Mẫu kế hoạch tổ chức chương trình tất niên công ty chi tiết nhất

Một năm nữa lại sắp qua đi, dẫu biết rằng công ty đang gấp rút hoàn thành những mục tiêu cuối cùng trong năm thì việc tổ chức bữa tiệc tất niên cũng không thể xem nhẹ hay tổ chức cho có. Mẫu kế hoạch tổ chức chương trình tất niên công ty chi tiết, chuyên nghiệp dưới đây của Vietwind sẽ giúp bạn hoàn thành tốt trọng trách được giao dịp đặc biệt này.

Ý nghĩa tiệc tất niên công ty bạn không thể ngờ

kế hoạch tổ chức chương trình tất niên công tyTiệc tất niên công ty

Có thể bạn đã biết “tất” có nghĩa là xong, “niên” có nghĩa là năm. Vậy “tất niên” hiểu một cách đơn giản là kết thúc một năm và chuẩn bị bước sang năm mới. Tổ chức tất niên là một nét đẹp văn hóa và cũng là một truyền thống không thể thiếu của dân tộc Việt Nam. Hòa trong không khí hân hoan đó, hầu hết các doanh nghiệp cũng tổ chức tất niên và coi đây là một trong những sự kiện trọng đại nhất trong năm.  

Tại sao hằng năm, những doanh nghiệp lớn như Samsung, Viettel, Honda, Vingroup,… lại bỏ ra một khoản tiền khổng lồ để tổ chức bữa tiệc liên hoan cuối năm vô cùng hoành tráng? Với những ý nghĩa tiệc tất niên dưới đây, Vietwind sẽ bật bí cho bạn câu trả lời: 

  • Tổng kết và đánh giá chặng đường đã qua

Chặng đường một năm không phải quá dài nhưng đủ để chúng ta phải nhìn lại, đánh giá và rút kinh nghiệm. Bởi bên cạnh những thành công rực rỡ còn là một số kế hoạch còn đang dang dở. Một khi tìm ra nguyên nhân của sự khác biệt đó sẽ góp phần to lớn vào thành công của doanh nghiệp sau này. 

  • Tri ân, khen thưởng và níu chân nhân tài

Bạn có biết: con người quyết định 90% của mọi thành công. Nếu không có sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể nhân viên liệu công ty có đạt được thành công như ngày hôm nay? Tiệc tất niên cuối năm chính là cơ hội tốt nhất để ban lãnh đạo gửi lời tri ân chân thành tới đóng góp của nhân viên. Trước khi có thông báo tổ chức tiệc tất niên, công ty có thể phát động phong trào thi đua, khen thưởng. Một bữa tiệc tổng kết cuối năm ý nghĩa sẽ níu chân nhân tài ở lai với doanh nghiệp lâu dài.

  • Vạch ra kế hoạch cho năm mới

Bỏ qua sự thành công và cả thất bại, tiệc liên hoan công ty được kỳ vọng là bước tiến mới cho chặng đường phát triển phía trước, hứa hẹn nhiều bứt phá. 

  • Gắn kết nhân sự

Có một thực trạng diễn ra ở hầu hết các doanh nghiệp là các phòng ban ít khi có sự giao lưu dẫn tới kết quả công việc chung không cao. Bạn có thể gửi gắm thông điệp gắn kết tới nhân sự của mình vào ý tưởng tiệc cuối năm của mình. 

  • PR và quảng bá thương hiệu

Vẫn chưa hết, ý nghĩa của tiệc tất niên công ty còn là phương tiện hữu hiệu, đưa hình ảnh văn hóa tốt của doanh nghiệp tới cộng đồng. 

