Tổ chức sự kiện bao gồm những gì? Xem ngay giải đáp từ chuyên gia

Có thể nói tổ chức sự kiện không phải là một việc quá khó, nhưng quan trọng là bạn phải nắm rõ Tổ chức sự kiện bao gồm những gì? và Quy trình tiến hành ra sao? Cùng Vietwind – công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam tìm hiểu ngay nhé!  

Tổ chức sự kiện bao gồm những gì?

Sự kiện (Event) là một khái niệm rất rộng để chỉ các hoạt động hội nghị, hội thảo, lễ ra mắt sản phẩm mới, tiệc tất niên cuối năm,… và liên quan tới nhiều lĩnh vực như tài chính, pháp luật, văn hóa,… Mỗi sự kiện có mục đích, cách thức tổ chức sự kiện khác nhau nhưng đều trải qua một quy trình chung: Công việc trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Để tiến hành quy trình trên, bạn cần phải xây dựng một bản kế hoạch chi tiết và tiến hành hiện thực hóa nó.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hiệu quả

1. Chuẩn bị trước sự kiện

  • Tiếp nhận thông tin: Trước tiên, bạn phải nắm rõ, chính xác yêu cầu từ cấp trên để nhận diện đúng về nhiệm vụ của mình, tránh lạc hướng khi đã quá muộn.
  • Xác định loại hình sự kiện: Như đã nói ở trên có rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện khác nhau. Sự kiện của doanh nghiệp bạn là hội nghị, hội thảo, ra mắt sản phẩm mới,… hay tiệc cuối năm?

Lễ mở bán nhà dự án Ngân Hà Vạn Đắc Phúc

  • Đề ra mục tiêu: Công ty bỏ một khoản tiền lớn để tổ chức sự kiện chắc chắn có mục tiêu rõ ràng. Đó có thể là quảng bá thương hiệu, tri ân nhân viên, cuộc họp giải quyết một vấn đề nào đó, … 
  • Xây dựng ý tưởng (concept): Với mỗi mục tiêu có nhiều cách thức tổ chức, bạn có thể áp dụng lại hoặc tự sáng tạo ra ý tưởng cho riêng mình. Theo đó, gameshow, setup, decor,… sẽ đều hướng tới làm rõ concept. Nên nhớ: Đôi khi một ý tưởng bay bổng chưa chắc đã khả thi bởi điều đó còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác như ngân sách, nhân sự, tính phù hợp,… 

tổ chức tiệc cuối năm

  • Chủ đề sự kiện (Theme): Nếu ý tưởng được ví như linh hồn sự kiện thì chủ đề chính là diện mạo. Là tất cả những gì liên quan tới hình thức bề ngoài của sự kiện.
  • Danh sách khách mời: Đối tượng và số lượng người tham gia.  
  • Địa điểm tổ chức: Tùy thuộc vào tính chất sự kiện và số lượng người tham gia để lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp với các tiêu chí: Không gian trong nhà hay ngoài trời, sức chứa tối đa, tổ chức ở khách sạn hay nhà hàng,… Nếu là du lịch Mice sẽ thường tổ chức ở các resort.

  • Thời gian tổ chức: Trong giấy mời phải ghi chi tiết ngày và khung giờ diễn ra sự kiện. Thông thường các sự kiện được lựa chọn vào cuối tuần để giảm thiểu tình trạng ế vé.
  • Thiết kế nhận diện: Nếu công ty không có thiết kế riêng, bạn sẽ phải thuê một đơn vị bên ngoài. Backdrop, standee, thư mời, vé vào cổng, đồng phục,… đòi hỏi tính chuyên môn cao, truyền tải được thông điệp sự kiện.

