Hội họp là gì? Cách tổ chức hội họp tiết kiệm, hiệu quả

Một nghiên cứu cho thấy họp hành chiếm từ 30-50% thời gian làm việc nhưng 67% kết quả của các cuộc họp là “thất bại”. Vậy bạn đã biết cách để tổ chức hội họp sao cho tiết kiệm, hiệu quả chưa? Hãy cùng Vietwind tìm hiểu về hoạt động quan trọng này nhé!

1. Hội họp là gì?  

tổ chức hội họpTổ chức hội họp trong doanh nghiệp

1.1 Khái niệm

Hội họp được hiểu là một cuộc gặp mặt của nhóm người có cùng mối quan tâm để đưa ra quyết định về vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc đơn giản chỉ là chia sẻ ý kiến. Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên ở bất cứ đơn vị, tổ chức nào, đặc biệt là ở doanh nghiệp trong quá trình sản xuất, kinh doanh.  

Xem thêm bài viết được nhiều người quan tâm: Kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo

1.2 Chức năng hội họp

tổ chức hội họp

  • Là một hình thức làm việc nhóm
  • Thảo luận, tranh luận về chủ đề 
  • Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm
  • Đưa ra phương hướng giải quyết và cam kết
  • Đánh giá và dự báo tương lai

1.3 Ý nghĩa tổ chức hội họp

  • Phát huy sự tham gia đóng góp, sáng tạo của cá nhân 
  • Tăng cường sự phối hợp hành động để tăng năng suất hiệu quả công việc
  • Nâng cao tinh thần gắn kết tập thể
  • Phát hiện và giải quyết những khó khăn, lệch lạc
  • Thể hiện tác phong, hình ảnh, văn hóa làm việc chuyên nghiệp 

2. Phân loại hội họp

Người ta căn cứ vào quy mô, quy trình quản trị, tính chất, mục đích và cả mô hình quản lý để phân loại hội họp:

2.1 Phân loại hội họp theo quy mô

Hội nghị: Là loại hội họp có quy mô vừa và lớn bởi có sự tham gia của nhiều người cả trong và ngoài đơn vị

Tổ chức hội họp – hội nghị khách hàng

Cuộc họp: Là loại hội họp có quy mô nhỏ hơn, người tham gia thường là trong nội bộ đơn vị. Do vậy mà công tác tổ chức cuộc họp cũng đơn giản hơn hội nghị.

Xem thêm bài viết được nhiều người quan tâm: Hội nghị là gì? Cách tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, ấn tượng

2.2 Phân loại hội họp theo quy trình quản trị

  • Hội họp để bàn bạc và giải quyết vấn đề
  • Hội họp để tổng kết và đúc kết kinh nghiệm
  • Hội  họp để kiểm tra, đánh giá và thúc đẩy tiến độ
  • Hội họp để quán triệt, xây dựng và triển khai kế hoạch

2.3 Phân loại hội họp theo mục đích và tính chất

  • Họp triển khai công việc 
  • Họp để trao đổi thông tin
  • Họp để lấy phiếu bầu 
  • Họp để giải quyết vấn đề

2.4 Phân loại hội họp theo hình thức 

  • Hội họp chính thức: Tổ chức hội họp công khai theo quyết định của cấp trên 
  • Hội họp không chính thức: Triển khai vấn đề quan trọng, bí mật nội bộ

3. Quy trình tổ chức hội họp hiệu quả

Xem thêm bài viết được nhiều người quan tâm: Kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng

3.1 Chuẩn bị tổ chức hội họp

hội thảo khoa họcĐịa điểm tổ chức hôi họp – Trung tâm hội nghị quốc gia

  • Xác định mục đích và tính chất hội họp: Lý do khiến hầu hết các cuộc họp trở nên lãng phí là mọi người thảo luận vấn đề mà không biết rõ ràng mục tiêu chung là gì? 
  • Nội dung cuộc họp: Phác thảo rõ ràng cấu trúc nội dung. Những vấn đề được đưa ra để thảo luận phải luôn hướng tới mục đích ban đầu, tránh lạc chủ đề.
  • Tên hội họp: Dựa vào phân loại hội họp phía trên kết hợp với mục đích để đặt tên cho cuộc họp chính xác
  • Số lượng và thành phần tham dự: Lên danh sách số người tham dự với đầy đủ thông tin cá nhân phục vụ cho công tác gửi thư mời về sau. Mỗi người tham dự cần có một lý do chính đáng nhất. Đảm bảo sự phù hợp, tiết kiệm và hiệu quả
  • Thời gian và địa điểm diễn ra: Nên cân nhắc thời gian thích hợp để mọi người có khả năng tham gia dễ dàng nhất. Đó thường là vào ngày nghỉ hoặc cuối tuần. Địa điểm được lựa chọn ở vị trí thuận tiện đi lại cho khách mời với phòng họp đáp ứng đủ các các tiêu chí về sức chứa, trang thiết bị, bục phát biểu, máy chiếu, micro,… 
  • Các chương trình khác như biểu diễn nghệ thuật, gameshow, tiệc teabreak,…
  • Thiết kế thư mời, banner, backdrop,…
  • Tài liệu: In hoặc photo sẵn các tài liệu phục vụ chương trình như biên bản cuộc họp, và cả slide trình chiếu nếu có.
  • Gửi thư mời: Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết
  • Bố trí nhân sự: Tùy vào quy mô, tính chất hội họp để phân công công việc cho nhân viên nhưng với những sự kiện quan trọng như hội nghị thì nên thuê nhân sự chuyên nghiệp bên ngoài để đảm bảo hiệu quả.
  • Dự trù ngân sách: Ngân sách luôn có giới hạn nên đôi khi kế hoạch đưa ra sẽ phải có sự điều chỉnh sao cho phù hợp với khả năng tài chính của đơn vị. Nên cắt giảm những hạng mục không thực sự cần thiết để tiết kiệm chi phí
  • Tổng duyệt chương trình: Đối với sự kiện có quy mô vừa và lớn cần phải duyệt trước để kịp thời rút kinh nghiệm cho lần tổ chức hội họp chính thức.