Kế hoạch tổ chức tất niên công ty đầy đủ, chi tiết

1. Xây dựng chủ đề tất niên

kế hoạch xây dựng chủ đề tất niên công ty

Bước đầu tiên trong kế hoạch tất niên công ty là đưa ra chủ đề tất niên hướng tới mục tiêu, nội dung và hình thức ban lãnh đạo mong muốn. Hãy văn bản hóa chúng càng rõ ràng càng tốt. Trong đó phải kể đến chủ đề tất niên:

  • Tiệc tất niên công ty kết hợp ngày hội gia đình
  • Tiệc tất niên công ty kết hợp Trainding 
  •  Tiệc tất niên công ty kết hợp Team building
  • Tiệc tất niên công ty kết hợp hội nghị khách hàng
  • Tiệc tất niên công ty kết hợp nghỉ dưỡng – du lịch Mice

2. Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên

Năm nào tiệc tất niên công ty cũng diễn ra với một concept không thể nhạt hơn, ắt hẳn bạn đang mong muốn tìm kiếm ý tưởng mới mẻ hơn cho trọng trách của mình. Nhưng làm sao để ý tưởng đó là chuyên nghiệp và không đụng hàng? Đừng lo lắng, Vietwind có một đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, luôn sẵn sàng lắng nghe để sáng tạo ra hàng nghìn ý tưởng tiệc cuối năm đáp ứng nguyện vọng của bạn.

kế hoạch tổ chức chương trình tất niên công tyÝ tưởng tiệc cuối năm – The Oscar Night

3. Lập danh sách khách mời 

Ngoài thành viên công ty thì bữa tiệc tất niên không thể thiếu đi sự góp mặt của khách hàng thân thiết, đối tác, cơ quan truyền thông sự kiện,… Trong danh sách khách mời phải chứa đầy đủ thông tin cảu họ. Bởi đây là tài liệu sẽ được dùng cho công tác gửi thư mời tham dự tiệc tất niên công ty.

  • Họ và tên 
  • Chức danh
  • Đơn vị công tác
  • Địa chỉ nơi ở hoặc nơi công tác
  • Thông tin liên hệ: Địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email,…
  • Lưu ý (nếu có)

4. Lựa chọn địa điểm tổ chức tất niên

địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty tại Hà NộiĐịa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty tại Hà Nội

Tổ chức tiệc tất niên ở đâu? vẫn luôn là câu hỏi khó cho những ai chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Còn đối với Vietwind thì đây từ lâu đã trở thành lợi thế. Bởi chúng tôi chính là đối tác thân thiết của hầu hết các resort, khách sạn 4-5* và nhà hàng đặt tiệc tất niên tại Hà Nội. Chi phí thuê địa điểm Vietwind tư vấn cho bạn luôn là giá ưu đãi hơn so với thị trường.  

Mỗi một địa điểm có những ưu nhược điểm khác nhau nên trước khi lựa chọn hãy cân nhắc tới các tiêu chí sau: 

  • Vị trí: Bạn muốn tổ chức ở khu vực quận, huyện nào?
  • Không gian: Tiệc tất niên ngoài trời hay trong nhà? Lưu ý là không phải tất cả các địa điểm đều đáp ứng được nhu cầu tổ chức tiệc tất niên ngoài trời cho bạn. Ngoài các resort cao cấp (Vĩnh Hưng Riverside Resort, Thảo Viên resort,  Flamingo Đại Lải Resort,…)  thì chỉ có một số địa điểm tổ chức tiệc tất niên ngoài trời tại Hà Nội như: Khu đô thị sinh thái Ecopark, khách sạn JW Marriott, nhà hàng Star Place, nhà hàng Soft Water,… và đặc biệt là Trung tâm hội nghị quốc gia với khuôn viên sân vườn rộng lên tới 9400m2 thực sự là địa điểm lý tưởng cho mọi sự kiện quan trọng của bạn.
  • Sức chứa: Số lượng khách dự kiến tham dự sẽ quyết định không gian địa điểm tổ chức tất niên. Không gian quá rộng hay quá chật đều khiến hiệu quả sự kiện của bạn giảm xuống đáng kể.
  • Một số tiêu chí khác liên quan tới khu vực để xe, khu vui chơi dành cho trẻ em, địa điểm tổ chức tiệc teabreak,…

5. Chuẩn bị tiết mục cho chương trình year end party

kế hoạch tổ chức chương trình tất niên công tyBiểu diễn nghệ thuật trong chương trình year and party

Để bữa tiệc cuối năm không còn nhàm chán và ghi dấu ấn khó quên thì không thể thiếu các tiết mục nghệ thuật, gameshow hấp dẫn. 