  • Kịch bản chương trình: Là nội dung chi tiết chương trình sự kiện.
  • Bố trí nhân lực: Đội ngũ nhân sự phụ thuộc vào quy mô sự kiện nhưng không thể thiếu các vị trí: PG/PB, kỹ thuật viên, điều hành và nhân viên hỗ trợ. Thông thường, người ta sử dụng chính nhân sự công ty đảm nhiệm các vị trí không hề chuyên trách. Chính vì sự tiết kiệm này lại tiềm ẩn nhiều rủi ro dẫn tới sự kiện thất bại.

hội thảo khoa học

  • Phương án dự bị: Kể cả khi bạn đã lên kế hoạch một cách kỹ lưỡng nhưng vẫn tồn tại một số yếu tố khách quan (thời tiết xấu, mất điện,…) gây ảnh hưởng tiêu cực, thậm chí là gián đoạn tiến độ chương trình. Đặc biệt với sự kiện ngoài trời chắc chắn cần có phương án đề phòng rủi ro.
  • Cách thức đo lường hiệu quả: Xây dựng các chỉ số đo lường từ trước để phục vụ cho công đoạn đánh giá, rút kinh nghiệm sau khi sự kiện kết thúc. Đo lường lợi ích đem lại phải dựa trên mục tiêu ban đầu trong bản kế hoạch.
  • Dự trù kinh phí: Ngân sách luôn là nguồn lực có hạn vì vậy từng đồng tiền chi ra phải có mục đích rõ ràng. Nếu là sự kiện tổ chức cho có hay tiết kiệm quá mức sẽ chỉ tiêu tốn thời gian, công sức mà chẳng thu lại bất cứ lợi ích nào. Nếu là một đơn vị tổ chức sự kiện như Vietwind thì sẽ phải cung cấp bản báo giá tổ chức sự kiện đầy đủ, chi tiết cho khách hàng. Việc phải rút bớt một số hạng mục sao cho phù hợp với ngân sách là điều khó tránh khỏi.
  • Tổng duyệt trước sự kiện: Khi mọi công tác chuẩn bị phía trên đã hoàn thành, sự kiện cần tổng duyệt ít nhất là một lần. Bởi đây là cách để bạn rút ra bài học quý giá trước quá muộn. 

2. Tiến hành tổ chức sự kiện

Tất cả thời gian, công sức và tiền bạc doanh nghiệp bỏ ra có hiệu quả hay không được quyết định bởi khâu tiến hành tổ chức. Tới đây thì vai trò của đội ngũ nhân sự càng trở nên quan trọng. 

Để vươn lên trở thành đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam, Vietwind sở hữu một đội ngũ chuyên gia sự kiện giàu kinh nghiệm, luôn luôn đổi mới và hết mình vì công việc. Bất cứ một sự cố nào ngoài ý muốn cũng sẽ được xử lý một cách nhanh chóng để đảm bảo tiến độ chương trình.

3. Sau sự kiện

  • Thu dọn, trả lại mặt bằng: Dù địa điểm tổ chức là ở trong phòng hay ngoài trời thì cũng cần được dọn dẹp sạch sẽ trước khi trao trả mặt bằng. 
  • Lập báo cáo: Đừng để sự kiện trôi qua một cách vô nghĩa mà không đánh giá hiệu quả một cách chính xác. Hơn nữa, sự kiện là hoạt động diễn ra thường xuyên, liên tục tại doanh nghiệp nên sau mỗi lần tổ chức hãy rút ra cho mình những bài học kinh nghiệm quý báu.

Kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện

Sau khi đã biết tổ chức sự kiện cần những gì là bạn đã có một bước tiến cực kỳ quan trọng. Còn lại sẽ phụ thuộc phần lớn vào khả năng của bạn.

Sau khi tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện từ nhỏ cho tới hàng nghìn khách mời, Vietwind rút ra được những kỹ năng nhất định phải có ở một người làm event chuyên nghiệp như sau:

  • Sáng tạo
  • Khả năng lên kế hoạch
  • Kỹ năng viết Proposal
  • Xin giấy phép và tìm nhà cung cấp 
  • Quản lý tài chính 
  • Triển khai và giám sát
  • Hoạch định và quản lý rủi ro
  • Kỹ năng giao tiếp
  • Kỹ năng quản lý thời gian 

Nếu chưa có được đầy đủ những kỹ năng trên, bạn có thể học hỏi kinh nghiệm từ sách vở, internet hay từ những đơn vị chuyên nghiệp như Vietwind. Nhưng vấn đề đặt ra là thời gian, ngân sách không cho phép bạn được mắc bất cứ sai lầm nào khi tiến hành tổ chức sự kiện. Vậy hãy để Vietwind – đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam thay bạn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và mang tới giá trị tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.

Leave a comment