[Cảnh báo] Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập tiềm ẩn nhiều rủi ro, bạn đã biết chưa?

Có thể nói, ngày thành lập là một trong những dấu mốc quan trọng nhất trên chặng đường phát triển của doanh nghiệp. Sự kiện kỷ niệm ngày này đòi hỏi phải diễn ra chuyên nghiệp mà không tiêu tốn quá nhiều chi phí. Nhưng bạn có biết: Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty tiềm ẩn nhiều rủi ro? Đừng bỏ qua những lưu ý quan trọng dưới đây của Vietwind. 

Ý nghĩa của lễ kỷ niệm thành lập công ty 

1. Tổng kết và nhìn lại chặng đường đã qua

Sự phát triển là con đường không có giới hạn nhưng việc doanh nghiệp tổng kết những gì đã, đang và chưa làm được là điều vô cùng cần thiết. Đó là một phần nội dung không thể thiếu khi viết kịch bản dẫn chương trình sinh nhật công ty. Tùy vào mong muốn của ban lãnh đạo hay tình hình thực tế kinh doanh mà người ta lựa chọn khoảng thời gian thích hợp nhất để tổ chức kỷ niệm. Ví dụ kỷ niệm 10 năm thành lập công ty, kỷ niệm 15 năm thành lập công ty,…

2. Vinh danh những đóng góp trong doanh nghiệp

Con người là yếu tố quyết định mọi thành công. Kinh doanh cũng vậy, chỉ khi thấu hiểu giá trị to lớn ấy doanh nghiệp mới đạt được và suy trì những thành công như mong đợi. Trong đội ngũ nhân viên có những cống hiến dẫu chỉ thầm lặng, không phô trương nhưng cũng cần phải được thấu hiểu và trân trọng đúng cách. Từ đó tạo ra sợi dây vô hình gắn kết doanh nghiệp với nhân viên, nhân viên với đồng nghiệp và tạo động lực cho họ ở lại tiếp tục cống hiến.

3. Tri ân khách hàng và đối tác thân thiết

Để đi được chặng đường 5 năm, 10 năm hay dài hơn thế, doanh nghiệp không thể tồn tại nếu thiếu đi ủng hộ từ phía khách hàng, đối tác. Lợi ích có được nhờ tinh thần hợp tác chính là nguồn lực chính để doanh nghiệp có thể tiếp tục phát triển. Hãy dành những vé mời Vip cho các đối tượng này để thể hiện sự trân trọng với họ nhé!  

4. Truyền thông hình ảnh doanh nghiệp

Mục đích này thể hiện rõ ở nhiệm vụ và vai trò của đội ngũ nhân sự truyền thông cả trong và ngoài đơn vị. Không đơn giản là quảng bá về giá trị sự kiện mà còn đưa thương hiệu lan rộng trên thị trường, tiếp cận gần hơn tới khách hàng tiềm năng.

5. Đề ra mục tiêu, định hướng cho tương lai 

Nền kinh tế – xã hội luôn vận động đòi hỏi hoạt động của doanh nghiệp cũng phải thích nghi theo. Mỗi giai đoạn kinh doanh phù hợp với những cơ cấu, chính sách và chiến lược khác nhau. Nếu hội nghị tổng kết thường chỉ đề ra kế hoạch cho sáu tháng hoặc một năm thì sự kiện kỷ niệm thành lập sẽ định hướng chặng đường dài hơn thế.

Xem thêm bài viết được nhiều người quan tâm: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành lập công ty.

Với nhiều ý nghĩa to lớn trên mà sự kiện kỷ niệm thành lập ngày càng trở nên quan trọng, đánh dấu bước ngoặt lớn trên chặng đường chinh phục thành công của doanh nghiệp. Bên cạnh niềm vinh dự khi được cấp trên tin tưởng và giao trọng trách tổ chức sự kiện này, bạn có thể phải đối mặt với không ít khó khăn ở phía trước. Tiếp theo đây, Vietwind sẽ tổng hợp những rủi ro và cách khắc phục chúng chắc chắn sẽ giúp bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Rủi ro khi tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức

Không phải ngẫu nhiên mà Vietwind luôn đặt ra những yêu cầu khắt khe trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cho mỗi khách hàng. Đó là các tiêu chí như: Vị trí (dễ tìm, tiện đường), không gian (trong nhà hoặc ngoài trời), sức chứa tối đa, cơ sở hạ tầng,… Việc lựa chọn như vậy nhằm đảm bảo sự kiện chắc chắn diễn ra suôn sẻ. Nếu bỏ qua bất cứ một tiêu chí nào cũng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Không gian quá nhỏ, sức chứa không đủ dẫn tới cảm giác chật chội, khó chịu cho người tham gia. Cơ sở hạn tầng xuống cấp vô tình biến sự kiện trở thành dấu ấn không mấy tốt đẹp trong lòng khách hàng, đối tác. Và còn rất nhiều ảnh hưởng tiêu cực khác tới hình ảnh doanh nghiệp nếu bạn lựa chọn địa điểm có sai sót.

2. Thời gian tổ chức

Các ngày trong tuần, mọi người thường bận rộn với nhiều công việc. Tổ chức ngày thành lập công ty vào cuối tuần hoặc vào ngày nghỉ nào đó mới tối đa được số lượng người tham dự.

3. Gửi thiệp mời 

Ngay khi có thông tin về địa điểm, thời gian tổ chức hãy nhanh chóng gửi email hoặc thiết kế thiệp mời tham dự sự kiện tới khách. Cố gắng hoàn thành công tác này nhanh nhất có thể tránh chậm trễ (ít nhất là 2 tuần trước khi diễn ra sự kiện). Rà soát số lượng khách cẩn thận theo danh sách đã được phê duyệt. 