  • Biểu diễn thuật trẻ trung sôi động: nhảy hiện đại, Kpop,…
  • Biểu diễn nghệ thuật sâu lắng, nhẹ nhàng: Âm nhạc thính phòng, ca múa nhạc dân gian,…
  • Biểu diễn nghệ thuật hiện đại sử dụng âm thanh, ánh sáng: Múa tương tác đèn led, Rock Show và EDM Show,…

kế hoạch tổ chức chương trình tất niên công tykế hoạch tổ chức chương trình tất niên công tyGameshow tiệc cuối năm hấp dẫn

Gợi ý một số gameshow tiệc cuối năm hấp dẫn: Trong không khí rộn ràng của bữa tiệc tất niên đừng quên mang tới cả những giá trị bổ ích. Đó có thể là kiến thức về chuyên môn, kỹ năng làm việc nhóm, thông tin về công ty được lồng ghép khéo léo trong các gameshow: 

  • Ai là triệu phú với những câu hỏi hack não
  • Đuổi hình bắt chữ vui nhộn
  • Trình diễn thời trang
  • Nhanh như chớp,…

6. Chuẩn bị

kế hoạch tổ chức chương trình tất niên công ty

  • Dựa vào chủ đề, ý tưởng để thuê hoặc tự thiết kế backdrop, banner, standee, thiệp mời,… đồng nhất với thông điệp hướng tới
  • Đồ trang trí: hoa, bóng bay,…
  • Qùa tặng ý nghĩa, gợi nhớ thương hiệu
  • Trang thiết bị sự kiện đủ công suất
  • Tài liệu: lời phát biểu ban lãnh đạo, lời dẫn MC,…
  • Đạo cụ gameshow

7. Bố trí nhân sự

hội thảo khoa họcNhân sự chương trình year and party

  • Nhân sự điều hành: Là người có vai trò chủ chốt, phân công giám sát mọi hạng mục công việc, đảm bảo kế hoạch tổ chức chương trình tất niên công ty diễn ra đúng và đủ.
  • Kỹ thuật viên: Ngay cả khi thiết bị âm thanh, ánh sáng của bạn có hiện đại nhưng không có người biết cách sử dụng thì cũng chỉ là lãng phí.
  • Nhân viên setup: Đòi hỏi những người nhanh nhẹn, có mắt thẩm mỹ và kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện
  • MC dẫn chương trình: MC là người có vai trò vô cùng quan trọng, đôi khi quyết định tới thành bại của sự kiện. Đặc biệt đối với tiệc tất niên kết hợp Team building hay ngày hội gia đình thì người dẫn dắt chương trình còn cần phải có thêm kỹ năng gắn kết được mọi người. 
  • Nghệ sĩ biểu diễn nghệ thuật: Các tiết mục nghệ thuật ngày càng đa dạng nhưng vô tình trở thành khó khăn khi bạn phải lựa chọn tiết mục nào vừa có giá trị vừa mang lại dấu ấn khó quên. 
  • PG, PB: Không khó để thuê PG,PB cho tiệc tất niên nhưng liệu ngoài ngoại hình đẹp họ có đảm bảo sự chuyên nghiệp? Công ty tổ chức tất niên luôn có sẵn đội ngũ PG, PB nhiệt tình, chuyên nghiệp có thể giúp bạn ghi điểm với khách mời. 
  • Cộng tác viên: Bữa tiệc tất niên cuối năm là sự kiện hoành tráng nên cần rất nhiều nhân sự. Bạn có thể thuê thêm cộng tác viên hỗ trợ phần việc không đòi hỏi chuyên môn cao. Ví dụ như setup sân khấu, hướng dẫn khách mời đi vào khu vực hội trường ổn định chỗ ngồi, phục vụ tiệc, đưa tiễn khách ra về,…
  • Nhân sự truyền thông: Với ý nghĩa của tiệc tất niên như trên mà hình ảnh, video từ đội ngũ media cùng với content sẽ trở thành “nguyên liệu” cho truyền thông sự kiện trước, trong và cả sau sự kiện.

