Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện chi tiết, chuyên nghiệp

Viết kịch bản là một trong những công đoạn đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện. Nhưng làm sao để đảm bảo tính chuyên nghiệp, hấp dẫn kể cả khi bạn không phải là một chuyên gia event? Hãy tham khảo mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện dưới đây của Vietwind nhé!

Kịch bản chương trình là tài liệu bắt buộc phải chuẩn bị trước khi tiến hành tổ chức sự kiện. Khi nhìn vào đó, chúng ta sẽ biết sự kiện bao gồm những gì và tiến hành ra sao. 

1. Nguyên tắc xây dựng kịch bản chương trình

Nếu là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ luôn tuân thủ đúng và đủ nguyên tắc 5W1H. Sau đây là những câu hỏi mà bạn không thể bỏ qua:

  • What: Loại hình sự kiện bạn muốn tổ chức là gì? Hội nghị, hội thảo hay tiệc cuối năm,…
  • Why: Tại sao bạn tổ chức sự kiện hay nói cách khác là mục đích của nó là gì? Quảng bá thương hiệu, vinh danh nhân viên, giải quyết vấn đề nào đó doanh nghiệp đang gặp phải,… 
  • Who: Khách mời tham dự là ai? Đó có thể là khách hàng, đối tác, đơn vị truyền thông, nhân viên,… Trong các thành phần đó, ai mới là đối tượng mục tiêu chính bạn muốn hướng tới?
  • Where: Sự kiện tổ chức ở đâu? Trong danh sách dài các khách sạn, nhà hàng, resort,… cho thuê địa điểm tổ chức thì những tiêu chí ( không gian, sức chứa, cơ sở vật chất kỹ thuật,…) sẽ giúp bạn lựa chọn một địa điểm phù hợp nhất. 
  • When: Thời điểm triển khai chương trình là khi nào? Theo kinh nghiệm tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện của Vietwind, bạn nên tổ chức vào ngày nghỉ để đảm bảo số lượng người tham dự đạt tối đa.
  • How: Sự kiện sẽ tiến hành các bước như thế nào? Nếu tự tổ chức, bạn sẽ phải lập kế hoạch với rất nhiều công việc cần giải quyết, rất nhiều rủi ro cần có phương án đề phòng. 

2. Yêu cầu của kịch bản chương trình

  • Hình thức: Thông thường, tiến trình một sự kiện sẽ trải qua 3 giai đoạn ứng với 3 phần của kịch bản: Khai mạc, nội dung chính và bế mạc chương trình. Nên khi viết kịch bản sự kiện bạn nên chia ra các phần như vậy.
  • Nội dung: Nội dung ghi trong kịch bản càng chi tiết và rõ ràng càng tốt. Việc bỏ sót bất cứ hạng mục nào cũng có khả năng dẫn tới rủi ro và chồng chéo khi tiến hành. Đặc biệt, ngoài tính logic thì mỗi một sự kiện đòi hỏi phải có dấu ấn riêng với những concept hoặc keymoment độc đáo.

3. Phân loại kịch bản chương trình

Theo loại hình sự kiện: Mỗi loại hình sự kiện hay nói cách khác là mỗi mục đích tổ chức sẽ tương ứng với một kịch bản chương trình khác nhau. Dưới đây là những kịch bản tiêu biểu diễn ra tại các doanh nghiệp. 

– Kịch bản Lễ Khai trương – Khánh thành 

– Kịch bản Lễ Khởi công – Động thổ

– Kịch bản Lễ mở bán – Ra mắt sản phẩm mới

– Kịch bản Tổ chức Lễ Kỷ niệm thành lập công ty

– Kịch bản Tổ chức Trung thu

– Kịch bản Tổ chức ngày hội gia đình

– Kịch bản Tổ chức họp lớp

– Kịch bản Tổ chức Tiệc tất niên

– Kịch bản Hội nghị tri ân khách hàng

Tri ân khách hàng Hyundai Merchant Marine Việt Nam
Tri ân khách hàng Hyundai Merchant Marine Việt Nam

Theo mục đích sử dụng: Một sự kiện có thể tồn tại nhiều kịch bản phục vụ các mục đích sử dụng khác nhau. Bởi vì bản chất của việc tiến hành từng hạng mục là không giống nhau. Đặc biệt là các hoạt động có tính chuyên môn cao như kỹ thuật âm thanh, ánh sáng.

  • Kịch bản tổng quát: Là khung sườn bao quát toàn bộ chương trình, không đi sâu vào chi tiết. Nó được sử dụng cho bộ phận kỹ thuật âm thanh, ánh sáng. Nội dung gồm số thứ tự, thời gian, nội dung, chi tiết ( âm thanh, ánh sáng), ghi chú.
  • Kịch bản chi tiết MC: Là bản nội dung chi tiết nhất dùng trong nội bộ ban tổ chức. Trong đó có kèm lời dẫn MC, phân công việc cho từng nhân sự và trạng thái hoàn thành. 

4. Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện 

Theo như phân loại ở trên thì mỗi sự kiện có một kịch bản đặc trưng riêng. Nhưng về cơ bản đều trải qua các hạng mục tổng quát như sau:

STT Thời lượng (phút) Nội dung Nhân sự
1 30 Đón khách vào khu vực check in PG/PB/lễ tân
2 10 Hướng dẫn khách ổn định chỗ ngồi Tình nguyện viên
3 10 Tiết mục nghệ thuật mở màn Nghệ sĩ, kỹ thuật viên
4 5 Giới thiệu chương trình và đại biểu MC
5 5 Tuyên bố khai mạc chương trình (Đại biểu)
6 30 – 60 Triển khai nội dung chính  MC
7 30 Khách mời dùng tiệc Phục vụ tiệc
8 5 Tiết mục biểu diễn nghệ thuật Nghệ sĩ, kỹ thuật viên
9 15 Gameshow giao lưu MC
10 10 Bế mạc và chụp hình lưu niệm MC

 

Một kịch bản chất lượng có thể đảm bảo chương trình của bạn diễn ra suôn sẻ. Nhưng để thành công và ghi dấu ấn khó quên trong lòng khách hàng, đối tác còn đòi hỏi rất nhiều yếu tố quan trọng khác. Đừng ngần ngại liên hệ Hotline miễn phí 0969 777 981 để được Vietwind giải đáp thắc mắc nhé!

 

Leave a comment