạng như trên. Đó cũng là một lý do bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi tự mình tổ chức sự kiện.

6. Thuê nhân sự

Đội ngũ nhân sự không thể thiếu PG/PB và người giám sát với mục tiêu đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch và khắc phục sự cố nếu có xảy ra. Là những bộ mặt đại diện cho công ty nên đòi hỏi ngoại hình của họ phải ưa nhìn, đồng đều và phong thái cũng gây được thiện cảm cho người đối diện. Ngoài ra, điều khiển phương tiện ngoài đường trong thời gian dài nên nhân sự còn phải có sức khỏe rất tốt. Chỉ cần một người làm không tốt chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ hình ảnh của cả đoàn. 

tiệc cuối năm Gatsby

7. Chuẩn bị trang phục

Thiết kế trang phục mang màu sắc, mẫu mã đồng bộ, bắt mắt và hướng tới mục tiêu truyền tải thông điệp.

8. Lên phương án dự phòng

Thời tiết biến đổi thất thường, phương tiện hỏng, nhân sự quá sức,…chỉ là một vài trong rất nhiều rủi ro có thể xảy ra khi tiến hành tổ chức chạy roadshow. Vì lẽ đó mà bạn cần có phương án đề phòng như dự bị nhân sự, nhân viên sửa chữa phương tiện luôn sẵn sàng,…

9. Tiến hành tổ chức

Sau khi hoàn thành toàn bộ công tác chuẩn bị là đến giai đoạn tiến hành chạy roadshow. Mọi cố gắng, nỗ lực của bạn sẽ được quyết định bởi quãng thời gian này. Ngoài các yếu tố ngoại cảnh thì nhân tố con người càng trở nên quan trọng.

10. Đánh giá hiệu quả

Chiến dịch chạy roadshow của bạn có thành công hay không thì cũng đừng vội đánh giá qua loa. Hãy tổng kết lại, đánh giá nguyên nhân và rút ra kinh nghiệm như một chiến dịch quảng cáo thông thường.

Vietwind – Công ty tổ chức chạy roadshow chuyên nghiệp tại Hà Nội

  • Ý tưởng chạy roadshow độc đáo: Làm sao tối đa hóa hiệu quả nếu ý tưởng tổ chức không có gì mới mẻ, hấp dẫn và mang chất riêng của thương hiệu? Với Vietwind việc lắng nghe nguyện vọng để thấu hiểu thông điệp là bước đầu tiên trước khi cho ra đời những ý tưởng có 1-0-2 cho từng khách hàng. 
  • Phương tiện chạy roadshow: Vietwind cung cấp phương tiện chạy roadshow đa dạng chủng loại, mẫu mã và luôn đảm bảo độ an toàn.
  • Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhiều năm trong nghề tổ chức chạy roadshow. Đáp ứng tiêu chí về ngoại hình đẹp, sức khỏe tốt và tận tình với công việc
  • Hệ thống nhận diện thương hiệu: Chuyên nghiệp từ nội dung cho tới hình thức là tiêu chí mà Vietwind đặt ra cho mỗi chiến dịch. Do đó, trang phục PG/PB, cách thức trang trí xe, banner, cờ quảng cáo,.. đều được thiết kế đồng nhất, bắt mắt phù hợp với nội dung sự kiện của bạn. 
  • Xin giấy phép tổ chức nhanh chóng: Bạn sẽ không phải chờ đợi hay chạy ngược xuôi để xin giấy phép. Bởi Vietwind sẽ thay bạn hoàn thành nhanh chóng và tiết kiệm nhất.
  • Lộ trình chạy roadshow lý tưởng: Với kinh nghiệm 6 năm tổ chức chạy roadshow tại Hà Nội, Vietwind luôn tự tin đưa ra được những lộ trình tối ưu thời gian và cả chi phí cho bạn.

Chạy roadshow quả thực là một phương thức quảng cáo hiệu quả. Tuy nhiên đừng vì thế mà “đánh liều” tự tổ chức khi chưa có kinh nghiệm hay thuê một đơn vị tổ chức với chi phí không rõ ràng. Chỉ cần một sơ xuất nhỏ thôi cũng ảnh hưởng nghiêm trọng tới hình ảnh cả doanh nghiệp. Tại sao không để một đơn vị uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam như Vietwind giúp bạn nâng cao hình ảnh thương hiệu. Hãy để lại thông tin để được tư vấn miễn phí ngày nhé!

Leave a comment