3.2 Tiến hành tổ chức hội họp

tổ chức hội họp

  • Tiếp đón khách mời vào khu vực chỗ ngồi đồng thời phát tài liệu cho họ
  • Tuyên bố lý do và chính thức khai mạc
  • Giới thiệu đại biểu, khách mời
  • Triển khai nội dung hội họp
  • Giữa giờ có thể nghỉ giải lao thưởng thức tiết mục văn nghệ, gameshow hoặc tổ chức tiệc teabreak
  • Bế mạc cuộc họp: báo cáo tổng kết và đưa ra kết luận
  • Tặng quà và chụp ảnh lưu niệm
  • Tiễn khách ra về

3.3 Sau khi tổ chức hội họp

  • Hoàn thiện biên bản cuộc họp
  • Thu thập ý kiến đóng góp
  • Đánh giá kết quả thu được
  • Đúc rút kinh nghiệm
  • Quyết toán chi phí
  • Triển khai kế hoạch đã thông qua

4. Yêu cầu khi tổ chức hội họp

  • Hãy chắc chắn bạn cần một cuộc họp: Chỉ nên tổ chức hội họp khi thực sự cần thiết. Bởi không phải mọi vấn đề đều cần tổ chức hội họp. Nếu mục đích đưa ra có thể giải quyết bằng việc gọi điện, gửi thông báo hay email thì sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều.
  • Người hướng dẫn hội họp: Đây phải là người có ảnh hưởng lớn nhất tới thành công cuộc họp nên yêu cầu phải có kinh nghiệm dẫn dắt và có cả chuyên môn liên quan tới nội dung thảo luận. 
  • Thực hiện đơn giản hóa quy trình thủ tục 
  • Đảm bảo tiến độ: Bắt đầu đúng giờ thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng tập thể. Không nên kéo dài chương trình hội họp quá lâu so với kế hoạch.
  • Tổng kết hội họp: Đừng bao giờ khép lại cuộc họp khi chưa tổng kết vấn đề đã thảo luận và rút ra được hướng đi giải quyết vấn đề
  • Bán sát chủ đề và mục tiêu: Người tham gia luôn có nhiều mối quan tâm nên dễ khiến cuộc thảo luận chệch hướng. Lúc này vai trò của người dẫn dắt là vô cùng quan trọng, kéo các luồng quan điểm quay trở lại mục tiêu. 

5. Lưu ý khi tham dự hội họp

  • Luôn đúng giờ: Nên đến sớm hơn thời gian được ghi trên giấy mời một khoảng thời gian. Nếu đến muộn vì bất cứ lý do nào khác phải thông báo cho ban tổ chức
  • Trang phục phù hợp: Ăn mặc chuyên nghiệp, chỉnh tề và phù hợp với tính chất từng cuộc họp
  • Nắm rõ thông tin: Tìm hiểu trước những thông tin về cuộc họp bao gồm: địa điểm, thời gian. thành phần tham dự và đặc biệt là nội dung sẽ thảo luận. 
  • Xác định mục đích: Đừng lãng phí thời gian để tham dự hội họp mà không biết mục đích của bạn là gì. Hãy chuẩn bị trước nội dung, tài liệu có thể bạn sẽ chia sẻ trong cuộc họp. Lời phát biểu phải ngắn gọn, dễ hiểu và hướng tới chủ đề.
  • Văn hóa ứng xử: Luôn giữ thái độ tôn trọng người nói với việc chú ý lắng nghe, không làm việc riêng, tắt âm chuông điện thoại, không ngắt lời người khác khi muốn phát biểu,… Khi ra về chú ý thu dọn, trả về vị trí ban đầu các vật dụng và tắt các thiết bị sử dụng điện.

Xem thêm bài viết được nhiều người quan tâm:5 sai lầm khi tự tổ chức sự kiện không phải ai cũng biết

Bạn thấy đấy, hội họp có nhiều vai trò và ý nghĩa nên đừng tổ chức cho có. Chỉ cần một sự chuẩn bị kỹ lưỡng cùng công tác tổ chức chuyên nghiệp chắc chắn sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp thay vì gánh nặng tài chính. Nếu chưa có kinh nghiệm bạn cũng có thể nhận tư vấn miễn phí từ đội ngũ chuyên gia sự kiện của Vietwind.

Facebook Comments

Bài Viết Liên Quan