4. Thuê nhân sự

hội thảo khoa học

Kỷ niệm ngày thành lập công ty là sự kiện trọng đại, cần có sự tham gia góp sức của rất nhiều bộ phận nhân sự. Trong đó phải kể đến: PG/PB, kỹ thuật viên, ban giám sát, nghệ sĩ biểu diễn, MC, truyền thông, tình nguyện viên, … Nếu bạn thuê họ từ nguồn không đáng tin liệu có đảm bảo chất lượng chương trình? Thuê nhỏ lẻ từng bộ phận liệu chi phí có bị đội lên gấp nhiều lần? Một số công ty đã nghĩ cách tiết kiệm chi phí bằng việc sử dụng nhân viên để đảm nhiệm một số vị trí không đòi hỏi chuyên môn cao. Nhưng rồi số tiền ít ỏi tiết kiệm được lại vô tình dẫn tới hậu quả là chất lượng sự kiện giảm đi đáng kể, thậm chí là thất bại một cách thảm hại. Bạn nên biết những nghề nghiệp liên quan tới tổ chức sự kiện ngoài kiến thức chuyên môn còn đòi hỏi rất nhiều kỹ năng như: Làm việc nhóm, xử lý tình huống, giao tiếp tốt, quản lý thời gian khoa học, … 

5. Tiết mục biểu diễn nghệ thuật

Có vô số những loại hình nghệ thuật mà bạn có thể lựa chọn cho chương trình thêm phần hấp dẫn. Câu hỏi đặt ra là: Tiết mục nào mới thực sự phù hợp và gây được dấu ấn tốt? Với Vietwind việc lựa chọn này lại là một thế mạnh. Có lẽ bởi kinh nghiệm đúc kết được từ rất nhiều năm trong ngành tổ chức sự kiện cùng với mối quan hệ thân thiết với hầu hết các nghệ sĩ chuyên nghiệp, nổi tiếng. Có một vài gợi ý như tiết mục nghệ thuật sôi động phù hợp với giới trẻ trong khí âm nhạc thính phòng nhẹ nhàng lại được những người lớn tuổi yêu thích hơn. Nhưng dù là chương trình nào thì cũng phải thể hiện được thông điệp mà doanh nghiệp gửi gắm trong đó.

7. Thực đơn tiệc

Buổi lễ thành lập công ty không thể thiếu đi bữa tiệc gắn kết: Tiệc teabreak, tiệc mặn nếu hoặc thậm chí là cả hai nếu điều kiện cho phép. Hiện nay, hầu hết các địa điểm cho thuê không gian tổ chức sự kiện đều có khả năng cung cấp dịch vụ đặt  tiệc. Nếu không, bạn cũng có thể thuê đơn vị khác sau khi đã thỏa thuận với đơn vị cho thuê địa điểm. Một bữa tiệc an toàn vệ sinh, đẹp mắt và ngon miệng sẽ giúp cho không khí hội trường thêm phần gắn kết hơn. Khẩu vị tiệc không dựa vào sở thích của đại đa số khách mời sẽ là một sai sót rất lớn của bạn.

8. Gameshow tương tác

Các gameshow sôi động, hấp dẫn tạo ra tương tác tốt từ phía khán giả. Nhưng không phải ai cũng sáng tạo ra những ý tưởng  độc đáo, hấp dẫn như vậy. Các trò chơi team building indoor của Viewind có thể là sự lựa chọn lý tưởng cho bạn. 

9. Trang thiết bị sự kiện

Âm thanh, ánh sáng được coi là linh hồn của mọi sự kiện. Chỉ cần một lỗi kỹ thuật nhỏ cũng đủ làm gián đoạn cả kịch bản chương trình. Đó là lý do bạn nên kiểm tra kỹ lưỡng trước chất lượng thiết bị. Hãy thử tưởng tượng xem nếu bạn thuê nhóm ca sĩ nổi tiếng tới biểu diễn vậy mà âm thanh hay ánh sáng lại lỗi thời, không chuyên nghiệp thì quả là sự lãng phí.

10. Kịch bản dẫn chương trình sinh nhật công ty

MC là người dẫn dắt gần như toàn bộ hoạt động của chương trình. Ngoài kỹ năng nghề nghiệp cần thiết thì họ phải nắm trong tay kịch bản dẫn bài bản, chuyên nghiệp. Và tất nhiên để viết được tài liệu đó là một thử thách với những ai lần đầu tiên giữ trọng trách tổ chức kỷ niệm thành lập công ty.

11. Quà tặng kỷ niệm thành lập công ty

quà tặng hội nghị khách hàng

Những món quà trong buổi lễ không chỉ thay lời cảm ơn chân thành tới người nhận mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, mong muốn thiết lập mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài hơn với doanh nghiệp. Ngân sách dành cho quà tặng là có giới hạn đòi hỏi lựa chọn của bạn phải tiết kiệm mà vẫn đảm bảo sang trọng, ý nghĩa.

Trước khi bước vào bất kỳ cuộc chiến nào, bạn cần phải có kế hoạch và định hướng rõ ràng. Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty cũng vậy, sự kiện này tiềm ẩn nhiều rủi ro mà ai cũng có nguy cơ mắc phải. Nhưng bạn đừng quá lo lắng! Với phương châm “Tận tâm trong công việc”, Vietwind luôn sẵn sàng giúp đỡ bạn giải đáp mọi vướng mắc. Hotlien tư vấn miễn phí (24/7): 0969 777 981

Leave a comment