Kịch bản chương trình họp báo “chuẩn không cần chỉnh”

Bạn đang mơ hồ về sự kiện họp báo? Chiến dịch truyền thông sản phẩm mới của bạn đang chậm trễ và chưa hiệu quả? Kịch bản chương trình họp báo chuyên nghiệp dưới đây của Vietwind chắc chắn sẽ giúp bạn giải đáp được những trăn trở đó.

Họp báo là gì?

Họp báo (Press Conference) là một phương thức truyền thông diễn ra phổ biến trong hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Các đơn vị báo chí góp mặt tại sự kiện giúp đưa thông tin về chương trình hoặc sản phẩm mới sắp ra mắt tới khách hàng mục tiêu.

Dựa vào khái niệm trên có lẽ bạn đã biết thông tin nào sẽ được đưa vào buổi họp báo và tác dụng của hoạt động này là gì. Nhưng để hiểu rõ hơn, Vietwind sẽ phân tích các bước tổ chức buổi họp báo chuyên nghiệp, hiệu quả cho doanh nghiệp với quy trình sau:

Quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới

1. Chuẩn bị trước họp báo 

– Cuộc họp ban lãnh đạo: Nhằm nắm rõ mục đích, yêu cầu của chương trình họp báo bạn nên sắp xếp một buổi gặp mặt với ban lãnh đạo hoặc người quản lý. Từ đó, nội dung xuyên suốt sự kiện sẽ hướng tới thông điệp mà cấp trên muốn truyền tải. Trong buổi thảo luận nếu có bất cứ vướng mắc nào hãy nhanh chóng đưa ra giải quyết, trước khi mọi chuyện trở nên quá muộn.

– Lên danh sách khách mời: Ngoài các khách mời Vip thì buổi họp báo không thể thiếu sự góp mặt của các đơn vị truyền thông. Hiện nay, có rất nhiều nhà báo, nhà đài với những thế mạnh khác nhau dẫn tới việc lựa chọn của bạn trở nên khó khăn hơn. Nếu là người chưa có kinh nghiệm rất dễ tiêu tốn chi phí mà không mang lại hiệu quả nào cho doanh nghiệp. Đó là lý do bạn nên cân nhắc tới việc thuê một đơn vị uy tín, chuyên nghiệp tổ chức họp báo.

– Khảo sát địa điểm tổ chức: Cũng giống như cách lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo thì địa điểm tổ chức họp báo cũng cần đáp ứng các tiêu chí bao gồm: Vị trí, không gian, cơ sở vật chất kỹ thuật, bãi đỗ xe và các dịch vụ tiện ích khác. Đặc biệt là âm thanh, ánh sáng ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng của phương thức truyền thông này.

hội thảo khoa học

– Thiết kế không gian tổ chức: Sau buổi họp báo, hình ảnh của doanh nghiệp sẽ nhanh chóng được lan tỏa rộng rãi tới cộng đồng. Do đó mà việc setup, trang trí trước sự kiện sao cho chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. 

– Chuẩn bị tài liệu cần thiết: Chuẩn bị đày đủ tài liệu phát cho khách mời, thông cáo báo chí, hình ảnh hoặc video về sản phẩm, bài phát biểu cho các đối tượng và lời dẫn MC. Chúng góp phần truyền tải thông điệp đầy đủ hơn tới người tham dự sự kiện. Hình thức trình bày tài liệu đòi hỏi phải dễ hiểu, ngắn gọn, không nên cố nhồi nhét thông tin sản phẩm.  

– Xây dựng kịch bản chương trình họp báo: Buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới sẽ diễn ra như thế nào? Hãy cố gắng chi tiết hóa mọi phần mục công việc kèm timeline và phân công nhân sự đảm nhiệm. 

– Làm việc với MC hoặc người diễn thuyết: Trước ngày họp báo, ban tổ chức nên có một buổi tổng duyệt chương trình. Hướng dẫn mọi người cách giải quyết những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức. Đặc biệt lưu ý tới những thành viên được giao trọng trách trình bày trước giới báo chí.

ra mắt sản phẩm mới của apple

Xem thêm bài viết được nhiều người quan tâm: Bài học vô giá từ kỳ tích ra mắt sản phẩm mới của Apple

2. Kịch bản chương trình họp báo chuyên nghiệp

  • Đón tiếp khách mời và đơn vị báo chí
  • Mời khách dùng tiệc teabreak 
  • Tiết mục biểu diễn nghệ thuật mở màn
  • MC giới thiệu chương trình và khách mời
  • Đại diện công ty lên phát biểu
  • Thuyết trình nội dung chính
  • Giải đáp những vướng mắc
  • Tặng quà và hoa cho khách mời
  • Bế mạc chương trình 

3. Sau sự kiện tổ chức họp báo

  • Tổng hợp kết quả thu được 
  • Đánh giá và đúc rút kinh nghiệm tổ chức họp báo
  • Nộp báo cáo với cấp trên
  • Viết mail cảm ơn những đơn vị truyền thông, khách mời
  • Tiếp tục theo dõi các bài báo đã đăng

Trong thời đại bão hòa hàng hóa và dịch vụ, “Làm sao sản phẩm mới có được sự chú ý của khách hàng?” quả là bài toán khó khăn. Tuy nhiên, bạn có thể tận dụng lợi ích từ sự kiện họp báo như một phương thức truyền thông hiệu quả. Vietwind – công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn trên chặng đường phát triển thương hiệu ấy. Holine tư vấn miễn phí 0969 777 981.

Leave a comment