8. Dự trù ngân sách tổ chức tiệc tất niên công ty

Có lẽ chi phí chính là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Sau khi đã làm rõ được những mục phía trên của kế hoạch tổ chức chương trình tất niên công ty, bạn cần lập bảng ngân sách dự trù sao cho chính xác nhất. Từ chi phí lớn như thuê địa điểm, nhân sự, trang thiết bị,… cho tới chi tiêu nhỏ lẻ đều phải kê khai toàn bộ. Có thể ngân sách thực tế sẽ nhỏ hơn số dự tính, khi đó phải cân nhắc tới việc điều chỉnh thậm chí là cắt giảm một số khoản chi không cần thiết.

9. Xây dựng kịch bản tổ chức tiệc tất niên cuối năm 

Kịch bản chương trình là tài liệu quan trọng không thể thiếu trước khi tiến hành tổ chức bất cứ sự kiện nào. Nội dung của nó bao gồm 2 phần: phần lễ và phần hội. Sau phần lễ trang trọng, lắng đọng cảm xúc là phần hội bùng nổ với các gameshow hứa hẹn nhiều phần quà hấp dẫn. Lưu ý là kịch bản tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho công ty chi tiết sẽ khác so với hội nghị hay hội thảo. Nếu là người chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện tất niên, bạn nên tham khảo kịch bản tổ chức tiệc tất niên cuối năm của các công ty tổ chức year end party chuyên nghiệp tại Hà Nội.

Xem thêm bài viết được nhiều người quan tâm: Kịch bản tổ chức tiệc tất niên cuối năm ấn tượng

10. Tổng duyệt chương trình year end party

Hãy luôn đảm bảo rằng mọi thứ đã thực sự sẵn sàng cho bữa tiệc tất niên công ty. Cùng với sự phối kết hợp ăn ý của đội ngũ nhân lực sự kiện là trang thiết bị hoạt động trơn tru. Bất cứ sự cố nào xảy ra hãy nhanh chóng giải quyết và rút kinh nghiệm. 

11. Tiến hành tổ chức tất niên cho công ty

Tổ chức tiệc tất niên công ty

Vậy là đã tới thời điểm hiện thực hóa kế hoạch tổ chức chương trình tất niên công ty. Sau lần tổng duyệt trên mọi thứ dường như đã trở nên dễ dàng hơn. Nhưng thực tế cho thấy ngay cả khi tổng duyệt xong thì sự cố bất ngờ chưa bị loại bỏ hoàn toàn. Do vậy mà đội ngũ nhân sự vẫn phải phát huy tốt vai trò của mình đặc biệt là ban điều hành sự kiện.

Là công ty tổ chức sự kiện tất niên uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội, Vietwind hiểu rằng thời gian gấp rút khiến bạn gặp phải nhiều khó khăn. Hy vọng với mẫu kế hoạch tổ chức chương trình tất niên công ty chi tiết ở trên đã phần nào giúp bạn giải quyết khó khăn đó. Nhưng làm sao để tiệc liên hoan cuối năm trở nên ấn tượng và đánh dấu bước ngoặt to lớn trên chặng đường phát triển của doanh nghiệp. Hãy liên hệ với Vietwind để được tư vân miễn phí nhé!

Leave a comment